Beschluss:

 

Dem Kreistag wird vorgeschlagen, folgenden Beschluss zu fassen:

 

Der Kreistag nimmt Kenntnis vom wesentlichen Inhalt des Berichtes des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes über die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2008 bis 2012. Die von der Verwaltung vorgeschlagenen Antworten auf die einzelnen Prüfungsfeststellungen, Anregungen und Beanstandungen werden gebilligt.

Sachverhalt:

 

Die überörtliche Prüfung wurde vom Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband vorgenommen. Sind fand in der Zeit vom 24.05.2013 bis 02.12.2013 statt und umfasste die überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2008 bis 2012 sowie die überörtliche Betätigung bei Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts (Art. 91 Abs. 1, Art. 92 LKrO).

 

Die Prüfung bezog sich auf die Gebiete

 

A.	Finanzzuweisungen und Abrechnung für Belastungen aus der Grundsicherung	(TZ 1–5)
B.	Ausgaben der Jugendhilfe	(TZ 6)
C.	Einsatz der Informationstechnik	(TZ 7–10)
D.	Betätigungen des Landkreises	(TZ 11–15)
E.	Kommunalwirtschaftliche Angelegenheiten	(TZ 16–20)
F.	Personalrechtliche Angelegenheiten	(TZ 21)
G.	Sonstige Hinweise	(TZ 22)

 

 

Für die Bauausgaben behält sich der Bayerische Kommunale Prüfungsverband eine gesonderte fachtechnische Prüfung vor.

 

Unwesentliche Mängel und Verbesserungsvorschläge von geringerer Bedeutung wurden nur mündlich mit den beteiligten Dienstkräften erörtert und empfohlen, das zur Bereinigung Erforderliche zu veranlassen.

 

Prüfungsfeststellungen, zu denen eine innerdienstliche Stellungnahme wegen der finanziellen Auswirkungen, grundsätzlicher Bedeutung für die Zukunft oder aus anderen wichtigen Gründen geboten erschien, wurden in den Prüfungsbericht aufgenommen und mit fortlaufenden Textziffern (TZ 1 – 22) versehen.

 

Da auch der Kreistag vom Inhalt des Prüfungsberichtes Kenntnis zu nehmen hat, ist nachfolgend die Prüfungsfeststellung sowie die entsprechende Stellungnahme des zuständigen Fachbereichs aufgeführt.

 

 

 

A.	Finanzzuweisungen und Abrechnung für Belastungen aus der Grundsicherung

 

 

TZ 1:   Der Landkreis erhielt insgesamt überhöhte Finanzzuweisungen durch die Einbeziehung der Erstattungen an die Krankenkassen für die Übernahme der Krankenbehandlung und der Hilfen zur Gesundheit. Es ergeben sich insbesondere Auswirkungen bei den Erstattungsleistungen des Bundes für die Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung sowie beim Belastungsausgleich.

 

Prüfungsfeststellung:

Die gesetzlichen Krankenversicherungen übernehmen seit 01.01.2004 die Krankenbehandlung von Sozialhilfeempfängern ohne anderweitigen Krankenversicherungsschutz. Die Sozialhilfeträger erstatten den Krankenkassen die Leistungsaufwendungen vierteljährlich (vgl. § 264 Abs. 2 und 7 SGB V).

 

Ab 2005 wurde infolge der gesetzlichen Neuregelung im Sozialbereich (Aufteilung SGB II und SGB XII) die Haushaltssystematik geändert (vgl. AMS vom 26.11.2004, Az. IB4-1512.3-38).

 

Mit der Verlagerung der sachlichen Zuständigkeit für Ausländer auf die örtlichen Träger zum 01.01.2006 ist der Landkreis auch für die ab diesem Zeitpunkt durchgeführte Krankenbehandlung für alle Personengruppen zuständig.

 

Der Landkreis buchte die Erstattungen an die Krankenkassen für die Empfänger von Hilfe zum Lebensunterhalt ab 2005 zutreffend in HUA 413 (differenziert nach ambulanten und stationären Leistungen), die Aufwendungen für ambulante und zunächst auch für stationäre Leistungen an die Empfänger von Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung dagegen wie die Leistungen der Grundsicherung im HUA 415.

