Sitzung: 22.10.2015 Kreistag
Beschluss: mehrheitlich beschlossen
Abstimmung: Ja: 49, Nein: 2
Vorlage: 101/2015
Beschluss:
Der Kreistag nimmt
Kenntnis vom wesentlichen Inhalt des Berichtes des Bayerischen Kommunalen
Prüfungsverbandes über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2008 bis
2012. Die von der Verwaltung vorgeschlagenen Antworten auf die einzelnen
Prüfungsfeststellungen, Anregungen und Beanstandungen werden gebilligt.
Sachverhalt:
Die überörtliche
Prüfung wurde vom Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband vorgenommen. Sind fand
in der Zeit vom 24.05.2013 bis 02.12.2013 statt und umfasste die überörtliche
Prüfung der Jahresrechnungen 2008 bis 2012 sowie die überörtliche Betätigung
bei Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts (Art. 91 Abs. 1, Art.
92 LKrO).
Die Prüfung bezog
sich auf die Gebiete
A. |
Finanzzuweisungen und Abrechnung für Belastungen
aus der Grundsicherung |
(TZ 1–5) |
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B. |
Ausgaben der Jugendhilfe |
(TZ 6) |
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C. |
Einsatz der Informationstechnik |
(TZ 7–10) |
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D. |
Betätigungen des Landkreises |
(TZ 11–15) |
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E. |
Kommunalwirtschaftliche Angelegenheiten |
(TZ 16–20) |
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F. |
Personalrechtliche Angelegenheiten |
(TZ 21) |
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G. |
Sonstige Hinweise |
(TZ 22) |
Für die Bauausgaben
behält sich der Bayerische Kommunale Prüfungsverband eine gesonderte
fachtechnische Prüfung vor.
Unwesentliche
Mängel und Verbesserungsvorschläge von geringerer Bedeutung wurden nur mündlich
mit den beteiligten Dienstkräften erörtert und empfohlen, das zur Bereinigung
Erforderliche zu veranlassen.
Prüfungsfeststellungen,
zu denen eine innerdienstliche Stellungnahme wegen der finanziellen
Auswirkungen, grundsätzlicher Bedeutung für die Zukunft oder aus anderen
wichtigen Gründen geboten erschien, wurden in den Prüfungsbericht aufgenommen
und mit fortlaufenden Textziffern (TZ 1 – 22) versehen.
Da auch der
Kreistag vom Inhalt des Prüfungsberichtes Kenntnis zu nehmen hat, ist
nachfolgend die Prüfungsfeststellung sowie die entsprechende Stellungnahme des
zuständigen Fachbereichs aufgeführt.
A. |
Finanzzuweisungen
und Abrechnung für Belastungen aus der Grundsicherung |
TZ 1: Der Landkreis erhielt insgesamt überhöhte Finanzzuweisungen durch
die Einbeziehung der Erstattungen an die Krankenkassen für die Übernahme der
Krankenbehandlung und der Hilfen zur Gesundheit. Es ergeben sich insbesondere
Auswirkungen bei den Erstattungsleistungen des Bundes für die Grundsicherung im
Alter und bei Erwerbsminderung sowie beim Belastungsausgleich.
Prüfungsfeststellung:
Die gesetzlichen
Krankenversicherungen übernehmen seit 01.01.2004 die Krankenbehandlung von
Sozialhilfeempfängern ohne anderweitigen Krankenversicherungsschutz. Die
Sozialhilfeträger erstatten den Krankenkassen die Leistungsaufwendungen
vierteljährlich (vgl. § 264 Abs. 2 und 7 SGB V).
Ab 2005 wurde
infolge der gesetzlichen Neuregelung im Sozialbereich (Aufteilung SGB II und
SGB XII) die Haushaltssystematik geändert (vgl. AMS vom 26.11.2004, Az.
IB4-1512.3-38).
Mit der Verlagerung
der sachlichen Zuständigkeit für Ausländer auf die örtlichen Träger zum
01.01.2006 ist der Landkreis auch für die ab diesem Zeitpunkt durchgeführte
Krankenbehandlung für alle Personengruppen zuständig.
Der Landkreis
buchte die Erstattungen an die Krankenkassen für die Empfänger von Hilfe zum
Lebensunterhalt ab 2005 zutreffend in HUA 413 (differenziert nach ambulanten
und stationären Leistungen), die Aufwendungen für ambulante und zunächst auch
für stationäre Leistungen an die Empfänger von Grundsicherung im Alter und bei
Erwerbsminderung dagegen wie die Leistungen der Grundsicherung im HUA 415.
Ab dem Jahr 2009
wurden die stationären Leistungen für die Empfänger von Grundsicherung im Alter
und bei Erwerbsminderung im zutreffenden HUA 413 verbucht und laufend in die
Abrechnung der delegierten Aufwendungen mit dem Bezirk einbezogen. Für die
Jahre 2005 bis 2008 wurden die stationären Leistungen ermittelt und diese
einschließlich 5 % Verwaltungskosten 2009 (für die Jahre 2005 und 2006) sowie
2010 (für das Jahr 2007 und ein Teilbetrag von 30.000,00 € für 2008) zu Lasten
des HUA 415 auf den zutreffenden HUA 413 umgebucht und hierüber in die
Abrechnung mit dem Bezirk einbezogen. Die Delegationsabrechnung für das erste
Halbjahr 2012 wurde um einen weiteren Teilbetrag von 30.000,00 € erhöht,
Umbuchungen im Haushalt wurden dafür nicht vorgenommen. Ende 2012 waren rund
3.000,00 € zur Abrechnung mit dem Bezirk offen.
Die Erstattungen an
Krankenkassen für die Übernahme der Krankenbehandlung zählen nicht zu den Leistungen
der Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung. Kapitel IV des SGB XII
enthält keine Regelungen über entsprechende Leistungen. Die Erstattungen an
Krankenkassen für die Übernahme der Krankenbehandlung sind nach § 264 Abs. 7
SGB V unter HUA 4131 zu verausgaben. Auch in den Statistikbögen des LfStaD sind
die Aufwendungen gesondert abgefragt.
Dies führte zu
Auswirkungen bei folgenden Finanzzuweisungen:
a) Abrechnungen der vom Bezirk Oberfranken delegierten
Aufgaben der Sozialhilfe
Prüfungsfeststellung:
Die vom Landkreis
für den Bezirk übernommen Kosten sind nach Art. 86 Abs. 3 AGSG zu erstatten.
Zum Ende des Haushaltsjahres 2012 waren noch rd. 3.000,00 € an stationäre
Leistungen für Krankenbehandlungen aus dem Jahr 2008 zur Abrechnung mit dem
Bezirk offen. Der Anspruch war nach Art. 71 AGBGB zum Zeitpunkt unserer Prüfung
verwirkt. Nach Art. 71 Abs. 1 Satz 2 letzter Halbsatz AGBGB beginnt die
dreijährige Verjährungsfrist zum Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem
der Anspruch fällig wird. Die weiteren nachträglichen abgerechneten Ansprüche
für die Erstattungen stationärer Leistungen für Krankenbehandlungen können zum
Zeitpunkt der Abrechnung bereits ebenfalls teilweise verwirkt gewesen sein.
Stellungnahme:
Alle im
Bereich der Grundsicherung falsch verbuchten stationären Krankenhilfeleistungen
wurden bis auf 3.000,00€ vom Bezirk Oberfranken erstattet. Dies geschah
dadurch, dass die Ausgaben der Jahre 2005 – 2008 ab 2009 – 2012 zusätzlich zu
den laufenden Ausgaben in die Delegationsabrechnung mit aufgenommen wurden.
Dabei wurde ein Restbetrag von 3.000,00 € vergessen. Dieser Betrag war zum
Zeitpunkt der Rechnungsprüfung, im Juni 2013, nach Art. 71 AGBGB (letztes
Abrechnungsjahr 2008; Verjährungsfrist drei Jahre) verjährt.
Der Betrag wurde bei der Vermögenseigenschadensversicherung des
Landkreises Coburg angemeldet.
b) Erstattungsleistungen des Bundes für die
Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung
Prüfungsfeststellung:
Bei den
Statistikmeldungen wurden die Erstattungen an die Krankenkassen für die
Übernahme der Krankenbehandlung entsprechend als Leistungen der Grundsicherung
im Alter und bei Erwerbsminderung gemeldet. Der Landkreis erhielt dadurch zu
hohe Erstattungsleistungen aus Bundesmitteln nach Art. 88 Abs. 4 AGSG i. V. mit
§ 46 a SGB XII (bzw. § 34 Abs. 2 WoGG a. F.). Diese setzen sich nach der
Überprüfung der Verwaltung wie folgt zusammen (jeweils in ganzen €):
Haushaltsjahr |
Anteil
Erstattungen an KK/HzGeshin HUA
415 ambulant und stationär |
Erstattungssatz % |
Summe |
2005 |
17.959 |
8,80 |
1.580 |
2006 |
127.188 |
8,46 |
10.760 |
2007 |
115.027 |
8,02 |
9.225 |
2008 |
139.402 |
12,37 |
17.244 |
2009 |
22.307 |
13,22 |
2.949 |
2010 |
-10.277 |
14,38 |
-1.478 |
2011 |
95.503 |
41,90 |
40.016 |
|
507.109 |
|
80.296 |
In den Beträgen
ergeben sich Schwankungen und negative Summen wegen den teilweise vorgenommenen
Umbuchungen der stationären Leistungen zu Gunsten des HUA 415 und zu Lasten des
HUA 413 sowie durch die Abwicklung der Abschlagszahlungen.
Verteilungsmaßstab
für die Erstattung an die Träger der Sozialhilfe durch das Land ist das
Vorjahr; entsprechend sind die Finanzzuweisungen jeweils im Folgejahr
haushaltswirksam vereinnahmt worden.
Die zu hoch
angemeldeten Beträge wären dem Zentrum Bayern für Familie und Soziales mitzuteilen.
Es ist uns nicht bekannt, in welchem Umfang im vorliegenden Fall Korrekturen
vorgenommen werden.
Bei der ab 2013
geänderten Abrechnungssystematik werden 75 % der tatsächlichen Aufwendungen
vierteljährlich erstattet. Damit sind die Buchungen für das Haushaltsjahr 2012
nicht abrechnungsrelevant. Die für 2013 bis zum Zeitpunkt unserer Prüfung zu
viel angeforderten Mittel sollen nach Auskunft der Verwaltung bereits mit der
nächsten Abrechnung korrigiert werden und sind nicht gesondert dargestellt.
Stellungnahme:
Der
Landkreis Coburg erhielt, bedingt durch die falsch verbuchte Krankenhilfe, in
den Haushaltsjahren 2005 – 2011 zu hohe Erstattungsleistungen aus Bundesmitteln
von 80.296,00 €.
Vom zuständigen
Sachbearbeiter wurden die zu hohen Erstattungsleistungen an das Zentrum Bayern
für Familie und Soziales (ZBFS) gemeldet. Wie das Verfahren ausgehen wird,
konnte das ZBFS aufgrund einer telefonischen Nachfrage noch nicht beantworten.
Ab dem
Haushaltsjahr 2012 wurde die Krankenhilfe in voller Höhe dem Landkreis
belastet.
c)
Schlüsselzuweisungen
Prüfungsfeststellung:
Es ergeben sich bei
den Aufwendungen keine Auswirkungen, soweit der Landkreis sowohl für die
Grundsicherung als auch für die Erstattungen an die Krankenkassen/Hilfe zur
Gesundheit sachlich zuständig ist. In die Schlüsselzuweisungen fließen nur die
Gesamtausgaben ein. Soweit die in den Jahren 2005 bis 2008 unzutreffend
verbuchten stationären Leistungen zu Gunsten des HUA 415 und zu Lasten des HUA
413 (überörtlicher Träger) in den Jahren 2009 und 2010 umgebucht sind, können
diese über die entsprechenden Statistikmeldungen bereits als korrigiert gelten.
Die bislang nicht haushaltswirksam korrigierten Ausgaben von insgesamt rd.
33.000,00 € für 2008 sind zusätzlich in die Bemessungsgrundlagen eingeflossen.
Die zu hohen
Erstattungen des Bundes für die Grundsicherung verringerten die
Bemessungsgrundlage bei den Schlüsselzuweisungen (gilt entsprechend für Effekte
aus nachfolgenden Buchst. d).
Stellungnahme:
Die
Prüfungsbeanstandung ist
richtig und wird künftig beachtet.
d) Belastungsausgleich
Prüfungsfeststellung:
Zum 01.01.2012
wurde § 5 Abs. 1 Satz 2 AVSG dahingehend geändert, dass die bislang
unveränderlichen Festbeträge nach § 5 Abs. 1 Satz 1 AVSG einschließlich der
dort einbezogenen Leistungen für Grundsicherung im Alter und bei
Erwerbsminderung und für die Hilfen zur Gesundheit des Jahres 2006 bei
Feststellung erheblicher Unrichtigkeiten i. S. von Art. 5 Abs. 3 AGSG in
künftigen Ermittlungen des Belastungsausgleichs durch Anpassung der Festbeträge
wieder geändert werden können. Die Gewährung eines Zu- oder Abschlags als
Ausgleich für durchgeführte Zuweisungen für frühere Kalenderjahre ist
ausgeschlossen.
Die im
Haushaltsjahr 2006 unter der Grundsicherung gebuchten ambulanten und
stationären Leistungen für die Krankenbehandlung/Hilfen zur Gesundheit sind
über die Statistikmeldungen in den Festbetrag für die Grundsicherung
eingeflossen.
Die angesetzten
Leistungen für Erstattungen an Krankenkassen für Übernahme der
Krankenbehandlung/Hilfe zur Gesundheit gingen aus einer Sondererhebung hervor.
Darin waren die Ausgaben und Einnahmen periodengerecht für das Jahr 2006 zu
erfassen und bis zum 01.09.2007 an das LfStaD zu übermitteln.
Die vom Landkreis
Coburg gemeldeten Beträge für den örtlichen und überörtlichen Träger sind wohl
deutlich zu niedrig. So sind die ambulanten Leistungen für die
Krankenbehandlung/Hilfe zur Gesundheit im Jahr 2006 an Grundsicherungsempfänger
in der Meldung für den örtlichen Träger nicht enthalten. Beim überörtlichen
Träger bleiben die stationären Leistungen an Empfänger von Grundsicherung
unberücksichtigt.