 

Ab dem Jahr 2009 wurden die stationären Leistungen für die Empfänger von Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung im zutreffenden HUA 413 verbucht und laufend in die Abrechnung der delegierten Aufwendungen mit dem Bezirk einbezogen. Für die Jahre 2005 bis 2008 wurden die stationären Leistungen ermittelt und diese einschließlich 5 % Verwaltungskosten 2009 (für die Jahre 2005 und 2006) sowie 2010 (für das Jahr 2007 und ein Teilbetrag von 30.000,00 € für 2008) zu Lasten des HUA 415 auf den zutreffenden HUA 413 umgebucht und hierüber in die Abrechnung mit dem Bezirk einbezogen. Die Delegationsabrechnung für das erste Halbjahr 2012 wurde um einen weiteren Teilbetrag von 30.000,00 € erhöht, Umbuchungen im Haushalt wurden dafür nicht vorgenommen. Ende 2012 waren rund 3.000,00 € zur Abrechnung mit dem Bezirk offen.

 

Die Erstattungen an Krankenkassen für die Übernahme der Krankenbehandlung zählen nicht zu den Leistungen der Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung. Kapitel IV des SGB XII enthält keine Regelungen über entsprechende Leistungen. Die Erstattungen an Krankenkassen für die Übernahme der Krankenbehandlung sind nach § 264 Abs. 7 SGB V unter HUA 4131 zu verausgaben. Auch in den Statistikbögen des LfStaD sind die Aufwendungen gesondert abgefragt.

 

Dies führte zu Auswirkungen bei folgenden Finanzzuweisungen:

 

 

a)   Abrechnungen der vom Bezirk Oberfranken delegierten Aufgaben der Sozialhilfe

 

Prüfungsfeststellung:

Die vom Landkreis für den Bezirk übernommen Kosten sind nach Art. 86 Abs. 3 AGSG zu erstatten. Zum Ende des Haushaltsjahres 2012 waren noch rd. 3.000,00 € an stationäre Leistungen für Krankenbehandlungen aus dem Jahr 2008 zur Abrechnung mit dem Bezirk offen. Der Anspruch war nach Art. 71 AGBGB zum Zeitpunkt unserer Prüfung verwirkt. Nach Art. 71 Abs. 1 Satz 2 letzter Halbsatz AGBGB beginnt die dreijährige Verjährungsfrist zum Schluss des Kalenderjahres zu laufen, in dem der Anspruch fällig wird. Die weiteren nachträglichen abgerechneten Ansprüche für die Erstattungen stationärer Leistungen für Krankenbehandlungen können zum Zeitpunkt der Abrechnung bereits ebenfalls teilweise verwirkt gewesen sein.

 

Stellungnahme:

Alle im Bereich der Grundsicherung falsch verbuchten stationären Krankenhilfeleistungen wurden bis auf 3.000,00€ vom Bezirk Oberfranken erstattet. Dies geschah dadurch, dass die Ausgaben der Jahre 2005 – 2008 ab 2009 – 2012 zusätzlich zu den laufenden Ausgaben in die Delegationsabrechnung mit aufgenommen wurden. Dabei wurde ein Restbetrag von 3.000,00 € vergessen. Dieser Betrag war zum Zeitpunkt der Rechnungsprüfung, im Juni 2013, nach Art. 71 AGBGB (letztes Abrechnungsjahr 2008; Verjährungsfrist drei Jahre) verjährt.

 

Der Betrag wurde bei der Vermögenseigenschadensversicherung des Landkreises Coburg angemeldet.

 

 

b)   Erstattungsleistungen des Bundes für die Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung

 

Prüfungsfeststellung:

Bei den Statistikmeldungen wurden die Erstattungen an die Krankenkassen für die Übernahme der Krankenbehandlung entsprechend als Leistungen der Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung gemeldet. Der Landkreis erhielt dadurch zu hohe Erstattungsleistungen aus Bundesmitteln nach Art. 88 Abs. 4 AGSG i. V. mit § 46 a SGB XII (bzw. § 34 Abs. 2 WoGG a. F.). Diese setzen sich nach der Überprüfung der Verwaltung wie folgt zusammen (jeweils in ganzen €):

 

 

Haushaltsjahr	Anteil Erstattungen an KK/HzGeshin HUA 415 ambulant und stationär	Erstattungssatz %	Summe
2005	17.959	8,80	1.580
2006	127.188	8,46	10.760
2007	115.027	8,02	9.225
2008	139.402	12,37	17.244
2009	22.307	13,22	2.949
2010	-10.277	14,38	-1.478
2011	95.503	41,90	40.016
	507.109		80.296

 

In den Beträgen ergeben sich Schwankungen und negative Summen wegen den teilweise vorgenommenen Umbuchungen der stationären Leistungen zu Gunsten des HUA 415 und zu Lasten des HUA 413 sowie durch die Abwicklung der Abschlagszahlungen.

 

Verteilungsmaßstab für die Erstattung an die Träger der Sozialhilfe durch das Land ist das Vorjahr; entsprechend sind die Finanzzuweisungen jeweils im Folgejahr haushaltswirksam vereinnahmt worden.

 

Die zu hoch angemeldeten Beträge wären dem Zentrum Bayern für Familie und Soziales mitzuteilen. Es ist uns nicht bekannt, in welchem Umfang im vorliegenden Fall Korrekturen vorgenommen werden.

 

Bei der ab 2013 geänderten Abrechnungssystematik werden 75 % der tatsächlichen Aufwendungen vierteljährlich erstattet. Damit sind die Buchungen für das Haushaltsjahr 2012 nicht abrechnungsrelevant. Die für 2013 bis zum Zeitpunkt unserer Prüfung zu viel angeforderten Mittel sollen nach Auskunft der Verwaltung bereits mit der nächsten Abrechnung korrigiert werden und sind nicht gesondert dargestellt.

 

Stellungnahme:

Der Landkreis Coburg erhielt, bedingt durch die falsch verbuchte Krankenhilfe, in den Haushaltsjahren 2005 – 2011 zu hohe Erstattungsleistungen aus Bundesmitteln von 80.296,00 €. 

 

Vom zuständigen Sachbearbeiter wurden die zu hohen Erstattungsleistungen an das Zentrum Bayern für Familie und Soziales (ZBFS) gemeldet. Wie das Verfahren ausgehen wird, konnte das ZBFS aufgrund einer telefonischen Nachfrage noch nicht beantworten.

 

Ab dem Haushaltsjahr 2012 wurde die Krankenhilfe in voller Höhe dem Landkreis belastet.

 

 

c)   Schlüsselzuweisungen

 

Prüfungsfeststellung:

Es ergeben sich bei den Aufwendungen keine Auswirkungen, soweit der Landkreis sowohl für die Grundsicherung als auch für die Erstattungen an die Krankenkassen/Hilfe zur Gesundheit sachlich zuständig ist. In die Schlüsselzuweisungen fließen nur die Gesamtausgaben ein. Soweit die in den Jahren 2005 bis 2008 unzutreffend verbuchten stationären Leistungen zu Gunsten des HUA 415 und zu Lasten des HUA 413 (überörtlicher Träger) in den Jahren 2009 und 2010 umgebucht sind, können diese über die entsprechenden Statistikmeldungen bereits als korrigiert gelten. Die bislang nicht haushaltswirksam korrigierten Ausgaben von insgesamt rd. 33.000,00 € für 2008 sind zusätzlich in die Bemessungsgrundlagen eingeflossen.

 

Die zu hohen Erstattungen des Bundes für die Grundsicherung verringerten die Bemessungsgrundlage bei den Schlüsselzuweisungen (gilt entsprechend für Effekte aus nachfolgenden Buchst. d).

 

Stellungnahme:

Die Prüfungsbeanstandung ist richtig und wird künftig beachtet.