Im Ergebnis ist für
den Landkreis Coburg als örtlichen Träger nach Saldierung der Mehr- und
Minderausgaben davon auszugehen, dass der Festbetrag insgesamt zu hohe Ausgaben
enthält, da im Bereich der Grundsicherung zusätzlich stationäre Aufwendungen
(des Bezirks) berücksichtigt sind. Der Festbetrag fließt jedes Jahr neu in den
Belastungsausgleich ein, zu hohe Festbeträge führen jährlich neu zu überhöhten
Zuweisungen. Zusätzliche Beträge sind über den Belastungsausgleich mit
unterschiedlichen Erstattungssätzen weit überwiegend erstattet worden. Die
zutreffenden Beträge wären örtlich zu ermitteln und die Festbeträge
entsprechend zu korrigieren.
Stellungnahme:
Bei der
Erfassung zum 01.09.2007 für das Kalenderjahr 2006 wurden folgende Ausgaben bei
der Hilfe zur Krankheit dem Bayerischen Landesamt für Statistik und
Datenverarbeitung (LfStaD) gemeldet:
|
gemeldeter
Betrag |
korrigierter
Betrag |
Differenz |
örtlicher Träger |
32.680,00 € |
72.776,00 € |
40.096,00 € |
überörtlicher Träger |
59.528,00 € |
95.709,00 € |
36.181,00 € |
Die
Frage, welche Auswirkungen diese Meldung für den Landkreis haben wird, konnte
weder vom LfStaD noch vom damaligen Prüfer, Herrn Kaiser, beantwortet werden.
TZ 2: Die Statistikmeldungen für die Sozialhilfe waren insgesamt zu
hoch. Diese werden über den Ansatz für die Sozialhilfe bei der Bemessung der
Schlüsselzuweisungen berücksichtigt.
Prüfungsfeststellung:
Der Landkreis
meldete in den betrachteten Jahren ab 2007 insgesamt zu hohe Nettoausgaben für
die Statistik. Diese fließen über den Ansatz für die Sozialhilfe in die
Schlüsselzuweisungen ein und können abhängig von den weiteren Datengrundlagen
zu überhöhten Zuweisungsbeträgen an den Landkreis führen.
2007 |
Differenz zu veröffentlichter Statistik |
-8.544,00 € |
2008 |
Differenz zu veröffentlichter Statistik |
-4.784,00 € |
2009 |
Differenz zu veröffentlichter Statistik |
343,00 € |
2010 |
Differenz zu veröffentlichter Statistik |
-26.351,00 € |
2011 |
Differenz zu veröffentlichter Statistik |
-22.328,00 € |
2012 |
Differenz zu veröffentlichter Statistik |
-20.267,00 € |
Summe |
-81.931,00
€ |
Stellungnahme:
Bei den zu hohen Nettoaufwendungen in den Jahren
2007 - 2012 handelte es sich um freiwillige Leistungen wie z. B.
Weihnachtshilfen für Heimbewohner und Zuschüsse an die Offene Behindertenarbeit
des Landkreises. Diese wurden nach der damaligen Haushaltssystematik (2005)
falsch dem LfStAD gemeldet.
Seit 2013 fließen diese Ausgaben nicht mehr in die
Statistikmeldung ein. Auch die anderen Prüfungsbeanstandungen wurden ab dem
Haushaltsjahr 2013 beachtet.
TZ 3: Die Abrechnung der Beteiligten des Bundes an den Kosten der
Unterkunft und Heizung für die Grundsicherung für Arbeitsuchende wäre örtlich
zu überprüfen und zu korrigieren. Wir haben Empfehlungen zur Abwicklung der
Erstattungen an die Bundesagentur für Arbeit und die Anforderung des
Bundesanteils beim ZBFS gegeben.
Die vom Jobcenter
bewilligten Geldleistungen für Unterkunft und Heizung (LfU) sowie für
verschiedene einmalige Bedarfslagen muss der kommunale Träger zur Verfügung
stellen. Hierfür erteilte er der Bundesagentur für Arbeit (BA), die die
Kassengeschäfte der gemeinsamen Einrichtung führt, eine Einzugsermächtigung.
Von der jeweiligen Kontobelastung stellt der BA einen Einzelnachweis über die
verauslagten Geldleistungen zur Verfügung. Der Bund beteiligt sich mit jährlich
wechselnden Prozentsätzen an den LfU. Die Erstattungsleistungen des Bundes
werden über das Zentrum Bayern Familie und Soziales an die kommunalen Träger
der Grundsicherung für Arbeitsuchende ausgereicht.
Zur Abwicklung
geben wir folgende Hinweise:
a) Prüfungsfeststellung
Die
Auszahlungsanordnungen für die vom Jobcenter angeforderten Beträge werden seit
2011 durch die Finanzverwaltung erstellt (bis 2010 durch den Fachbereich
Soziale Leistung). Dabei ist die haushaltsmäßige Zuordnung maßgeblich für die
anschließende Anforderung der Erstattungsleistungen beim ZBFS.
Die
Finanzpositionen der Einzelnachweise werden dabei manuell auf die
Haushaltsstellen übertragen. Nach der stichprobenartigen Verprobung wurden die
Zuordnungen für einzelne Abrechnungen nicht richtig vorgenommen. Die einzelnen
Buchungen haben wir mit der Verwaltung besprochen. Entsprechend ergeben sich
bei der späteren Abrechnung der Bundesleistungen materielle Auswirkungen.
Stellungnahme:
Beim Fachbereich Z3
Finanzen werden lediglich die Buchungsanordnungen über das OKFIS erstellt.
Unterschrieben werden die Anordnungen von Mitarbeitern des Jobcenters Coburg
Land.
Die sachliche und
rechnerische Überprüfung der Belege jedoch obliegt dem Jobcenter. Die Erfassung
der Finanzpositionen in eine xls-Datei müsste durch das Jobcenter erledigt
werden.
Eine Übertragung
der xls-Dateien in das Buchungsprogramm OKFIS ist nicht möglich.
b) Prüfungsfeststellung:
Die Bundesagentur
für Arbeit hat die ARGEn/Jobcenter zur Vornahme manueller Umbuchungen
angewiesen, weil im Fachverfahren „A2LL“ angeordnete Umbuchungen nicht
automatisch in das Finanzverfahren „FINAS“ übertragen und deshalb nicht
kassenwirksam wurden. Soweit von den Umbuchungen auch kommunale Leistungen
betroffen waren, an denen sich der Bund mit jährlich wechselnden Prozentsätzen
beteiligt, müssen die umgebuchten Leistungen dem Jahr, in dem der Zahlungsfluss
an den Hilfebedürftigen bzw. der Rückfluss an die ARGE erfolgte, zugeordnet
werden. Beim Landkreis waren entsprechende Umbuchungen für 2009 in den
FINAS-Einzelnachweisen vom 08.07.2010 ausgewiesen, evtl. Umbuchungen für 2005
bis 2008 sind noch örtlich festzustellen.
Stellungnahme:
Die Umbuchungen für
die Jahre 2005 und 2008 wurden nochmals überprüft. Hierbei konnte festgestellt
werden, dass die Umbuchungen für das Haushaltsjahr 2005 zentral erfolgten. Für
die Haushaltsjahre 2006 bis 2008 wurden die aus dem IT-Verfahren A2LL
ermittelten angeordneten Umbuchungen in saldierter Form als Liste zur manuellen
Umbuchung in Finanzsystem FINAS-HB bereitgestellt. Wie wir festgestellt haben,
erfolgte bisher keine manuelle Umbuchung. Eine Umbuchung im genannten
Finanzsystem ist auch nicht mehr möglich, da dieses zwischenzeitlich nicht mehr
zur Verfügung steht.
c) Prüfungsfeststellung:
Die
Auszahlungsanordnungen für die vom Jobcenter angeforderten Beträge werden durch
eine Mitarbeiterin in der Finanzverwaltung erstellt (bis 2010 durch Mitarbeiter
des Fachbereichs Soziale Leistungen). Die Abrechnung der Beteiligung des Bundes
an den Kosten für Unterkunft und Heizung mit dem Zentrum Bayern Familie und
Soziales nimmt der Leiter der Finanzverwaltung oder dessen Stellvertreter vor
und unterschreibt die Mittelanforderung. Die sachliche und rechnerische
Richtigkeit der Auszahlungen an das Jobcenter und der angeforderten Einnahmen
vom ZBFS bestätigt eine Mitarbeiterin des Landkreises, die im Jobcenter
eingesetzt ist und nach den erhaltenen Auskünften Einblick in das
Finanzverfahren des Landkreises nehmen kann. Als Anordnungsbefugter
unterzeichnet ein Mitarbeiter des Landkreises, der im Jobcenter stv.
Geschäftsführer des Jobcenters und Leiter der Leistungsabteilung ist.
Letztendlich übernehmen die Feststellung der sachlichen und rechnerischen
Richtigkeit sowie die Anordnungsbefugnis von Ansprüchen und
Zahlungsverpflichtungen des Landkreises Mitarbeiter des Jobcenters, obwohl sie
aufgrund der tatsächlichen Aufgabenverteilung und –wahrnehmung die
zugrundeliegenden Sachverhalte nicht beurteilen können.
Aus Gründen der
Kassensicherheit wäre die Feststellungsbefugnis für Ansprüche und
Zahlungsverpflichtungen des Landkreises durch einen Mitarbeiter des zuständigen
Fachamtes des Landkreises vorzunehmen, der für die zugrundeliegende
Sachbearbeitung verantwortlich ist und den Sachverhalt beurteilen kann. Entsprechendes
gilt für die Anordnungsbefugnis.
Abschließend
empfehlen wir, die Abrechnungsunterlagen stichprobenartig anhand von
Einzelakten sowie durch Einsicht in die IT-Verfahren beim Jobcenter und die
Abwicklung des Forderungseinzugs durch Stichproben örtlich zu überprüfen.
Stellungnahme:
Hier geht es im Wesentlichen darum, wer ist
- für die Anordnungen im Jobcenter (JC) zuständig und
erstellt die Abrechnungen mit der ZBFS
- und überprüft stichprobenartig anhand von
Einzelakten die Abrechnungsunterlagen
In der Übergangsphase war AB 212 dem Jobcenter
Coburg Land unterstellt. Zum 01.09.2009 wurde der neue Fachbereich 21
gegründet. Außerdem gehört die gE Jobcenter Coburg Land seit dieser Zeit keinem
Fachbereich des Landratsamtes mehr an.
Schon damals (2005) wurde wegen der
Anordnungsbefugnis mit den entsprechenden Fachbereich Schriftverkehr geführt.
Bis etwa Februar 2011 liefen die Anordnungen noch über den AB 212. Danach über
die Kämmerei.
Aus der Sicht von AB 212, mit 2,75 Mitarbeitern,
dürfte es sicherlich nicht möglich sein, die Aufgabe zu übernehmen. Die
Anordnungen und die Abrechnungen mit der ZBFS haben zeitnah zu erfolgen und
sind innerhalb kürzester Zeit zu erledigen. Dies kann aber von AB 212 nicht
mehr eingehalten werden, sobald sich ein Mitarbeiter/in Urlaub befindet oder
erkrankt ist. Weiterhin fehlt das Fachwissen, um stichprobenartig, in dem
Zusammenhang, Einzelakten zu prüfen. Ein weiteres Problem dürfte sicherlich
werden, inwieweit die Geschäftsführung des Jobcenters eine solche Prüfung
überhaupt zulässt.
Nachdem das Jobcenter Coburg Land wieder an das
Gebäude des Landratsamtes angegliedert ist, werden künftig die
Abrechnungsunterlagen einschließlich der Akten regelmäßig vom einem Mitarbeiter
des Jobcenters stichprobenartig überprüft.
TZ 4: Die kommunalen Eingliederungsleistungen in Arbeit nach dem SGB II
für die Kinderbetreuung fließen bislang nicht in die Schlüsselzuweisung ein.
Prüfungsfeststellung:
Die kommunalen
Eingliederungsleistungen in Arbeit nach dem SGB II fließen über den Ansatz für
Belastung durch Sozialhilfe und Grundsicherung für Arbeitsuchende in die
Bemessung der Schlüsselzuweisungen ein (Art. 5 Abs. 2 Nr. 2 FAG i. V. m. § 5
FAGDV). In der ab 01.01.2009 geltenden Fassung sehen weitere Leistungen zur
Eingliederung des erwerbsfähigen Hilfebedürftigen in das Erwerbsleben wie für
Kinderbetreuung zu Lasten der Kommunalen Träger vor.
Der Fachbereich
buchte ab 2009 einen Teil der Elternbeiträge für Kinder in Tageseinrichtungen
unter der HHSt. 4541.7602 „Leistungen der Jugendhilfe an natürliche Personen
(a. v. E.) nach SGB II Grundsicherung für Arbeitsuchende“. Die Ausgaben
belaufen sich für die Jahre 2009 bis 2012 auf insgesamt 695.763,00 € und wurden
bislang nicht bei den Schlüsselzuweisungen berücksichtigt. Ebenfalls erfolgte
in der weit überwiegenden Anzahl der Einzelfälle keine gesonderte Abstimmung
mit dem Jobcenter, ob die Kinderbetreuung zur Eingliederung an den Arbeitsmarkt
erforderlich ist.
Stellungnahme:
Der Fachbereich
Jugend, Familie und Senioren beteiligt die Arbeitsvermittlung des Jobcenters
Coburg Land bei der Prüfung, ob die Kosten für die Übernahme der Elternbeiträge
für Kinder in Tageseinrichtungen dem SGB II zuzuordnen sind.
Die Buchung der
Ausgaben der SGB-II Fälle erfolgt auf der HHSt. 4822.692, so dass sie bei den
Schlüsselzuweisungen berücksichtigt werden.
Für die Jahre 2009
bis 2012 wurden die entsprechenden Ausgaben durch den Fachbereich Z 3 umgebucht und für die
Schlüsselzuweisungen nachgemeldet.
TZ 5: Die Leistungen nach dem AsylblG waren nicht vollständig
angerechnet.
Wir haben die
IST-Ergebnisse der Ausgaben und Einnahmen in den Berichtsjahren verglichen.