 

 

d)   Belastungsausgleich

 

Prüfungsfeststellung:

Zum 01.01.2012 wurde § 5 Abs. 1 Satz 2 AVSG dahingehend geändert, dass die bislang unveränderlichen Festbeträge nach § 5 Abs. 1 Satz 1 AVSG einschließlich der dort einbezogenen Leistungen für Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung und für die Hilfen zur Gesundheit des Jahres 2006 bei Feststellung erheblicher Unrichtigkeiten i. S. von Art. 5 Abs. 3 AGSG in künftigen Ermittlungen des Belastungsausgleichs durch Anpassung der Festbeträge wieder geändert werden können. Die Gewährung eines Zu- oder Abschlags als Ausgleich für durchgeführte Zuweisungen für frühere Kalenderjahre ist ausgeschlossen.

 

 

Die im Haushaltsjahr 2006 unter der Grundsicherung gebuchten ambulanten und stationären Leistungen für die Krankenbehandlung/Hilfen zur Gesundheit sind über die Statistikmeldungen in den Festbetrag für die Grundsicherung eingeflossen.

 

Die angesetzten Leistungen für Erstattungen an Krankenkassen für Übernahme der Krankenbehandlung/Hilfe zur Gesundheit gingen aus einer Sondererhebung hervor. Darin waren die Ausgaben und Einnahmen periodengerecht für das Jahr 2006 zu erfassen und bis zum 01.09.2007 an das LfStaD zu übermitteln.

 

Die vom Landkreis Coburg gemeldeten Beträge für den örtlichen und überörtlichen Träger sind wohl deutlich zu niedrig. So sind die ambulanten Leistungen für die Krankenbehandlung/Hilfe zur Gesundheit im Jahr 2006 an Grundsicherungsempfänger in der Meldung für den örtlichen Träger nicht enthalten. Beim überörtlichen Träger bleiben die stationären Leistungen an Empfänger von Grundsicherung unberücksichtigt.

 

Im Ergebnis ist für den Landkreis Coburg als örtlichen Träger nach Saldierung der Mehr- und Minderausgaben davon auszugehen, dass der Festbetrag insgesamt zu hohe Ausgaben enthält, da im Bereich der Grundsicherung zusätzlich stationäre Aufwendungen (des Bezirks) berücksichtigt sind. Der Festbetrag fließt jedes Jahr neu in den Belastungsausgleich ein, zu hohe Festbeträge führen jährlich neu zu überhöhten Zuweisungen. Zusätzliche Beträge sind über den Belastungsausgleich mit unterschiedlichen Erstattungssätzen weit überwiegend erstattet worden. Die zutreffenden Beträge wären örtlich zu ermitteln und die Festbeträge entsprechend zu korrigieren.

 

Stellungnahme:

Bei der Erfassung zum 01.09.2007 für das Kalenderjahr 2006 wurden folgende Ausgaben bei der Hilfe zur Krankheit dem Bayerischen Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung (LfStaD) gemeldet:

 

	gemeldeter Betrag	korrigierter Betrag	Differenz
örtlicher Träger	32.680,00 €	72.776,00 €	40.096,00 €
überörtlicher Träger	59.528,00 €	95.709,00 €	36.181,00 €

 

Die Frage, welche Auswirkungen diese Meldung für den Landkreis haben wird, konnte weder vom LfStaD noch vom damaligen Prüfer, Herrn Kaiser, beantwortet werden.

 

 

 

TZ 2:   Die Statistikmeldungen für die Sozialhilfe waren insgesamt zu hoch. Diese werden über den Ansatz für die Sozialhilfe bei der Bemessung der Schlüsselzuweisungen berücksichtigt.

 

Prüfungsfeststellung:

Der Landkreis meldete in den betrachteten Jahren ab 2007 insgesamt zu hohe Nettoausgaben für die Statistik. Diese fließen über den Ansatz für die Sozialhilfe in die Schlüsselzuweisungen ein und können abhängig von den weiteren Datengrundlagen zu überhöhten Zuweisungsbeträgen an den Landkreis führen.

 

2007	Differenz zu veröffentlichter Statistik	-8.544,00 €
2008	Differenz zu veröffentlichter Statistik	-4.784,00 €
2009	Differenz zu veröffentlichter Statistik	343,00 €
2010	Differenz zu veröffentlichter Statistik	-26.351,00 €
2011	Differenz zu veröffentlichter Statistik	-22.328,00 €
2012	Differenz zu veröffentlichter Statistik	-20.267,00 €
Summe		-81.931,00 €

 

Stellungnahme:

Bei den zu hohen Nettoaufwendungen in den Jahren 2007 - 2012 handelte es sich um freiwillige Leistungen wie z. B. Weihnachtshilfen für Heimbewohner und Zuschüsse an die Offene Behindertenarbeit des Landkreises. Diese wurden nach der damaligen Haushaltssystematik (2005) falsch dem LfStAD gemeldet.

 

Seit 2013 fließen diese Ausgaben nicht mehr in die Statistikmeldung ein. Auch die anderen Prüfungsbeanstandungen wurden ab dem Haushaltsjahr 2013 beachtet.

 

 

TZ 3:   Die Abrechnung der Beteiligten des Bundes an den Kosten der Unterkunft und Heizung für die Grundsicherung für Arbeitsuchende wäre örtlich zu überprüfen und zu korrigieren. Wir haben Empfehlungen zur Abwicklung der Erstattungen an die Bundesagentur für Arbeit und die Anforderung des Bundesanteils beim ZBFS gegeben.

 

Die vom Jobcenter bewilligten Geldleistungen für Unterkunft und Heizung (LfU) sowie für verschiedene einmalige Bedarfslagen muss der kommunale Träger zur Verfügung stellen. Hierfür erteilte er der Bundesagentur für Arbeit (BA), die die Kassengeschäfte der gemeinsamen Einrichtung führt, eine Einzugsermächtigung. Von der jeweiligen Kontobelastung stellt der BA einen Einzelnachweis über die verauslagten Geldleistungen zur Verfügung. Der Bund beteiligt sich mit jährlich wechselnden Prozentsätzen an den LfU. Die Erstattungsleistungen des Bundes werden über das Zentrum Bayern Familie und Soziales an die kommunalen Träger der Grundsicherung für Arbeitsuchende ausgereicht.

 

Zur Abwicklung geben wir folgende Hinweise:

 

a)    Prüfungsfeststellung

Die Auszahlungsanordnungen für die vom Jobcenter angeforderten Beträge werden seit 2011 durch die Finanzverwaltung erstellt (bis 2010 durch den Fachbereich Soziale Leistung). Dabei ist die haushaltsmäßige Zuordnung maßgeblich für die anschließende Anforderung der Erstattungsleistungen beim ZBFS.

 

 

Die Finanzpositionen der Einzelnachweise werden dabei manuell auf die Haushaltsstellen übertragen. Nach der stichprobenartigen Verprobung wurden die Zuordnungen für einzelne Abrechnungen nicht richtig vorgenommen. Die einzelnen Buchungen haben wir mit der Verwaltung besprochen. Entsprechend ergeben sich bei der späteren Abrechnung der Bundesleistungen materielle Auswirkungen.

 

Stellungnahme:

Beim Fachbereich Z3 Finanzen werden lediglich die Buchungsanordnungen über das OKFIS erstellt. Unterschrieben werden die Anordnungen von Mitarbeitern des Jobcenters Coburg Land.

 

Die sachliche und rechnerische Überprüfung der Belege jedoch obliegt dem Jobcenter. Die Erfassung der Finanzpositionen in eine xls-Datei müsste durch das Jobcenter erledigt werden.

 

Eine Übertragung der xls-Dateien in das Buchungsprogramm OKFIS ist nicht möglich.