Dabei ergaben sich folgende Differenzbeträge:
Prüfungsfeststellung:
Im Jahr 2010 ist die Abrechnung für das zweite
Quartal bislang unterblieben. Es ergaben sich Mindereinnahmen von 1.020,68 €.
Stellungnahme:
Der ermittelte
Betrag ist korrekt. Er entstand in den Haushaltsjahren 2009 und 2010. Im Jahr
2009 waren die Ausgaben mit 1.183,25 € höher, als die Einnahmen. Der Betrag hätte
2009 zum Soll gestellt werden und bei der Regierung von Oberfranken angefordert
werden müssen. Dies geschah nicht.
Da uns die
Regierung von Oberfranken für das Jahr 2010 einen Betrag von 162,57 € zu viel
erstattete, entstand dem Landkreis Coburg in den beiden Haushaltsjahren ein
Schaden von 1.020,68 €. Damals war durch den Ausfall einer Mitarbeiterin das
II. Quartal 2010 nicht abgerechnet worden. Der FB 21 meldete mit Schreiben vom
08.10.2013 den Differenzbetrag zur Erstattung bei der Regierung von Oberfranken
an. Diese lehnte mit einem Anruf den Anspruch auf Hinweis auf § 11 Abs. 4
DVAsyl zu Recht ab.
Der
Vermögensschaden wurde der Kassenversicherung mit der Bitte um Regulierung
gemeldet.
Prüfungsfeststellung:
Im Jahr 2011 sind die Aufwendungen für Bildung und
Teilhabe in die Ausbildung mit der Regierung einbezogen worden; nach Ausweis
eines neuen HUA 4290 ab 2012 blieben die dortigen Ausgaben von 8.489,13 €
jedoch bislang unberücksichtigt.
Stellungnahme:
Der Betrag in Höhe
von 8.489,13 € wurde nachgemeldet und auch erstattet.
Die Statistik für
Bildungs- und Teilhabeleistungen für das Jahr 2013 wurde entsprechend
korrigiert.
B. |
Ausgaben
der Jugendhilfe |
TZ 6: Im Rahmen der stichprobenartigen Aktenprüfung der Jugendhilfe
ergaben sich folgende Hinweise:
a) Dokumentation zur Abgrenzung der sachlichen
Zuständigkeit
Prüfungsfeststellung:
Grundsätzlich gehen
für junge Menschen, die körperlich oder geistig behindert sind oder von einer
solchen Behinderung bedroht sind, die Maßnahmen der Eingliederungshilfe nach
dem SGB XII den Leistungen der Jugendhilfe vor (§ 10 Abs. 4 Satz 2 SGB VIII,
Art. 64 Abs. 1 AGSG). In den Fällen der Jugendhilfe ergeben sich häufig erst im
Laufe der Bewilligung neue Anhaltspunkte für eine mögliche geistige Behinderung
bzw. einen entsprechenden Eingliederungsbedarf. Die für die Abgrenzung der
sachlichen Zuständigkeit maßgebenden Angaben sind in den Akten der
wirtschaftlichen Jugendhilfe nur teilweise enthalten. Bei den neuen Entwicklungen
empfehlen wir, diese hinsichtlich des Vorliegens von Behinderungen durch die
Fachkräfte im Allgemeinen Sozialdienst zusammengefasst zu bewerten und ggf. das
weitere Verfahren wie z. B. die Anforderung eines aktuellen Gutachtens
festzulegen.
Stellungnahme:
Die Dokumentation
der Feststellung der sachlichen Zuständigkeit für Maßnahmen der Jugendhilfe
wird künftig in den Akten durchgeführt.
b) Dokumentation zur Feststellung der örtlichen
Zuständigkeit
Prüfungsfeststellung:
In Anbetracht der
teilweise erheblichen finanziellen Relevanz empfehlen wir hinsichtlich der
örtlichen Zuständigkeit nach §§ 86 ff. SGB VIII die entsprechenden Angaben und
ggf. Unterlagen in den Akten der wirtschaftlichen Jugendhilfe vorzuhalten.
Stellungnahme:
Die Dokumentation
der Feststellung der örtlichen Zuständigkeit für Maßnahmen der Jugendhilfe wird
künftig in den Akten durchgeführt.
c)
Vorrangige
Ansprüche gegenüber der Bundesagentur für Arbeit bei der Übernahme von
Ausbildungskosten für junge Menschen mit Behinderung
Prüfungsfeststellung:
Die Bundesagentur
für Arbeit ist für notwendige Maßnahmen vorrangig zuständig, soweit die
Aussichten der jungen Menschen zur Teilhabe am Arbeitsleben wegen der
Behinderung gemindert wären. Die Leistungen zur Teilhabe behinderter junger Menschen
am Arbeitsleben i. S. des SGB III gehen den Leistungen nach dem SGB VIII vor (§
10 Abs. 1 Satz 2 SGB VIII).
Stellungnahme:
Die vorrangige
Zuständigkeit der Bundesagentur für Arbeit bei der Übernahme von
Ausbildungskosten für junge Menschen mit Behinderung wird bei der Prüfung der
sachlichen Zuständigkeit berücksichtigt.
C. |
Einsatz
der Informationstechnik |
TZ 7: Unzureichende Betriebssicherheit
a) Schwachstellen bei der Datensicherung
Prüfungsfeststellung:
Der Landkreis
setzte als Datensicherungssoftware Veeam Backup & Replication ein. Zum
Zeitpunkt unserer Untersuchungen wurde vom Landkreis ein zweistufiges
Datensicherungskonzept praktiziert. Nach den uns geschilderten Abläufen werden
die Sicherungsdaten zunächst auf einem Storagesystem (HP MSA 2012 i), das als
primäres Backup-Speichersystem diente und im gleichen Serverraum wie das
Produktivsystem untergebracht war, gesichert. Diese Sicherungsdaten wurden dann
über einen periodisch abgelaufenen Task auf ein weiteres Serversystem (sekundäres
Backup-Speicher-System), das in einem Kellerraum des Landratsamtes
untergebracht war, gespeichert. Ein dokumentiertes Datensicherungskonzept
bestand nicht. Die Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit der Datensicherung
musste deshalb aufwendig anhand der Konfiguration der Datensicherungssoftware
und der eingerichteten Tasks nachvollzogen werden. Dabei wurden uns folgende
Schwachstellen offenkundig:
·
Keine
Sicherung der Belegarchivierung
Stellungnahme:
Wie
der BKPV selbst anmerkt, wird ein sekundärer Datenbestand, welcher identisch
mit dem Datenbestand auf der NetApp FAS 250 ist, gesichert. „Keine Sicherung
der Belegarchivierung“ ist daher nicht zutreffend.
Die
Auffassung, dass eine redundante Speicherung der elektronischen Belegdaten auf
veränderbaren Medien nach haushaltsrechtlichen Vorschriften weder vorgesehen,
noch zulässig sei, wird von FB Z2 nicht geteilt.
Mit
der Vorschriften zur Speicherung von Belegdaten auf unveränderlichen Medien
soll die Revisionssicherheit sichergestellt werden und die Gefahr und
Möglichkeit von Manipulationen soll unterbunden werden. Eine zu dieser
Vorschrift konforme Datenspeicherung findet auf der NetApp FAS 250 statt.
Zusätzlich
werden die Belege auf veränderlichen Medien gespeichert. Der Grund hierfür ist
der schnellere lesende Zugriff auf die Daten. Die dort gespeicherten und
identischen Belege wurden zum Zeitpunkt der Begutachtung durch den BKPV
gesichert. Die Frage der Datenintegrität auf der NetApp FAS 250 bleibt davon
unangetastet.
Das
theoretische Konstrukt, dass im Falle eines Untergangs der revisionssicheren
Daten auf der NetApp FAS 250 die Möglichkeit bestünde, vor der Datenrecovery
aus dem nicht revisionssicheren Sicherungsbestand heraus Veränderungen der
Belege vorzunehmen um diese dann auf einen neuen revisionssicheren Datenträger
zu überführen, scheint abenteuerlich.
Dennoch
wurde die diesbezügliche Datensicherung noch vor Erstellung des
Prüfungsberichts umgestellt, es wird nun der Datenbestand der NetApp gesichert.
·
Keine
vollständige Auslagerung der Sicherungsdaten auf das sekundäre Backup-System
Stellungnahme:
Die
nicht vollständige Auslagerung der Sicherung auf das sekundäre Backup-System im
Keller war bislang dem verwendeten Sicherungs-MSA in Verbindung mit der zu
sichernden Datenmenge und den Leitungskapazitäten der LAN-Verkabelung
geschuldet. Das Gerät verfügte über eine Leserate von 30 Mbyte/sec und somit
reichte die Nachtzeit zwischen Dienstende und Dienstbeginn nicht aus um die
erforderliche Datenmenge außerhalb der Dienstzeit vollständig auf die Systeme
im Keller zu kopieren.
Durch Verwendung
einer neuen Sicherungssoftware ist es inzwischen möglich inkrementelle
Sicherungen von einem Sicherungsbestand in einen Zweiten vorzunehmen. Hierdurch
verringert sich das zu sichernde Volumen erheblich, so dass die verfügbare Zeit
für die Übertragung des Sicherungsbestands auf das sekundäre Sicherungssystem
nun ausreicht.
·
Fehlende
USV für sekundäres Backup-Speichersystem, provisorische Ausstattung des
Backup-Serverraumes
Stellungnahme:
Inzwischen ist die
USV für das Backup-Speichersystem wieder in Betrieb. Die Absicherung eines sekundären Backup-Speichersystems wird
von FB Z2 als grundsätzlich wünschenswert, jedoch nicht als sicherheitsrelevant
angesehen. Dies gilt ebenso für die Frage der Platzierung des sekundären Speichersystems, soweit der
unbefugte Zugriff sicher ausgeschlossen werden kann. Das System ist in einem
verschlossenen und zugangsbeschränktem Raum untergebracht.
·
Fehlendes
Generationenprinzip bei den Tages-, Wochen- und Monatssicherungen
Stellungnahme:
FB Z2 erstellt bei
jedem Sicherungszyklus Vollsicherungen. Ein über mehr als 3 Wochen
zurückreichender Sicherungsbestand ist aus unserer Sicht kaum sinnvoll. Die
große Zahl der täglichen Veränderungen im Datenbestand führt bereits im Falle
der Notwendigkeit auf Daten zurückgreifen zu müssen, die älter sind als 24
Stunden, zu erheblichen Verwerfungen. Ein mehr als 3 Wochen alter Datenbestand
ist aufgrund des resultierenden Delta quasi unbrauchbar.
b) Virenschutzkonzept
Prüfungsfeststellung:
Beim Landkreis kam
an den PC-Arbeitsplätzen die Virenschutzsoftware Kaspersky Anti-Virus für
Windows Workstation zum Einsatz. Bei unserer stichprobenweisen Untersuchung
haben wir festgestellt, dass eine Vielzahl von PC und Notebooks mit keinem
Virenschutz ausgestattet war. Wir empfehlen, künftig alle PC und Notebooks in
das Virenschutzkonzept mit einzubeziehen. Der lokale Virenscanner auf den
PC-Arbeitsplätzen im Netzwerk konnte vom Benutzer (ggf. auch versehentlich)
selbst deaktiviert werden. Dies sollte im Interesse der Endgeräte- und
Netzwerksicherheit durch entsprechende Systemeinstellungen zuverlässig
verhindert werden.
Stellungnahme:
Die Verteilung von
Virenscannern an wirklich alle Arbeitsplatz PC war bislang aufgrund der an den
Arbeitsplätzen verwendeten sehr unterschiedlichen Hardware problematisch. So
wurden ältere Arbeitsplatz-PC durch Virenscanner unzumutbar ausgebremst, so
dass kein sinnvolles Arbeiten mehr möglich war. Inzwischen wurde auf ein
Leasing-Konzept umgestellt und somit die Homogenität der Endgeräte erheblich
verbessert. Die Scanner werden nun an allen Arbeitsplätzen ausgerollt. Die
Möglichkeit der Deaktivierung der Scanner durch den Benutzer wird unterbunden.
c)
Veraltete
Version des Firewallsystems
Prüfungsfeststellung:
Das Firewallsystem
(FortiGate 110c) wies einen veralteten Versionsstand (Ende des Supportvertrags
war der 09.06.2010) auf. Häufig werden im Laufe der Zeit Fehler in
Firewall-Lösungen bekannt, die dazu führen können, dass deren Sicherheit beeinträchtigt
wird. Diese Software-Schwachstellen müssen so schnell wie möglich behoben
werden, damit sie nicht durch Angreifer ausgenutzt werden können. Die
Hersteller von Firewall-Produkten veröffentlichen hierzu in der Regel sog.
Patches oder Updates, die auf der jeweiligen Firewall installiert werden
müssen, um den oder die Fehler zu beheben. Ein aktueller Versionsstand der
Firewall sollte aus Sicherheitsgründen künftig sichergestellt werden.
Stellungnahme:
Die
FortiGate 110c ist das erste System in einer dem Schutz des LAN dienenden Kette
von Firewalls im Hause. Eine akute Bedrohungssituation durch den veralteten
Versionsstand liegt daher nicht vor, zumal die Fortigate Firewall durch FB Z2
regelmäßig überwacht wird.
Aufgrund
Kosteneinsparungsgründen wurde der Wartungsvertrag nicht über 2010 hinaus
verlängert. Für das Wiederaufleben des Wartungsvertrages wurden im Haushalt
2015 Mittel eingestellt.
d) Externe Remotezugänge zum Firewallsystem mit
administrativen Rechten
Prüfungsfeststellung:
Im Firewallsystem
ist der Benutzer „remoteadmin“ eingerichtet (der dem Profil „super_admin“
zugeordnet ist) und somit administrative Rechte hat. Es sind zu diesem Benutzer
zudem zwei externe IP-Adressen für sog. „Trusted Hosts“ hinterlegt. Von diesen
IP-Adressen aus ist ein administrativer Zugriff auf das Firewallsystem des
Landkreises möglich.
Stellungnahme:
Die externen
Zugänge wurden entfernt.
e) Unnötiger Remotezugang stellt einen erheblichen
Sicherheitsmangel dar
Prüfungsfeststellung:
Ein unnötiger
Remotezugang zum Firewallsystem mit administrativen Rechten stellt
grundsätzlich einen erheblichen Sicherheitsmangel dar. Für die Überwachung der
Erreichbarkeit der Firewall ist nach Auskunft des Landkreises ohnehin kein
administrativer Zugang notwendig.