 

b)    Prüfungsfeststellung:

Die Bundesagentur für Arbeit hat die ARGEn/Jobcenter zur Vornahme manueller Umbuchungen angewiesen, weil im Fachverfahren „A2LL“ angeordnete Umbuchungen nicht automatisch in das Finanzverfahren „FINAS“ übertragen und deshalb nicht kassenwirksam wurden. Soweit von den Umbuchungen auch kommunale Leistungen betroffen waren, an denen sich der Bund mit jährlich wechselnden Prozentsätzen beteiligt, müssen die umgebuchten Leistungen dem Jahr, in dem der Zahlungsfluss an den Hilfebedürftigen bzw. der Rückfluss an die ARGE erfolgte, zugeordnet werden. Beim Landkreis waren entsprechende Umbuchungen für 2009 in den FINAS-Einzelnachweisen vom 08.07.2010 ausgewiesen, evtl. Umbuchungen für 2005 bis 2008 sind noch örtlich festzustellen.

 

Stellungnahme:

Die Umbuchungen für die Jahre 2005 und 2008 wurden nochmals überprüft. Hierbei konnte festgestellt werden, dass die Umbuchungen für das Haushaltsjahr 2005 zentral erfolgten. Für die Haushaltsjahre 2006 bis 2008 wurden die aus dem IT-Verfahren A2LL ermittelten angeordneten Umbuchungen in saldierter Form als Liste zur manuellen Umbuchung in Finanzsystem FINAS-HB bereitgestellt. Wie wir festgestellt haben, erfolgte bisher keine manuelle Umbuchung. Eine Umbuchung im genannten Finanzsystem ist auch nicht mehr möglich, da dieses zwischenzeitlich nicht mehr zur Verfügung steht.

 

c)    Prüfungsfeststellung:

Die Auszahlungsanordnungen für die vom Jobcenter angeforderten Beträge werden durch eine Mitarbeiterin in der Finanzverwaltung erstellt (bis 2010 durch Mitarbeiter des Fachbereichs Soziale Leistungen). Die Abrechnung der Beteiligung des Bundes an den Kosten für Unterkunft und Heizung mit dem Zentrum Bayern Familie und Soziales nimmt der Leiter der Finanzverwaltung oder dessen Stellvertreter vor und unterschreibt die Mittelanforderung. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Auszahlungen an das Jobcenter und der angeforderten Einnahmen vom ZBFS bestätigt eine Mitarbeiterin des Landkreises, die im Jobcenter eingesetzt ist und nach den erhaltenen Auskünften Einblick in das Finanzverfahren des Landkreises nehmen kann. Als Anordnungsbefugter unterzeichnet ein Mitarbeiter des Landkreises, der im Jobcenter stv. Geschäftsführer des Jobcenters und Leiter der Leistungsabteilung ist. Letztendlich übernehmen die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie die Anordnungsbefugnis von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen des Landkreises Mitarbeiter des Jobcenters, obwohl sie aufgrund der tatsächlichen Aufgabenverteilung und –wahrnehmung die zugrundeliegenden Sachverhalte nicht beurteilen können.

 

 

Aus Gründen der Kassensicherheit wäre die Feststellungsbefugnis für Ansprüche und Zahlungsverpflichtungen des Landkreises durch einen Mitarbeiter des zuständigen Fachamtes des Landkreises vorzunehmen, der für die zugrundeliegende Sachbearbeitung verantwortlich ist und den Sachverhalt beurteilen kann. Entsprechendes gilt für die Anordnungsbefugnis.

Abschließend empfehlen wir, die Abrechnungsunterlagen stichprobenartig anhand von Einzelakten sowie durch Einsicht in die IT-Verfahren beim Jobcenter und die Abwicklung des Forderungseinzugs durch Stichproben örtlich zu überprüfen.

 

Stellungnahme:

Hier geht es im Wesentlichen darum, wer ist

 

-       für die Anordnungen im Jobcenter (JC) zuständig und erstellt die Abrechnungen mit der ZBFS

-       und überprüft stichprobenartig anhand von Einzelakten die Abrechnungsunterlagen

 

In der Übergangsphase war AB 212 dem Jobcenter Coburg Land unterstellt. Zum 01.09.2009 wurde der neue Fachbereich 21 gegründet. Außerdem gehört die gE Jobcenter Coburg Land seit dieser Zeit keinem Fachbereich des Landratsamtes mehr an.