Stellungnahme:
Die externen
Zugänge wurden entfernt.
TZ 8: Kassensicherheit
a) Die vollständige und richtige Übergabe der
Datenbestände aus Vorverfahren wäre sicherzustellen
Prüfungsfeststellung:
Die
Zugriffsberechtigung auf die Netzwerkverzeichnisse, in denen die ins
Finanzverfahren OK.FIS bzw. ins Online-Banking-Verfahren SFIRM zu
integrierenden Datenbestände (Buchungs- bzw. Zahlungsverkehrsdaten) gespeichert
sind, sind zu weit gefasst. Der Landkreis sollte im Interesse der
Kassensicherheit durch geeignete technische Maßnahmen sicherstellen, dass die
gespeicherten Daten weder gelöscht noch unbefugt gelesen, genutzt und verändert
werden können und diese vollständig und richtig in die beiden o. g. Verfahren
übernommen werden. Hierzu wäre u. a. der Zugriff auf die Schnittstellendateien
in geeigneter Weise zu beschränken. Wir empfehlen, künftig auch die Daten aus
OK.Sozius über entsprechend abgesicherte Netzwerkverzeichnisse für die
Integration bereitzustellen und nicht mehr wie bisher per E-Mail auszutauschen.
Stellungnahme:
Eine
entsprechende Zugriffsbeschränkung kann jederzeit von FB Z2 vorgenommen werden,
allerdings ist es dazu erforderlich, dass FB Z2 von der Kasse oder von der
Finanzverwaltung mitgeteilt wird, welcher Personenkreis konkret welche
Zugriffsrechte auf die genannten Netzwerkverzeichnisse erhalten soll. Die
entsprechenden Absprachen erfolgen zwischen den Fachbereichen.
b) Der Grundsatz der Funktionstrennung wäre zu
beachten.
Prüfungsfeststellung:
Kassenbedienstete
hatten administrative Verfahrensrechte im Online-Banking-Verfahren SFIRM. Der
haushaltsrechtliche Grundsatz der „Funktionstrennung“ sollte gewährleistet
werden (vgl. § 37 Abs. 1 Nr. 10 KommHV-Kameralistik). Kassenmitarbeiter sollten
aus Gründen der inneren Kassensicherheit keine administrativen Rechte in
finanzwirksamen Verfahren besitzen.
Stellungnahme:
Alle Anwender des
Online-Banking-Verfahrens SFIRM wurden vom zuständigen Mitarbeiter der
Sparkasse Coburg-Lichtenfels als Administrator angelegt, um sicher zu stellen,
dass alle Personen das Programm allumfassend nutzen können. Laut Auskunft der
Sparkasse können die Anwender keine Änderungen oder Programmierungen in SFIRM
vornehmen. Sollte die bisherige Praxis geändert werden, müsste dies von der
Sparkasse erledigt werden. Mit Einschränkungen in der Anwendung des Verfahrens
ist dann zu rechnen.
c)
Verbesserung
der Kassensicherheit beim Online-Banking
Prüfungsfeststellung:
Die digitalen
Unterschriftsschlüssel (persönliche Signaturschlüssel und weitere Kryptodaten)
waren auf den Home-Laufwerken der SFIRM-Verfahrensnutzer abgespeichert. Die
Kassensicherheit könnte durch die Umstellung des Online-Banking-Verfahrens auf
die Nutzung von HBCI-Smartcards in Verbindung mit dem Chipkartenleser
(Lesegerät mind. 2 oder sog. Bank-Secoder) weiter erhöht werden. Bei diesen vom
PC unabhängigen Geräten (sog. Signaturerstellungseinheiten) ist etwa das
Belauschen der PIN-Eingabe mittels eine Keyloggers oder Trojaners nicht mehr
möglich.
Stellungnahme:
Der beschriebene
Ablauf wurde so von der Sparkasse eingerichtet. Änderungen müssten ebenfalls
von der Sparkasse vorgenommen werden.
d) Die Berechtigungen in OK.FIS sind zu weitgehend.
Prüfungsfeststellung:
Etliche Benutzer
waren in OK.FIS keiner Benutzergruppe zugeordnet, hatten weitgehende
Verfahrensberechtigungen und konnten Systemeinstellungen (z. B. Zuordnung von
Befugnissen und damit Buchungsberechtigungen) verändern. Die Zugriffsrechte im
automatisierten Verfahren sollten sich ausschließlich an den zugewiesenen
Aufgaben orientieren. Dabei sollten immer nur so viele Zugriffsrechte vergeben
werden, wie für die Wahrnehmung der Aufgaben und die Abwicklung der
Geschäftsvorfälle notwendig sind.
Stellungnahme:
Die Berechtigungen
und Benutzerkonten in OK.FIS werden von FB Z 3 vergeben.
Die Berechtigungen
und Benutzerkonten werden regelmäßig geprüft und angepasst.
e) Die unbefugte Anwendung noch nicht genutzter
OK.FIS-Benutzerkonten ist möglich.
Prüfungsfeststellung:
In OK.FIS bestanden
etliche Benutzerkonten, die noch nicht genutzt wurden. Beim erstmaligen Login
in OK.FIS wird der Benutzer aufgefordert, ein Kennwort zu vergeben. Bis dahin
sind diese Benutzerkonten nicht vor unbefugter Verwendung geschützt. Wir
empfehlen daher, Benutzerkonten die nicht benötigt werden, aus
Sicherheitsgründen zu deaktivieren.
Stellungnahme:
Die Berechtigungen
und Benutzerkonten in OK.FIS werden von FB Z 3 vergeben.
Die Berechtigungen
und Benutzerkonten werden regelmäßig geprüft und angepasst.
f)
Schwachstellen
bei der elektronischen Archivierung
Prüfungsfeststellung:
Der Landkreis
setzte zur elektronischen Archivierung von Kassenbelegen seit dem Haushaltsjahr
2013 die Software EASY-Archiv ein. In der Kasse wurde für die Digitalisierung
der Belege ein PC als Scan-Arbeitsplatz genutzt.
-
Zugang zum Archivsystem erfolgte mittels Auto-Login
und mit administrativen Rechten. Ein personenbezogenes Benutzerkonto war nicht
eingerichtet.
·
Den für die Administration des Archivierungssystems
tätigen Personen (inkl. Stellvertreter) dürfen weder Kassentätigkeiten noch
sonstige mit dem Zahlungsverkehr zusammenhängende Aufgaben zugewiesen werden.
Wir empfehlen eine sachgerechte Rechtevergabe im Archiv-System umzusetzen.
·
Sammelbenutzerkonten, die von mehreren Anwendern
gemeinsam genutzt werden, wären grundsätzlich zu vermeiden, da sie keine
personenbezogene Zuordnung der Benutzeraktivitäten ermöglichen.
-
Organisatorische Regelungen und
Handlungsanweisungen zur ordnungsmäßigen elektronischen Archivierung entstanden
nicht.
Wir empfehlen, eine
Dienstanweisung für die Archivierung der Kassenbelege zu erlassen. Die
Arbeitsabläufe bei der Digitalisierung der Belege wären in der
Handlungsanweisung festzulegen.
Stellungnahme:
Der
Sachverhalt bezüglich des Auto-Login und des nicht eingerichteten
personenbezogenen Benutzerkontos wird von FB Z2 zeitnah überprüft. Der PC wird
den Sicherheitsrichtlinien entsprechend angepasst.
Hinsichtlich
der Administration des Archivsystems wird seitens der IuK geprüft, welche
Mitarbeiter aus dem Kassenumfeld Administrationsrechte besitzen und ggf.
entsprechend geändert.
Eine
entsprechende Dienstanweisung wurde von einer internen Projektgruppe
erarbeitet.
TZ 9: Optimierungspotential in der Kasse; Einsatz eines geeigneten
Verfahrensmoduls zur Festsetzung einmaliger Einnahmen mit Schnittstellen zu den
Fachverfahren empfehlenswert.
Prüfungsfeststellung:
In den
Fachbereichen (z. B. Waffenrecht) wird die Kostenrechnung in der Regel manuell
mit Hilfe von Durchschreibeblocksätzen erstellt oder aus den Fachverfahren (z.
B. Baugenehmigungsverfahren) erstellt und an die Kasse weitergeleitet. Die
Kostenrechnung wird dann in der Kasse zur Zahlungseingangsüberwachung in einem
Ordner aufbewahrt. Bei Zahlungseingang auf dem Bankkonto des Landkreises wird
die Kostenrechnung aus dem Ordner entnommen und einzeln im das
Abrechnungsverfahren erfasst und mit dem Kassenabschluss in das Finanzverfahren
OK.FIS übernommen. Bei fehlenden Zahlungseingängen werden manuell Mahnungen
erstellt. Die derzeitige Verfahrensweise ist gekennzeichnet von der mehrfachen
Erfassung gleicher Daten und einem erheblichen manuellen Kontroll- und
Abstimmungsaufwand. In Anbetracht des Umfangs der Kostenrechnungen beim
Landkreis ist dies mit einem wirtschaftlichen Geschäftsgang der Kasse nicht zu
vereinbaren. Im Hinblick auf eine wirtschaftliche Aufgabenerfüllung empfehlen
wir, in OK.FIS ein geeignetes Verfahrensmodul zur Festsetzung einmaliger
Einnahmen mit Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren einzusetzen.
Stellungnahme:
Die bisherige
Verfahrensweise ist gut überschaubar, gut nachprüfbar, gut nachvollziehbar und
hat sich bestens bewährt.
Um jedoch den
Geschäftsgang in der Kasse zu optimieren, wird geprüft, ob das Verfahrensmodel zur Festsetzung einmaliger
Einnahmen mit Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren hierfür geeignet
ist.
TZ 10: Sonstige Hinweise
a) Freigabe der eingesetzten automatisierten Verfahren
i. S. des § 37 Abs. 1 KommHV-Kameralistik
Prüfungsfeststellung:
Die eingesetzten
automatisierten Verfahren i. S. des § 37 Abs. 1 KommHV-Kameralistik wären noch
förmlich für den Einsatz freizugeben. Die Freigabe setzt grundsätzlich eine
Gültigkeitsprüfung der eingesetzten Programme voraus, soweit diese nicht
bereits durch andere Stellen (z. B. andere Kommunen, dedizierte
Programmprüfungsstellen oder AKDB – vgl. § 6 KommPrV i. V. m. VV Nr. 2 zu § 6
KommPrV) im notwendigen Umfang erfolgt ist. Zumindest wären vor der Freigabe
durch die in der Dienstanweisung bestimmten Stelle die überörtlichen
Parameterdateien (z. B. Stammdaten, Berechnungsparameter oder
Verarbeitungsregeln) und die vergebenen Zugriffsrechte zu prüfen, da die
örtlichen Verhältnisse in der Regel andere als die bei der Programmprüfung
zugrunde gelegten Parameter bedingen. Dies unterscheidet die fachliche
Programmprüfung von der Verfahrensfreigabe nach § 37 Abs. 1 Nr. 1
KommHV-Kameralistik.
Stellungnahme:
Es wird angemerkt, dass es sich bei den Vorschriften zur
Freigabe automatisierter Verfahren um ein formalistisches Relikt handelt,
welches unter den Eindrücken des praktischen Umgangs mit diesen Vorschriften
eine sinnvolle Anpassung erfahren müsste.
Beim Einsatz neuer
Fachprogramme wird § 12 der DA Finanz- und Kassenwesen des Landkreises Coburg
beachtet. Die fachliche Programmprüfung ist Aufgabe des jeweiligen Fachamtes.
b) Notfallkonzept
Prüfungsfeststellung:
Wir empfehlen, ein
Notfallkonzept für die Aufrechterhaltung des Verwaltungsbetriebs im Störungsfall
zu erstellen. Dieses sollte Hinweise über Alarmierungsketten, die
Erreichbarkeit von Verantwortlichen und Lieferanten sowie Informationen zum
Aufbewahrungsort von Passwörtern, Sicherungsdatenträgern und
Recovery-Desaster-Paketen enthalten. Weitere Hinweise können den Gefährdungs-
und Maßnahmekatalogen der IT-Grundschutz-Kataloge des Bundesamtes für
Sicherheit in der Informationstechnik entnommen werden.
Stellungnahme:
Ein
IuK-Notfallkonzept existiert, muss jedoch aufgrund der jüngsten Veränderungen
im Rechenzentrum (neue Hosts etc.) fortgeschrieben und überarbeitet werden.
c)
Einsatz
mobiler Geräte
Prüfungsfeststellung:
Beim Landkreis
werden diverse mobile Geräte (insb. Notebooks) verwendet. Es sollte
sichergestellt werden, dass die lokalen Benutzerkonten über ausreichend starke
Passwörter verfügen. Sofern personenbezogene oder andere schützenswerte Daten
auf den Notebook vorgehalten werden, wären diese zu verschlüsseln. Hinweise zum
sicheren Umgang mit mobilen Geräten liefert die „IT-Sicherheitsrichtlinie für
die bayerische Staatsverwaltung – Einsatz mobiler Geräte“.
Stellungnahme:
In der DA IT sind
für das Landratsamt Coburg Festlegungen über die erforderlichen Passwortstärken
getroffen worden. Die Festlegungen gelten auch für die mobilen Geräte. Auf den
mobilen Geräten werden keine personenbezogenen oder andere schützenswerte Daten
vorgehalten. Wäre dies der Fall, so würde eine Verschlüsselung erfolgen.
d) Nutzung des Kassenautomaten für Auszahlungen
Prüfungsfeststellung:
Wie bei allen automatisierten
Verfahren muss auch beim Einsatz der Kassenautomaten der inneren
Kassensicherheit besonderes Augenmerk gewidmet werden. Insbesondere wäre bei
Auszahlungen darauf zu achten, dass die von der anordnungsbefugten Dienststelle
erstellte Auszahlungsanordnung von einer nicht am Anordnungsverfahren
beteiligten Dienstkraft freigegeben wird.
Stellungnahme:
Es wird künftig
verstärkt darauf geachtet, dass die Auszahlungsanordnungen von einer nicht am
Anordnungsverfahren beteiligten Dienstkraft freigegeben werden.
D. |
Betätigungen
des Landkreises |
Gegenstand der
Betätigungsprüfung ist die Prüfung der kommunalen Einflussnahme auf die
rechtlich selbständigen Tochtergesellschaften des öffentlichen und privaten
Rechts sowie die Beachtung kommunalrechtlicher Vorschriften (Art. 74 ff. LKrO).
Der Landkreis
verfügte am 31.12.2012 über die in der folgenden Tabelle dargestellten unmittelbaren
und mittelbaren Beteiligungen:
Unmittelbare
Beteiligungen |
Stammkapital/Kommandit-kapital in € |
Anteil
in % am Stammkapital/ Kommandit-kapital |
Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg
mbH |
847.210,65 |
100,00 |
ConNECT Telezentrum Neustadt GmbH & Co. KG |
265.871,78 |
19,23 |
Regionalmanagement Stadt und Landkreis gGmbH |
25.000 |
50,00 |
Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH |
1.225.000 |
50,00 |
Projektgesellschaft Verkehrslandeplatz Coburg mbH |
25.000 |
10,00 |
|
|
|
Mittelbare
Beteiligungen |
|
|
WGB Wohnen GmbH |
25.000 |
100,00 |
PANTUR Grundstücks-Vermietungsgesellschaft mbH
& Co. Objekt Coburg KG |
4.250.000 |
5,65 |
PANTUR Grundstücks-Vermietungsgesellschaft mbH
& Co. Objekt Coburg II KG |
995.000 |
5,76 |
Zur Betätigung des
Landkreises sind die nachfolgenden Feststellungen, Hinweise und Empfehlungen zu
veranlassen.
TZ 11: Die Verwaltung an den Beteiligungen sollte zentral erfolgen und
intensiviert werden.
Prüfungsfeststellung:
Die Verwaltung der
Beteiligungen ist laut Geschäftsverteilungsplan keinem Geschäftsbereich
zugewiesen. Unterlagen und Informationen zu den Beteiligungsunternehmen werden
beim Landkreis von verschiedenen Stellen vorgehalten. Der Beteiligungsbericht
wird von der Finanzverwaltung erstellt. Weitere Unterlagen, wie z. B.
Wirtschaftspläne, Jahresabschlüsse, Prüfberichte der Wirtschaftsprüfer und
Protokolle der Sitzungen der Gesellschaftsorgane, mussten zum Teil erst von den
Gesellschaften angefordert werden.
Die
Einwirkungspflicht des Landkreises erfordert den Aufbau und die zweckmäßige
Organisation einer Beteiligungsverwaltung.
Stellungnahme:
Die Aufgabe der
Beteiligungsverwaltung wird dem Fachbereich Finanzen zugewiesen. Dort werden
künftig alle wichtigen Unterlagen gesammelt und aufbewahrt.
Ob ein erweitertes
Beteiligungsmanagement im Landratsamt eingeführt wird, wird evtl. im Rahmen der
Erstellung des Haushaltes für 2016 in den politischen Gremien diskutiert und
entschieden.
TZ 12: Vertretung des Landkreises in den Gesellschafterversammlungen oder
einem entsprechenden Organ
Prüfungsfeststellung:
Der Landrat
vertritt den Landkreis in der Gesellschafterversammlung oder einem
entsprechenden Organ der Gesellschaften. Das Votum, das der Landrat in der
Gesellschaftsversammlung als Vertreter des Landkreises abzugeben hat, wird für
ihn in aller Regel keine laufende Angelegenheit i. S. von Art. 34 Abs. 1 Satz 1
Nr. 1 LKrO sein. Es setzt daher grundsätzlich eine Entscheidung des Kreistags
oder eines beschließenden Ausschusses voraus. Derartige Beschlüsse des
Kreistags für das Abstimmungsverhalten des Landrats in den
Gesellschafterversammlungen der Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg
mbH und der Regionalmanagement Stadt und Landkreis gGmbH wurden bisher – soweit
ersichtlich – gefasst.
Für das
Abstimmungsverhalten in den Gesellschafterversammlungen der Volkshochschule
Coburg Stadt und Land gGmbH und der ConNECt Telezentrum Neustadt GmbH & Co.
KG konnten uns jedoch keine Kreistagsbeschlüsse vorgelegt werden. Insbesondere
wird bei den Entscheidungen der Gesellschafterversammlung über die Entlastung
des Aufsichtsrats sowie bei der Feststellung des Jahresabschlusses eine
Beschlussfassung durch den Kreistag als erforderlich erachtet. Die
Beschlussfassung durch den Kreistag sollte vor der Gesellschaftsversammlung
stattfinden.
Stellungnahme:
Es wird künftig
darauf geachtet, dass die Beschlüsse des Kreistags über das
Abstimmungsverhalten des Landrats in den Gesellschafterversammlungen vorher
gefasst werden.
Alternativ wird
auch eine Generalermächtigung an den Landrat bzw. an die Vertreter des
Landkreises mit ausschließender Berichtspflicht geprüft. Hier kommt es darauf
an, was angesichts der Höhe der Beteiligung des Landkreises praktischer und für
alle unbürokratischer ist.
TZ 13: Veröffentlichung der Bezüge der geschäftsführenden Organe
Prüfungsfeststellung:
Der Landkreis hat
bei Mehrheitsbeteiligungen darauf hinzuwirken, dass jedes Mitglied des
geschäftsführenden Unternehmensorgans vertraglich verpflichtet wird, die ihm im
Geschäftsjahr gewährten Bezüge jährlich zur Veröffentlichung im
Beteiligungsbericht mitzuteilen. Eine entsprechende Regelung wurde jedoch in
den derzeitigen Geschäftsführerverträgen der Beteiligungsunternehmen nicht
getroffen, eine Veröffentlichung der Geschäftsführerbezüge im
Beteiligungsbericht konnte daher nicht erfolgen.
Die gesetzliche
Hinwirkungspflicht des Landkreises erfordert ein aktives Bemühen, zumindest im
Zusammenhang mit der Neubesetzung bzw. bei einer Vertragsverlängerung das
erforderliche Einvernehmen für eine Veröffentlichung der Bezüge im
Dienstvertrag zu vereinbaren. Deshalb sollte bei Neuverträgen bzw.
Vertragsverlängerungen diese Verpflichtung nach Gesetz mit dem gebotenen
Nachdruck verfolgt werden. Entsprechende Verpflichtungen wären daher künftig in
die Geschäftsführerverträge aufzunehmen.
Stellungnahme:
Es wird künftig
darauf hingewirkt, dass bei Neubesetzung bzw. bei einer Vertragsverlängerung
jedes Mitglied des geschäftsführenden Unternehmensorgans seine im Geschäftsjahr
gewährten Bezüge jährlich zur Veröffentlichung im Beteiligungsbericht unter
Maßgabe der §§ 2085 und 286 HGB angibt.
TZ 14: Anwendung weiterer Vorschriften der LKrO
In den folgenden
Punkten kam der Landkreis seinen aus der Landkreisordnung (LKrO) resultierenden
(zwingenden) Verpflichtungen nicht vollständig nach.
a) Prüfungsfeststellung:
Nach Art. 80 Abs. 1
Satz 2 LKrO soll zur Sicherstellung des öffentlichen Zwecks in den
Gesellschaftsverträgen der Gesellschaften mit beschränkter Haftung geregelt
werden, dass die Gesellschafterversammlung auch über den Erwerb und die
Veräußerung von Unternehmen und Beteiligungen und über den Abschluss und die
Änderung von Unternehmensverträgen beschließt. Der Gesellschaftsvertrag der
Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH sieht keine entsprechenden
Regelungen vor. Dem Gesellschaftsvertrag der Volkshochschule Coburg Stadt und
Land gGmbH fehlt eine entsprechende Bestimmung für den Erwerb von Unternehmen
und Beteiligungen. Die Gesellschaftsverträge wären bei Gelegenheit entsprechend
anzupassen.
Stellungnahme:
Die
Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH und die Volkshochschule
Coburg Stadt und Land gGmbH werden bei nächst passender Gelegenheit die
Regelungen zu den Beanstandungen im Gesellschaftsvertrag ergänzen bzw.
entsprechend anpassen.
b) Prüfungsfeststellung:
Nach Art. 82 Abs. 1
Satz 1 Nr. 1 LKrO hätte der Landkreis darauf hinzuwirken, dass bei
Unternehmensbeteiligungen i. S. von § 53 HGrG in sinngemäßer Anwendung der für
Eigenbetriebe geltenden Vorschriften für jedes Wirtschaftsjahr ein
Wirtschaftsplan aufgestellt und der Wirtschaftsführung eine fünfjährige
Finanzplanung zugrunde gelegt wird. Die Planungsrechnung ist u. a. ein Kriterium
zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung durch den
Abschlussprüfer (Instrument zur Risikofrüherkennung). Dies kann durch Aufnahme
von verpflichtenden Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag, in die
Geschäftsordnung für die Geschäftsführung oder durch einen bindenden
Gesellschafterbeschluss herbeigeführt werden. Bei der Wohnungsbaugesellschaft
des Landkreises Coburg mbH wird erst seit 2011 regelmäßig die
Wirtschaftsplanung dem Aufsichtsrat vorgestellt und seine Zustimmung eingeholt.
Der uns vorgelegte Wirtschaftsplan 2012 entspricht jedoch nicht den
Anforderungen der LKrO, da eine Investitions- und Stellenplanung fehlt. Künftig
wäre Art. 82 Abs. 1 Nr. 2 LKrO zu beachten.
Stellungnahme:
Die
Wohnungsbaugesellschaft wurde gebeten, den Wirtschaftsplan künftig um einen
Investitions- und Stellenplan zu ergänzen.
c) Prüfungsfeststellung:
Der Landkreis hat
gemäß Art. 82 Abs. 1 Nr. 4 GO bei Unternehmensbeteiligungen i. S. von § 53 HGrG
darauf hinzuwirken, dass ihm und dem überörtlichen Prüfungsorgan die in § 54
HGrG vorgesehenen Befugnisse in den Gesellschaftsverträgen der
Beteiligungsunternehmen eingeräumt werden. Im Gesellschaftsvertrag der
Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH fehlt eine entsprechende
Regelung. Der Landkreis hätte darauf hinzuwirken, dass der Gesellschaftsvertrag
bei Gelegenheit angepasst wird.
Stellungnahme:
Die
Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH wird bei nächst passender
Gelegenheit die Regelung zur Beanstandung im Gesellschaftsvertrag ergänzen bzw.
entsprechend anpassen.
E. |
Kommunalwirtschaftliche
Angelegenheiten |
TZ 15: Weitere Feststellung und Hinweise
a) Fehlender Beschluss zur Änderung des
Gesellschaftsvertrags der ConNECt Telezentrum GmbH & Co. KG
Prüfungsfeststellung:
Nach § 2 des uns
vorgelegten Gesellschaftsvertrags vom 22.11.2009 der ConNECt Telezentrum GmbH
& Co. KG ist der Unternehmensgegenstand die Durchführung von
Dienstleistungen aller Art zur Nutzung der elektronischen Datenverarbeitung und
der Fernkommunikation über Datennetze für Unternehmen, Bürger, Verbände,
Kommunen und Landkreise sowie damit in Zusammenhang stehende Geschäfte, die dem
Zweck der Gesellschaft zur Förderung geeignet sind und keiner besonderen
Erlaubnis bedürfen. Laut letzten vorliegenden geprüften Jahresabschluss zum
31.12.2011 wird der Unternehmensgegenstand wie folgt wiedergegeben: „Gegenstand
des Unternehmens ist die Durchführung von Dienstleistungen aller Art,
insbesondere zur Förderung des Arbeitsmarktes (Förderung von Unternehmen und
Arbeitnehmern), Qualifizierung, Integration, Wirtschaftsförderung und
Vermarktung von Dienstleistungen, die damit im Zusammenhang stehen.“ Ein
Beschluss der Gesellschafterversammlung bzw. ein zustimmender Beschluss des
Kreistags zur Änderung des Unternehmensgegenstands konnte uns nicht vorgelegt
werden.
Der Landkreis darf
sich an Unternehmen nur beteiligen, wenn die Voraussetzungen des Art. 75 Abs. 1
LKrO vorliegen, insbesondere muss ein öffentlicher Zweck vorhanden sein. Bei
einem Tätigwerden außerhalb der kommunalen Daseinsvorsorge darf der Zweck nicht
ebenso gut und wirtschaftlich durch einen anderen erfüllt werden oder erfüllt
werden können (Art. 75 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 LKrO). Die Entscheidungen des
Landkreises über die Änderungen von Aufgaben kommunaler Unternehmen sind der
Rechtsaufsichtsbehörde rechtzeitig vorzulegen (Art. 84 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1
LKrO), so dass diese die Zulässigkeitsvoraussetzungen prüfen kann. Der Landkreis sollte die aufgezeigten Unstimmigkeiten
aufklären. Ggf. wären Beschlüsse sowie Anzeigepflichten gegenüber der
Rechtsaufsichtsbehörde nachzuholen.
Stellungnahme:
ConNECt hat eine
Ausfertigung des derzeit gültigen Gesellschaftsvertrages mit einer
Gegenüberstellung aller Änderungen zum bisherigen Gesellschaftsvertrag
vorgelegt.
Mit der Beschlussfassung
über die Prüfungsfeststellungen wird der fehlende Beschluss über die Änderung
des Gesellschaftsvertrages nachgeholt.
b) Verlängerung des Anstellungsvertrag des
Geschäftsführer der Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH
Prüfungsfeststellung:
In § 2 des
Anstellungsvertrags mit dem Geschäftsführer der Volkshochschule Coburg Stadt
und Land gGmbH vom 29.01.2014 ist geregelt, dass der Vertrag für die Zeitdauer
von fünf Jahren geschlossen wird und sich jeweils um die Dauer von fünf Jahren
verlängert, wenn er nicht 12 Monate vor Ablauf gekündigt wird. Der
Anstellungsvertrag des Geschäftsführers ist insoweit „auf Dauer“ angelegt. Wir
empfehlen, bei künftigen Vertragsgestaltungen die Verlängerung von einem
entsprechenden Beschluss der Gesellschaftsversammlung abhängig zu machen.