 

Schon damals (2005) wurde wegen der Anordnungsbefugnis mit den entsprechenden Fachbereich Schriftverkehr geführt. Bis etwa Februar 2011 liefen die Anordnungen noch über den AB 212. Danach über die Kämmerei.

 

Aus der Sicht von AB 212, mit 2,75 Mitarbeitern, dürfte es sicherlich nicht möglich sein, die Aufgabe zu übernehmen. Die Anordnungen und die Abrechnungen mit der ZBFS haben zeitnah zu erfolgen und sind innerhalb kürzester Zeit zu erledigen. Dies kann aber von AB 212 nicht mehr eingehalten werden, sobald sich ein Mitarbeiter/in Urlaub befindet oder erkrankt ist. Weiterhin fehlt das Fachwissen, um stichprobenartig, in dem Zusammenhang, Einzelakten zu prüfen. Ein weiteres Problem dürfte sicherlich werden, inwieweit die Geschäftsführung des Jobcenters eine solche Prüfung überhaupt zulässt.

 

Nachdem das Jobcenter Coburg Land wieder an das Gebäude des Landratsamtes angegliedert ist, werden künftig die Abrechnungsunterlagen einschließlich der Akten regelmäßig vom einem Mitarbeiter des Jobcenters stichprobenartig überprüft.

 

 

TZ 4:   Die kommunalen Eingliederungsleistungen in Arbeit nach dem SGB II für die Kinderbetreuung fließen bislang nicht in die Schlüsselzuweisung ein.

 

Prüfungsfeststellung:

Die kommunalen Eingliederungsleistungen in Arbeit nach dem SGB II fließen über den Ansatz für Belastung durch Sozialhilfe und Grundsicherung für Arbeitsuchende in die Bemessung der Schlüsselzuweisungen ein (Art. 5 Abs. 2 Nr. 2 FAG i. V. m. § 5 FAGDV). In der ab 01.01.2009 geltenden Fassung sehen weitere Leistungen zur Eingliederung des erwerbsfähigen Hilfebedürftigen in das Erwerbsleben wie für Kinderbetreuung zu Lasten der Kommunalen Träger vor.

 

 

Der Fachbereich buchte ab 2009 einen Teil der Elternbeiträge für Kinder in Tageseinrichtungen unter der HHSt. 4541.7602 „Leistungen der Jugendhilfe an natürliche Personen (a. v. E.) nach SGB II Grundsicherung für Arbeitsuchende“. Die Ausgaben belaufen sich für die Jahre 2009 bis 2012 auf insgesamt 695.763,00 € und wurden bislang nicht bei den Schlüsselzuweisungen berücksichtigt. Ebenfalls erfolgte in der weit überwiegenden Anzahl der Einzelfälle keine gesonderte Abstimmung mit dem Jobcenter, ob die Kinderbetreuung zur Eingliederung an den Arbeitsmarkt erforderlich ist.

 

Stellungnahme:

Der Fachbereich Jugend, Familie und Senioren beteiligt die Arbeitsvermittlung des Jobcenters Coburg Land bei der Prüfung, ob die Kosten für die Übernahme der Elternbeiträge für Kinder in Tageseinrichtungen dem SGB II zuzuordnen sind.

 

Die Buchung der Ausgaben der SGB-II Fälle erfolgt auf der HHSt. 4822.692, so dass sie bei den Schlüsselzuweisungen berücksichtigt werden.

 

Für die Jahre 2009 bis 2012 wurden die entsprechenden Ausgaben durch den Fachbereich    Z 3 umgebucht und für die Schlüsselzuweisungen nachgemeldet.

 

 

TZ 5:   Die Leistungen nach dem AsylblG waren nicht vollständig angerechnet.

 

Wir haben die IST-Ergebnisse der Ausgaben und Einnahmen in den Berichtsjahren verglichen. Dabei ergaben sich folgende Differenzbeträge:

 

Prüfungsfeststellung:

Im Jahr 2010 ist die Abrechnung für das zweite Quartal bislang unterblieben. Es ergaben sich Mindereinnahmen von 1.020,68 €.