Stellungnahme:
Die Volkshochschule
Coburg Stadt und Land gGmbH wird die Anregungen zum Anstellungsvertrag mit dem
Geschäftsführer entsprechend anpassen und künftig die Verlängerung von einem
Beschluss der Gesellschaftsversammlung abhängig zu machen.
c)
Fehlende
Regelung in der Geschäftsordnung der Volkshochschule Coburg Stadt und Land
gGmbH
Prüfungsfeststellung:
§ 4 der
Geschäftsordnung für die Geschäftsführung der Volkshochschule Coburg Stadt und
Land gGmbH verpflichtet den Geschäftsführer zur Erstellung eines
Jahresabschlusses und Wirtschaftsplans mit Stellenplan und fünfjähriger
Finanzplanung. Weiterhin ist geregelt, dass der Wirtschaftsplan so fristgerecht
aufgestellt wird, dass er zusammen mit der Stellungnahme der
Beteiligungsverwaltung der Stadt Coburg der Gesellschafterversammlung vorgelegt
werden kann. Eine Abstimmung mit dem Landkreis ist in der Geschäftsordnung
nicht vorgesehen. Der Landkreis sollte u. E. prüfen, ob die aktuellen
Geschäftsordnungen seiner Beteiligungsgesellschaften noch seinen Bedürfnissen
entsprechen.
Stellungnahme:
Die Volkshochschule
Coburg Stadt und Land gGmbH wird die Anregungen zur Geschäftsordnung
berücksichtigen und künftig eine vorherige Abstimmung des Wirtschaftsplans auch
mit dem Landkreis Coburg vornehmen.
d) Beschränkungen des Geschäftsführers der
Regionalmanagement Stadt und Landkreis Coburg GmbH
Prüfungsfeststellung:
Laut des
Prüfberichts des Jahresabschlusses zum 31.12.2012 der Regionalmanagement Stadt
und Landkreis Coburg GmbH ist der Geschäftsführer von den Beschränkungen des §
181 BGB befreit. Ein Beschluss hierzu konnte uns jedoch nicht vorgelegt werden.
Eine Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot sollte lediglich bei im
Einzelfall begründeten Vorgängen erfolgen und keine „pauschale“ Gewährung sein.
Inwieweit der Geschäftsführer Geschäfte mit „sich selbst“ tätigt, sollte in
jedem Fall detailliert mit dem Aufsichtsorgan bzw. der
Gesellschafterversammlung besprochen und von diesem genehmigt werden. Die pauschale
Ermächtigung entzieht dies der Entscheidungskompetenz der Gesellschafter.
Stellungnahme:
Gem. § 6 Abs. 3
Satz 2 der Gesellschaftssatzung kann der Geschäftsführer von der
Gesellschafterversammlung von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit werden.
Hiervon hat die Gesellschafterversammlung jedoch bisher noch nie Gebrauch
gemacht. Insofern ist der Hinweis im Prüfbericht zum o. a. Jahresabschluss
nicht korrekt.
e) Fehlende Vorlage der Beteiligungsberichte im
Kreistag
Prüfungsfeststellung:
Zur Zeit unserer
Prüfung (November 2013) lagen die Beteiligungsberichte 2010 und 2011 nur im
Entwurf vor. Eine Vorlage im Kreistag ist daher bisher noch nicht erfolgt. Nach
Art. 82 Abs. 3 Satz 1 LKrO hat der Landkreis jährlich einen Bericht über seine
Beteiligungen zu erstellen. Der Beteiligungsbericht soll dafür Sorge tragen,
dass trotz privatrechtlicher Ausgliederungen die kommunale Aufgabenfüllung
transparent bleibt. Eine Frist für die Vorlage im Kreistag ist gesetzlich nicht
geregelt. Da der Beteiligungsbericht einen aktuellen Überblick über die
Beteiligungsunternehmen verschaffen soll, empfehlen wir, die Berichte dem
Kreistag künftig zeitnäher vorzulegen.
Stellungnahme:
Die
Beteiligungsberichte der Jahre 2010 und 2011 wurden dem Kreistag bereits zur
Kenntnisnahme vorgelegt. Die Beteiligungsberichte für die Jahre 2012 und 2013
werden dem Kreistag vorgelegt.
Es wird darauf
geachtet, dass der Kreistag künftig zeitnäher von den Beteiligungsberichten
Kenntnis erhält.
TZ 16: Für den Abschluss der Zinsverträge wären jeweils Beschlüsse des
zuständigen Gremiums einzuholen; der Nachweis der Wirtschaftlichkeit und die
Transparenz der Derivateinsatzes sollten verbessert werden.
a) Prüfungsfeststellung:
Gerade bei
Derivatgeschäften ist dringend zu empfehlen mehrere Angebote einzuholen. In die
erforderliche Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sind mögliche Alternativen (z. B.
Umschulung) ebenso einzubeziehen wie die Kosten des Derivateinsatzes, wobei
insbesondere zu unterscheiden ist zwischen den Zinsausgaben, den
Beraterhonoraren, den durch den Derivateinsatz verursachten internen (Personal-
und Schulungs-)Kosten und den sonstigen (Neben-)Kosten. Der Landkreis hätte
daher vor dem Abschluss von Zinsverträgen jeweils Leistungsbeschreibungen zu
erstellen und mehrere Angebote einzuholen. Dabei wäre besonders auf die Bonität
der möglichen Vertragspartner zu achten. Eine Beschränkung auf regionale Banken
(vgl. Beschluss des Kreisausschusses vom 19.07.2007) ist in diesem
Geschäftsfeld nicht sinnvoll, zumal diese regelmäßig nur als Vermittler
auftreten. Im Übrigen sollte auch die Vorteilhaftigkeit des Derivateinsatzes
gegenüber originären Finanzierungsinstrumenten (Festzinsdarlehen, ggf. mit
Forwardvereinbarung) jeweils geprüft und das Ergebnis dokumentiert werden. Von
Geschäftsabschlüssen ohne Wettbewerb mit dem Institut bzw. dessen
Kooperationspartner, das im Vorfeld Beratungsleistungen erbracht hat, raten wir
dringend ab, da Interessenkonflikte nicht ausgeschlossen werden können.
Stellungnahme:
Die
Prüfungsfeststellung, bei Derivatgeschäften mehrere Angebote einzuholen und die
Vorteilhaftigkeit des Derivateinsatzes gegenüber originären
Finanzierungsinstrumente im Einzelfall zu prüfen und zu dokumentieren wird zur
Kenntnis genommen und bei künftigen Derivatgeschäften beachtet.
b) Prüfungsfeststellung:
Geschäftsabschlüsse
im Zusammenhang mit Finanzderivaten gelten nicht als laufende Angelegenheit i.
S. des Art. 34 Abs. 1 Satz 1 Nr. LKrO und sind im Regelfall auch nicht
dringlich i. S. von Art. 34 Abs. 3 LKrO. Eine pauschale Ermächtigung der
Verwaltung zum Abschluss solcher Geschäfte durch einfachen Beschluss des
Kreisausschusses ist u. E. nicht möglich. Grundsätzlich ist daher jedes
einzelne Derivatgeschäft von dem nach der Geschäftsordnung zuständigen Gremium
zu beschließen. Soweit das zuständige Gremium aufgrund marktspezifische
Notwendigkeiten (z. B. schnell ändernde Konditionen) den Abschluss eines
Derivatgeschäftes nicht vorher abschließen kann, muss die Verwaltung durch
ausreichend konkrete Vorgaben für den Einzelfall ermächtigt werden (z. B.
abzusicherndes bzw. zu optimierendes Grundgeschäft, Art des Derivates,
Nominalwert, Laufzeit, maximaler/minimaler Festzins, variabler Referenzzinssatz,
Mindestbonität des Swap-Partners), das Geschäft bestmöglich im Rahmen dieser
Vorgaben abschließen zu können. Über den Abschluss wäre dem Gremium in der
nächstmöglichen Sitzung zu berichten.
Stellungnahme:
Mit den Beschlüssen
vom 19.07.2007 und 06.12.2007 hat der Kreisausschuss die Verwaltung zum
Abschluss einzelner Finanzinstrumente auf der Grundlage des Derivaterlasses des
BayStMI ermächtigt. Diese Ermächtigung wurde seinerzeit seitens der Verwaltung
für den Abschluss solcher Verträge für ausreichend erachtet. In Befolgung der
Prüfungsfeststellung ist künftig bei jedem neuen Derivatgeschäft vor dessen
Abschluss zusätzlich noch eine Beschlussfassung mit konkreten Vorgaben für den
Einzelfall vorgesehen.
c) Prüfungsfeststellung:
Die bisherige
Berichterstattung an den Kreisausschuss (23.07.2009) erachten wir für nicht
ausreichend. Über den Abschluss eines Payer-SWAPS im Dezember 2011 wurde der
Kreisausschuss bisher beispielsweise nicht informiert. Neben den künftig zu
fassenden Beschlüssen zu den Einzelabschlüssen sollte das zuständige Gremium in
regelmäßigen Zeitabständen über die bestehenden Zinsverträge und deren
Entwicklung informiert werden.
Stellungnahme:
Die
Berichterstattung an den Kreisausschuss über den Abschluss eines Payer-SWAPS im
Dezember 2011 ist seinerzeit unterblieben. Künftig wird, wie es am 23.07.2009
bereits in ausreichenden Maß der Fall war, das Gremium bei jedem neuen
Abschluss und in regelmäßigen Zeitabständen auch über die bereits bestehenden
Zinsverträge und deren Entwicklung informiert.
d) Prüfungsfeststellung:
Ob eine eigene
Dienstanweisung für den Derivateinsatz erforderlich ist, beurteilt sich vor
allem nach dem Umfang des Kreditportfolios und dem Umfang des Einsatzes von
Derivaten. Eine solche Dienstanweisung müsste u. a. das Verfahren beim
Abschluss und bei der Beendigung von Finanzderivaten, der Einbindung
fachkundiger Berater sowie Dokumentations- und (regelmäßige) Berichtspflichten
regeln. Soweit keine Dienstanweisung erlassen werden soll, sollten zumindest die
Rahmenbedingungen für den Derivateinsatz durch das zuständige Gremium
beschlussmäßig festgelegt werden.
Stellungnahme:
Derzeit sind keine
neuen Derivatgeschäfte beabsichtigt. Soweit ein solches künftig ansteht, ist
vorgesehen, mit der Einzelfallentscheidung des Kreis- und Strategieausschusses
für den neuen Zinsvertrag gem. Buchstabe b) auch die generellen
Rahmenbedingungen für den Derivat beschlussmäßig festzulegen.
e) Prüfungsfeststellung:
Der Landkreis muss
beim Einsatz von Finanzderivaten über ein eigenes Finanzmanagement mit
entsprechendem Fachwissen verfügen, das ihm eigenverantwortliche Entscheidungen
beim Abschluss der Geschäfte ermöglicht. Im IMS vom 14.09.2009 heißt es hierzu:
„Derivative Finanzierungsinstrumente erfordern in der Kommune ein
entsprechendes Finanzmanagement mit dem notwendigen Fachwissen, was sich nur
bei großen Kommunen mit einer Vielzahl solcher Geschäfte bezahlt machen
dürfte.“ Auch wenn der Derivateinsatz beim Landkreis zum Prüfungszeitpunkt
vergleichsweise überschaubar war, sind doch Mindestanforderungen (z. B. im
Hinblick auf eine sachgerechte Ausschreibung der Finanzprodukte) zu
gewährleisten. Die zuständigen Mitarbeiter sollten ausreichend geschult werden.
Stellungnahme:
Schulungs- und
Fortbildungsangebote für den Einsatz von Finanzderivaten wurden in der
Vergangenheit nur sehr spärlich unterbreitet. Mehrfach wurden auch bereits
angesetzte Schulungs- und Fortbildungsveranstaltungen wegen zu geringer
Teilnehmerzahl kurzfristig wieder abgesetzt. Soweit dennoch eine Teilnahme
möglich war, wurde dies in der Vergangenheit genutzt und wird auch künftig
genutzt werden.
TZ 17: Verletzung des Konnexitätsprinzips bei der Umschuldung eines
Grundgeschäftes; finanzieller Verlust durch vermeidbare doppelte Zinssicherung
Der Landkreis,
vertreten durch den damaligen Karl Zeitler, schloss am 30.04.2008 mit der
Bayerischen Hypo- und Vereinsbank AG einen Payer-Swap zur Zinssicherung für ein
bestehendes Darlehen bei der HSH Nordbank, für das die Zinsbindungsfrist am
30.09.2010 auslief. Für den Zeitraum nach Ablauf der Zinsbindung vereinbarten
die Vertragsparteien zu einem (konstanten) Grundbetrag von 937.042,63 € einen
Festzinssatz von 5,01 % und als variablen Zinssatz den 3-Monats-Euribor.
Weiterhin wurde die Vertragslaufzeit bis zum 29.06.2040 vereinbart.
Bei Ablauf der
Zinsbindung für das Grundgeschäft wurde die bestehende Sicherungsbeziehung von
der Verwaltung übersehen und das Darlehen – unter Vereinbarung einer neuen
Festzinsbindung (nominal 2,51 %) – umgeschuldet. Nachdem die Verwaltung
erkannte, dass zu einem weiterlaufenden Zinsvertrag kein Grundgeschäft mit
einer dem Derivaterlass genügendem Konnexität mehr bestand, wurde im Rahmen der
haushaltsplanmäßigen Kreditaufnahmen im Dezember 2011 ein neues Darlehen über
den Grundbetrag des Zinsvertrages mit einer variablen Verzinsung
(3-Monats-Euribor zzgl. 0,47 % Marge) aufgenommen. Allerdings wurde – im
Vergleich zu dem Zinsvertrag – eine deutlich kürzere Darlehenslaufzeit (bis
31.12.2021) vereinbart. Eine vorzeitige Auflösung des Derivates wurde aufgrund
dessen negativen Marktwertes (rd. – 228.000,00 € per 30.06.2011) nicht weiter
verfolgt.
a) Prüfungsfeststellung:
Nach dem
Derivaterlass des BayStMI müssen derivate Finanzierungsinstrumente in einem
nachweisbaren sachlichen und zeitlichen Zusammenhang (Betrags- und
Laufzeitkongruenz) mit einem konkret vorhandenen oder aktuell neu
abgeschlossenen Kreditvertrag (Grundgeschäft) stehen (sog. Konnexität).
Insbesondere der notwendige sachliche Zusammenhang erfordert, dass zu einem Payer-Swap
variable verzinste Kredite mit entsprechender Laufzeit und Höhe bestehen. Dies
hat der Landkreis bei der Umschulung des Grundgeschäftsdarlehens nicht beachtet
und damit gegen das Konnexitätsprinzip verstoßen. Wir weisen darauf hin, dass
Derivate, die ohne ein konnexes Grundgeschäft gehalten werden, als spekulativ
anzusehen und damit für bayerische Kommunen unzulässig sind.
Die Konnexität im
Sinne des Derivaterlasses konnte streng genommen auch durch das „Nachschieben“
eines Grundgeschäftes nicht wieder hergestellt werden, da sich Zinsgeschäfte
nach dem Wortlaut des Derivaterlasses nur auf konkret vorhandene oder aktuell
abgeschlossene Kreditverträge beziehen dürfen und damit nicht auf zukünftige
Abschlüsse. Darüber hinaus weichen die Laufzeiten des Zinsvertrages und des
nachgeschobenen Grundgeschäftes erheblich voneinander ab. Nach den erteilten
Auskünften hat die Finanzverwaltung die Darlehensverlängerung bzw. den
Abschluss eines Folgevertrags zuverlässig vorgemerkt. Der Landkreis hätte
künftig die Vorgaben des Derivaterlasses zu beachten.
Stellungnahme:
Bei der Umschuldung
des Darlehens bei der HSH Nordbank zum 30.09.2010 wurde seinerzeit die über dem
Swap bei der Bayerischen Hypo- und Vereinsbank AG bestehende
Sicherungsbeziehung von der Verwaltung übersehen. Damit war für den
weiterlaufenden Zinsvertrag kein Grundgeschäft mehr vorhanden. Nachdem dieser
Verstoß gegen das Konnexitätsprinzip bekannt wurde, wurde der Fehler im
November 2011 durch die Aufnahme eines neuen Darlehens über den Grundbetrag des
Zinsvertrages erst nachträglich wieder geheilt. Durch bessere Aufmerksamkeit
soll künftig ein solcher Fehler vermieden und die Einhaltung der Vorgaben des
Derivaterlasses sichergestellt werden.
b) Prüfungsfeststellung:
Durch die
Umschuldung des Grundgeschäftsdarlehens zu einem Festzinssatz von 2,51 % sind
dem Landkreis vermeidbare Zinsausgaben entstanden. Eine Zinssicherung für das
Darlehen war – aufgrund des bestehenden Payer-SWAPs – nicht erforderlich (und
auch nicht zulässig, vgl. Buchst. a).
Hätte der Landkreis das betreffende Darlehen – wie im Zinsvertrag vorgesehen –
variabel verzinslich auf 3-Monats-Euribor-Basis weitergeführt, wären aufgrund
des niedrigen variablen Zinssatzes geringere Kreditzinsen angefallen. Unter
Einrechnung einer durchschnittlichen Marge von 0,3 % für ein fiktives variabel
verzinstes Darlehen ergibt sich für den Zeitraum vom 01.10.2010 (Umschuldung
Grundgeschäftsdarlehen) bis zum 31.12.2010 (Aufnahme „nachträgliches“
Grundgeschäftsdarlehen) eine zusätzliche Zinsbelastung von rd. 11.400,00 €.
Hinsichtlich des eingetretenen Verlustes verweisen wir weiterhin auf den
letzten Abschnitt dieses Prüfungsberichts.
Stellungnahme:
Die
Prüfungsbeanstandung erfolgt zu Recht. Auf die Ausführungen zu Buchst. a) wird
Bezug genommen. Durch die falsche Sachbearbeitung des Fachbereichsleiters
Finanzen ist dem Landkreis im Zeitraum vom 01.10.2010 bis 31.12.2011 gemäß der
beiliegenden Berechnung ein Vermögensschaden von insgesamt 11.410,84 €
entstanden. Der Schaden wurde der Kassenversicherung
zur Regulierung angezeigt.
TZ 18: Hinweise zum Straßenunterhalt
Prüfungsfeststellung:
Nach den vor Ort
erhaltenen Auskünften besteht ein nicht unerheblicher Sanierungsbedarf bei den
Kreisstraßen. Die Träger der Straßenbaulast haben ihre Straßen in einem dem
regelmäßigen Verkehrsbedürfnis genügenden Zustand zu erhalten. Als Grundlage
für eine zielgerichtete Erhaltungsplanung ist eine systematische Erfassung und
Auswertung des baulichen Straßennetzes hilfreich.
Der Landkreis ist
für den Ausbau und den Unterhalt von rd. 195 km Kreisstraßen zuständig; der
Unterhaltsaufwand hierfür beläuft sich lt. Erhebungen der
Forschungsgesellschaft für das Straßen- und Verkehrswesen auf rd. 1,10 €/qm.
Nach den erhaltenen Auskünften vor Ort ist eine auf Substanzerhalt gerichtete
Straßenunterhaltung nicht in vollem Umfang gewährleistet, da hierfür bisher zur
Verfügung gestellten Finanzmittel nicht ausreichend sind bzw. bei einer
angenommenen Straßen-Lebensdauer von durchschnittlich 30 Jahren der alljährlich
zu sanierende km-Anteil (rd. 6,5 km) nicht erreicht wird. Auch schiebt der
Landkreis an sich notwendige Sanierungsmaßnahmen teilweise seit vielen Jahren
vor sich her.
Wir empfehlen, nach
Möglichkeit den Bestandserhalt sichernde Finanzmittel bereitzustellen.
Abschließend bemerken wir, dass verschiedene Auf- und Abstufungen (z. B. CO 16
im Bereich Seßlach oder CO 17 im Bereich Rödental/Unterwohlsbach) noch
vorzunehmen sind.
Stellungnahme:
Eine
Prioritätenliste über einen 4-Jahres Zeitraum (letzter Stand November 2013)
existiert seit langer Zeit, allerdings nicht als Schadenskataster über das
gesamte Kreisstraßennetz. Diese Prioritätenliste wird seitens des FB Tiefbau an
Hand von Tragfähigkeitsmessungen und ständiger Zustandsüberwachungen, auch
durch die Kreisstraßenmeisterei, fortgeschrieben. Diese Verfahrensweise hat
sich insoweit bewährt, da bei erkennbarer deutlicher Verschlechterung eines
Streckenabschnitts eine neue Bewertung und Rangfolge festgelegt werden konnte.
Allerdings muss Voraussetzung sein, dass die Abwägungen und Entscheidungen der
Fachstellen maßgeblich sind. Dies ist aus der Praxis allerdings nicht immer der
Fall.
Auf ein sog.
Unterhaltungsmanagement nach den Empfehlungen der Forschungsgesellschaft für
Straßenwesen wurde wie auch bei den meisten anderen Landkreisen aus
Kostengründen bisher verzichtet.
Die vom BKPV
ermittelten 6,5 km zu sanierenden Kreisstraßen zur Substanzerhaltung
entsprechen der Ermittlung des FB Tiefbau. Auch der für notwendig erachtete
Bedarf von rd. 1,2 Mio. € pro Jahr zur Erhaltung des Straßenoberbaues kann nur
bestätigt werden. In den vergangenen Jahren wurden hierfür haushaltsmäßig nur
300.000,00 € bis 500.000,00 € zur Verfügung gestellt. Auf den daraus
resultierenden entstehenden Substanzverlust wurde in den letzten 15 Jahren
mehrfach durch den FB Tiefbau hingewiesen.
Bezüglich der
Bemerkung zu Auf- und Abstufungen sind nicht nur die CO 16 (Neubau in Seßlach)
und CO 17 (KVP bei und Teilstrecke in Unterwohlsbach) betroffen, sondern es
müssen noch weitere Widmungs- und Umstufungsverfahren an Kreisstraßen
- CO 3; Ausbau bei Roßfeld
- CO 4; Marktplatz Bad Rodach
- CO 13; KVP Ebersdorf
- CO 16; Fehlerbereinigung an Landkreisgrenze
- CO 25; Ausbau bei Gossenberg
erarbeitet und
abgeschlossen werden. Dies ist hauptsächlich trotz Prioritätenmanagement mit
Dauerüberlastungen in den Fachbereichen „Kämmerei“ und „Tiefbau“ begründet.
Diese Tatsache wird sich nochmals bei Realisierung der CO 13 verstärken, da vom
FB Tiefbau für die örtliche Bauüberwachung ohne Wahrnehmung der
Bauherrenaufgaben Leistungen in Höhe von rd. 255.000,00 € zu erbringen sind.
Abschließend wird
angemerkt, dass der Prüfungsbericht des BKPV zum Thema Straßenunterhalt die
notwendigen Erfordernisse darlegt.
TZ 19: Grundsteuerbefreiung nicht beachtet
Prüfungsfeststellung:
Der Landkreis
entrichtet seit 2009 für das Landratsamt-Areal (Lauterer Str. 58) Grundsteuer B
in Höhe von rd. 549,00 € jährlich (zuvor: rd. 586,00 €). Grund hierfür ist,
dass ehemals eine örtliche Sparkassenfiliale im Erdgeschoss des Landratsamtes
untergebracht war. Nach den erhaltenen Auskünften ist dies jedoch seit etwa 10
Jahren nicht mehr der Fall. Gem. § 3 Abs. 1 Satz 1 Ziff. 1 i. V. m. Abs. 2
Grundsteuergesetz (GrStG) besteht – mit Ausnahme der beiden
Hausmeisterwohnungen – eine Befreiung von der Grundsteuer.
Stellungnahme:
Nach Auszug der
Sparkassenfiliale aus dem Landratsamtsgebäude im Jahr 2003 hätte die
Grundsteuer ab dem 01.01.2004 neu festgesetzt werden müssen. Der Antrag auf
Neufestsetzung der Einheitsbewertung wurde nachträglich beim Finanzamt Coburg
gestellt. Mit entsprechenden Grundsteuerbescheid der Stadt Coburg vom
28.01.2014 wurde die Grundsteuer rückwirkend bis zum Jahr 2009 von jährlich
549,20 € auf 388,92 € festgelegt. Für den Zeitraum vom 01.01.2009 bis
31.12.2013 wurde dem Landkreis die jährliche Differenz von 160,28 €, insgesamt
801,40 €, erstattet.
Die zu viel
gezahlten Steuern für den Zeitraum vom 01.01.2004 bis 31.07.2007 können
aufgrund der Verjährungsfrist von 6 Jahren nicht mehr das Kassenversicherung
gemeldet werden. Der Vermögensschaden im Jahr 2008 von 160,28 € liegt unter der
Eigenbeteiligung von 250,00 €, sodass ebenfalls eine Anmeldung bei der
Kassenversicherung nicht mehr möglich ist.
TZ 20: Kontoführungsgebühren
Prüfungsfeststellung:
Der Landkreis
Coburg zahlt alljährlich an die Sparkasse rd. 3.000,00 € Kontoführungsgebühren.
Hierüber besteht nach den uns erteilten Auskünften lediglich eine mündliche
Übereinkunft, die seit vielen Jahren so praktiziert wird. Aus unserer
überörtlichen Prüfungstätigkeit ist uns bekannt, dass bei anderen geprüften
Stellen keine Kontoführungsgebühren anfallen oder mit der Einführung von
Online-Banking erheblich gesenkt wurden. Wir empfehlen, mit der Sparkasse in
Verbindung zu treten und möglichst günstigere Konditionen für die Kontoführung
auszuhandeln.
Stellungnahme:
Die bestehende
Regelung (Pauschale i. H. v. 255,65 € monatlich) wurde von den damaligen Vorständen
der Sparkasse Coburg-Lichtenfels (damals: Vereinigte Coburger Sparkassen) sowie
den damaligen Kämmerern der Stadt und des Landkreises Coburg vereinbart. Eine
Vergleichsberechnung der Sparkasse Coburg-Lichtenfels vom 16.07.2013 hat
ergeben, dass bei einer Abrechnung nach tatsächlichen angefallenen
Buchungsposten ein wesentlich höherer Betrag entrichtet werden müsste. Aktuell
werden die Kontoführungsgebühren neu verhandelt und angepasst. Mit einer
Reduzierung der Pauschale ist jedoch nicht zu rechnen.
F. |
Personalrechtliche
Angelegenheiten |
TZ 21: Personalrechtliche Angelegenheit: Feststellung und Hinweise
a) Unfall der Beschäftigten U. F.
Prüfungsfeststellung:
Wegen der bei einem
Unfall erlittenen Verletzungen war die Beschäftigte U. F. arbeitsunfähig. Vom
Schädiger bzw. dessen Haftpflichtversicherung wurde für den Zeitraum, für den
der Landkreis Lohnfortzahlung leisten musste (06.11.2010 bis 17.12.2010),
lediglich der auf die Zeit der Arbeitsunfähigkeit entfallende Bruttolohn, der
Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und zur Zusatzversorgung sowie die
Pauschalsteuer für die Umlage an die ZVK gefordert. Bei der Ermittlung der
Ansprüche nach § 6 EntgFG wären – jeweils anteilig – auch die
Jahressonderzahlung sowie die vermögenswirksamen Leistungen zu berücksichtigen
gewesen.
Stellungnahme:
Die Verwaltung hat
die restlichen Schadensersatzansprüche noch im Verlauf der Prüfung berechnet
und geltend gemacht. Die Zahlung ging noch im Verlauf der Prüfung ein.
b) Unfallversicherung für die ehrenamtlichen Kreisräte
und für die Volks- und Berufsschüler
Prüfungsfeststellung:
Für die
ehrenamtlichen Kreisräte und für die Volks- und Berufsschüler besteht eine
Unfallversicherung bei der Versicherungskammer Bayern (Kosten 2012 insgesamt
2.725,00 €). Für die Tätigkeit der kommunalen Mandatsträger und der Schüler
besteht jedoch bereits Versicherungsschutz im Rahmen der gesetzlichen
Unfallversicherung (§ 2 Nr. 10 SGB VIII). Die Versicherungen erscheinen
entbehrlich.
Stellungnahme:
Bei der Unfallversicherung
für Kommunale Mandatsträger und für Volks- und Berufsschüler handelt es sich im
herkömmlichen Sinne nicht um eine Doppelversicherung, sondern um einen
ergänzenden Versicherungsschutz zum KUVB. Der KUVB leitest z. B. erst ab einem
messbaren Invaliditätsgrad von 20 % und mehr. Weiter ist hier in aller Regel
eine Todesfallentschädigung vereinbart und ein Krankenhaustagegeld, welcher der
KUVB i. a. R. nicht hat. Bei der überwiegenden Mehrheit der kommunalen Kunden
der Versicherungskammer werden diese Verträge deshalb aufrechterhalten.
c)
Beförderung
Verwaltungsbeamten T. K.
Prüfungsfeststellung:
Der
Verwaltungsbeamte T. K. wurde mit Wirkung vom 01.05.2002 zum Amtsinspektor
befördert. Eine Änderungsmeldung an den Bayerischen Versorgungsverband ist
jedoch versehentlich unterblieben. Erst mit der Gewährung einer Amtszulage ab
01.03.2008 erhielt der Versorgungsverband Kenntnis von der Beförderung im Jahr
2002. Der Landkreis musste daraufhin eine Umlagenachzahlung von rd. 5.400,00 €
(davon rd. 640,00 € Verzugszinsen) nachentrichten. In Bezug auf die
Verzugszinsen wurde nach während der Prüfung die Kassenversicherung
eingeschaltet.
Stellungnahme:
Die Meldung wurde
versehentlich nicht rechtzeitig gefertigt. Die Verzugszinsen wurden der
Kassenversicherung gemeldet. Änderungen werden nun zeitnah dem
Versorgungsverband mitgeteilt, die entsprechende Bestätigung und Verarbeitung
durch den Versorgungsverband wird überwacht. Das Verfahren wird künftig
beachtet.
d) Nebentätigkeit des Landrats
Prüfungsfeststellung:
Der Landrat legt
seit seinem Amtsantritt (Mai 2008) jährlich eine Aufstellung über die von ihm
ausgeübten Nebentätigkeiten vor. Die Verwaltung prüft anhand dieser
Aufstellung, ob eine Genehmigungs- bzw. Ablieferungspflicht besteht. Die bisher
vom Landrat vorgelegte Aufstellung enthielt alljährlich zwei Positionen; der
Landrat übt jedoch nachweislich mehr als zwei Nebentätigkeiten aus.
Für alle Nebentätigkeiten,
die nicht genehmigungsfrei sind, ist grundsätzlich eine
Nebentätigkeitsgenehmigung erforderlich. Zuständig für die Erteilung der
Nebentätigkeitsgenehmigung ist der Kreistag als oberste Dienstbehörde.
Nebentätigkeiten, die der Landrat im Rahmen eines öffentlichen Ehrenamtes
ausübt, sind genehmigungsfrei. Ebenfalls bestimmt sich für den Landrat evtl.
eine Ablieferungspflicht aus Nebentätigkeiten.
Künftig wäre
jeweils eine vollständige Übersicht über alle ausgeübten Tätigkeiten
vorzulegen, damit die Verwaltung einzelfallbezogen überprüfen kann, ob bzw.
inwieweit hierfür eine Ablieferungspflicht besteht.
Stellungnahme:
Die
Verwaltung wurde vom Landrat beauftragt und ermächtigt, alle potentiellen
Nebenbeschäftigungen zu ermitteln und zu erfassen. Es wurde bereits eine Liste
mit den bekannten Nebenbeschäftigungen erstellt. Die vollständige Erfassung
läuft jedoch noch. Anhand dieser Liste werden die Ablieferungspflichten des
Landrats beurteilt.
e) Nachzahlung an die Beschäftigte N. S.
Prüfungsfeststellung:
Die Beschäftige N.
S. erhielt mit der Entgeltabrechnung Juni 2011 eine Nachzahlung wegen einer
versehentlich nicht gezahlten Zulage gem. § 2 zur Anlage 3 BAT für den Zeitraum
von Januar 2010 bis Mai 2011. Auf die Ausschlussfrist des § 37 TVöD haben wir
hingewiesen.
Stellungnahme:
Die Ausschlussfrist
des § 37 TVöD wird zukünftig noch strenger beachtet.
G. |
Sonstige
Hinweise |
TZ 22: Im Verlauf der Prüfung wurden nachfolgende Sachverhalte mit der
Verwaltung kurz erörtert:
a) Zinssatz bei der Inanspruchnahme von Kassenkrediten
Prüfungsfeststellung:
Der vereinbarte
Zinssatz für die Inanspruchnahme von Kassenkrediten betrug zum Zeitpunkt
unserer Prüfung 3,25 %. Wir haben im Hinblick auf die bevorstehenden hohen
Ausgaben darauf hingewiesen, dass uns hier deutlich günstigere Zinssätze
bekannt sind.
Stellungnahme:
Vor
Inanspruchnahme eines Kassenkredits wird mit der Hausbank der aktuelle Zinssatz
verhandelt.
b) Versicherung der Dienstfahrzeuge
Prüfungsfeststellung:
Der Landkreis hat
seine gesamte Fahrzeugflotte bei der Versicherungskammer Bayern versichert. Der
Verwaltung wird empfohlen, turnusgemäß in mehrjährigen Abständen eine
Überprüfung von der Versicherungskammer vornehmen zu lassen, ob die Fahrzeuge
in der jeweils günstigsten Schadensfreiheitsklasse eingestuft sind.
Stellungnahme:
Vom
Fachbereich Z1 werden die Versicherungsverträge laufend geprüft und es wird
nach Optimierungsmöglichkeiten gesucht. Zuletzt wurde Anfang 2015 eine
Rabattoptimierung durchgeführt. Durch den Tausch der Schadenfreiheitsrabatte
bei sechs Fahrzeugen konnten rd. 650,00 € eingespart werden.
Im Jahr
2015 soll auch wieder ein Vergleich verschiedener Versicherungsanbieter
durchgeführt werden, die Daten wurden soweit vorbereitet, Angebote demnächst
angefordert.
c)
Ergänzung
des Wohnraummietvertrages
Prüfungsfeststellung:
Im
Wohnraummietvertrag vom 15.11.2011 (betreffend Mietobjekt: Lauterer Str. 58,
Wohnung rechts, 96450 Coburg) wurde ausdrücklich die Übernahme der
Betriebskosten und die Übernahme der Schönheitsreparaturen durch den Mieter
vereinbart. Eine nähere Definition der Betriebskosten bzw. was zu den
Schönheitsreparaturen zählt erhält der Mietvertrag jedoch nicht. Es empfiehlt
sich, bei künftigen Wohnraummietverträgen die Übernahme dieser Kosten auf
Grundlage der sog. Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu vereinbaren (vgl. § 556
Abs. 1 BGB) sowie den Begriff der Schönheitsreparaturen näher zu definieren.
Darunter sind üblicherweise die in der Wohnung anfallenden Renovierungsarbeiten
(z. B. Tapezieren, Streichen der Wände und Decken und ggf. Fußböden, der
Heizrohre, der Innentüren sowie der Fenster und Außentüren von innen) zu
verstehen. Eine Vereinbarung zur Übernahme anfallender Kleinreparaturen durch
den Mieter enthält der Mietvertrag ebenfalls nicht.
Stellungnahme:
Der Mietvertrag vom
15.11.2011 zwischen dem Landkreis Coburg und den Mieter der Wohnung Lauterer
Str. 58 (rechts) wurde entsprechend ergänzt. Der Mieter hat eine Ausfertigung
erhalten.
d) Falsche Fortschreibung des Rücklagenbestandes
Prüfungsfeststellung:
Die von der
Verwaltung gefertigte Rücklagenübersicht (§ 81 Abs. 2 KommHV-Kameralistik) der
Haushaltsjahre 2010 und 2011 stimmte nicht mit der Fortschreibung des
Rücklagenbestandes anhand der in den Jahresrechnungen ausgewiesenen
Sollzuführungen und Sollentnahmen überein. Hierauf hatte bereits die örtliche
Rechnungsprüfung hingewiesen. Der Differenzbetrag betrug 1.891,46 €. Die
Angelegenheit wurde noch im Verlauf der Prüfung geklärt.
Stellungnahme:
Der Übertragungsfehler
war von der Verwaltung bereits vor der Prüfung bemerkt worden. Mit der
Fortschreibung des Rücklagestandes im Rechenschaftsbericht zur Jahresrechnung
2012 vom 11.07.2013 wurde dieser Fehler korrigiert.
e) Aktualität von Dienstanweisungen
Prüfungsfeststellung:
Beim Landkreis
besteht eine Vielzahl von Dienstanweisungen bzw. innerorganisatorischen
Vorgaben. Eine nicht unerhebliche Anzahl der erlassenen Vorgaben ist aufgrund
des mittlerweile vergangenen Zeitraums überholt, formal jedoch noch immer in
Kraft. Wir empfehlen – im Interesse der Übersichtlichkeit und
Nachvollziehbarkeit – stets eine aktuelle Übersicht der gültigen
Dienstanweisungen vorzuhalten. Diese wären regelmäßig auf ihre Aktualität zu
überprüfen und ggf. anzupassen. Es ist in geeigneter Weise sicherzustellen,
dass alle Bediensteten stets Kenntnis von den für sie maßgeblichen
Dienstanweisungen erhalten.
Stellungnahme:
Von der
Projektgruppe „Geregelte Kompetenzen“ wurde die Allgemeine Geschäftsordnung für
die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) und die Ergänzungen für das
Landratsamt Coburg vom 20.12.2001, die seit 01.01.2002 in Kraft sind, zum
01.01.2014 überarbeitet.
Jeder Fachbereich
hat ein ausgedrucktes Exemplar der AGO erhalten. Die Führungskräfte haben die
AGO und die Ergänzungen für das Landratsamt Coburg mit Anlagen in ihrem
Zuständigkeitsbereich gegen Unterschrift zur Kenntnis gegeben. Die Bestimmungen
der AGO sind von allen Bediensteten des Landratsamtes Coburg zu beachten und
anzuwenden. Das Gesamtwerk der AGO mit Ergänzungen für das Landratsamt Coburg
wird auch in das Landratsamt-Wiki eingepflegt und ist somit für jeden
Bediensteten einsehbar.
f)
Prüfung
der Jahresrechnung 2012
Prüfungsfeststellung:
Die Jahresrechnung
2012 wäre noch örtlich zu prüfen und festzustellen.
Stellungnahme:
Die örtliche
Prüfung der Jahresrechnung 2012 durch den Rechnungsprüfungsausschuss ist
abgeschlossen. Das Ergebnis ist im Bericht des Kreisrechnungsprüfungsamtes vom
20.12.2013 zusammengefasst. Der Kreistag hat am 27.02.2014 die Jahresrechnung
festgestellt und die entsprechende Entlastung für 2012 erteilt.
I.
Zusammenfassung
des Prüfungsergebnisses
Der Landkreis
Coburg erhielt insgesamt überhöhte Erstattungsleistungen
des Bundes für die Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung sowie beim
Belastungsausgleich. Außerdem waren einerseits die Statistikmeldungen für die
Sozialhilfe zu hoch und flossen entsprechend in die Bemessung der
Schlüsselzuweisungen ein. Andererseits blieben dort die kommunalen
Eingliederungsleistungen in Arbeit nach dem SGB II für die Kinderbetreuung
bislang unberücksichtigt. Des Weiteren waren die Leistungen an Asylbewerber
nicht vollständig mit dem Freistaat Bayern abgerechnet.
Der Zuschussbedarf
in der Jugendhilfe nahm im
Berichtszeitraum deutlich zu. Ursächlich hierfür war u. a. ein Anstieg der
Fallzahlen bei den stationären Hilfen.
Im Bereich der Informationstechnik bestehen
Schwachstellen bei der Datensicherung, beim Virenschutz und bei der Firewall.
Durch zu weitreichende Zugriffsberechtigungen, fehlende Funktionstrennung, die
Möglichkeit Benutzerkonten unbefugt verwenden zu können sowie aufgrund von
Defiziten bei der elektronischen Archivierung ist die Kassensicherheit nur
eingeschränkt gewährleistet. Die Kassensicherheit könnte durch eine Änderung
beim Online-Banking-Verfahren ebenfalls verbessert werden.
Die
Verfahrensabläufe in der Kasse sind
teilweise unwirtschaftlich und sollten geändert werden.
Im Hinblick auf die
bedeutende Rolle, die den Beteiligungen des Landkreises zukommt, empfehlen wir,
die Beteiligungsverwaltung innerhalb
der Landkreisverwaltung zu stärken. Diese hätte künftig insbesondere dafür zu sorgen,
dass für sämtliche Beteiligungen die kommunalrechtlichen Vorschriften (Art. 74
ff. LKrO) eingehalten und die Berichte über die Abschlussprüfungen der
Jahresabschlüsse beschafft, ausgewertet und aufbereitet werden.
Bei den vom
Landkreis eingesetzten derivativen
Finanzinstrumenten wurde auf die Einholung von Vergleichsangeboten
verzichtet. Die zuständigen Gremien wurden nicht ausreichend informiert, dass
Konnexitätsprinzip nur unzureichend beachtet. In diesem Zusammenhang entstanden
Mehrkosten zu Lasten des Landkreises.
Die bisherigen
Aufwendungen im Bereich des Straßenunterhalts
sind für einen dauerhaften Substanzerhalt nicht ausreichend.
Im Bereich des Personalrechts waren nur geringfügige
Hinweise veranlasst.
Die im Bericht zu
Lasten des Landkreises festgestellten Einnahmeausfälle oder Mehraufwendungen
wurden, soweit die Voraussetzungen erfüllt waren, als Vermögensschaden bei der
Kassenversicherung angemeldet.
Schadensfall |
Schadenshöhe |
Erstattungsbetrag |
TZ 1 Buchst. a |
3.000,00 € |
2.750,00 € |
TZ 5 |
1.020,68 € |
770,68 |
TZ 17 Buchst. b |
11.410,84 € |
11.160,84 € |
TZ 19 |
801,40 € |
Erstattungsanspruch verjährt |
TZ 21 Buchst. c |
643,45 € |
kein Anspruch auf Erstattung |
Summe |
16.876,37
€ |
14.681,52
€ |
Die
Erstattungsbeträge sind wie angegeben auf dem Konto des Landkreises
eingegangen.
aus der Beratung:
Kreisrat Thomas Büchner möchte gerne den aktuellen Stand heute. Wie hoch ist der aktuelle Verlust? Es ist von 228.000 € die Rede.