 

Stellungnahme:

Der ermittelte Betrag ist korrekt. Er entstand in den Haushaltsjahren 2009 und 2010. Im Jahr 2009 waren die Ausgaben mit 1.183,25 € höher, als die Einnahmen. Der Betrag hätte 2009 zum Soll gestellt werden und bei der Regierung von Oberfranken angefordert werden müssen. Dies geschah nicht.

 

Da uns die Regierung von Oberfranken für das Jahr 2010 einen Betrag von 162,57 € zu viel erstattete, entstand dem Landkreis Coburg in den beiden Haushaltsjahren ein Schaden von 1.020,68 €. Damals war durch den Ausfall einer Mitarbeiterin das II. Quartal 2010 nicht abgerechnet worden. Der FB 21 meldete mit Schreiben vom 08.10.2013 den Differenzbetrag zur Erstattung bei der Regierung von Oberfranken an. Diese lehnte mit einem Anruf den Anspruch auf Hinweis auf § 11 Abs. 4 DVAsyl zu Recht ab.

 

Der Vermögensschaden wurde der Kassenversicherung mit der Bitte um Regulierung gemeldet.

 

 

Prüfungsfeststellung:

Im Jahr 2011 sind die Aufwendungen für Bildung und Teilhabe in die Ausbildung mit der Regierung einbezogen worden; nach Ausweis eines neuen HUA 4290 ab 2012 blieben die dortigen Ausgaben von 8.489,13 € jedoch bislang unberücksichtigt.

 

 

Stellungnahme:

Der Betrag in Höhe von 8.489,13 € wurde nachgemeldet und auch erstattet.

 

Die Statistik für Bildungs- und Teilhabeleistungen für das Jahr 2013 wurde entsprechend korrigiert.

 

 

B.	Ausgaben der Jugendhilfe

 

 

TZ 6:   Im Rahmen der stichprobenartigen Aktenprüfung der Jugendhilfe ergaben sich folgende Hinweise:

 

a)   Dokumentation zur Abgrenzung der sachlichen Zuständigkeit

 

Prüfungsfeststellung:

Grundsätzlich gehen für junge Menschen, die körperlich oder geistig behindert sind oder von einer solchen Behinderung bedroht sind, die Maßnahmen der Eingliederungshilfe nach dem SGB XII den Leistungen der Jugendhilfe vor (§ 10 Abs. 4 Satz 2 SGB VIII, Art. 64 Abs. 1 AGSG). In den Fällen der Jugendhilfe ergeben sich häufig erst im Laufe der Bewilligung neue Anhaltspunkte für eine mögliche geistige Behinderung bzw. einen entsprechenden Eingliederungsbedarf. Die für die Abgrenzung der sachlichen Zuständigkeit maßgebenden Angaben sind in den Akten der wirtschaftlichen Jugendhilfe nur teilweise enthalten. Bei den neuen Entwicklungen empfehlen wir, diese hinsichtlich des Vorliegens von Behinderungen durch die Fachkräfte im Allgemeinen Sozialdienst zusammengefasst zu bewerten und ggf. das weitere Verfahren wie z. B. die Anforderung eines aktuellen Gutachtens festzulegen.

 

Stellungnahme:

Die Dokumentation der Feststellung der sachlichen Zuständigkeit für Maßnahmen der Jugendhilfe wird künftig in den Akten durchgeführt.

 

 

b)   Dokumentation zur Feststellung der örtlichen Zuständigkeit

 

Prüfungsfeststellung:

In Anbetracht der teilweise erheblichen finanziellen Relevanz empfehlen wir hinsichtlich der örtlichen Zuständigkeit nach §§ 86 ff. SGB VIII die entsprechenden Angaben und ggf. Unterlagen in den Akten der wirtschaftlichen Jugendhilfe vorzuhalten.

Stellungnahme:

Die Dokumentation der Feststellung der örtlichen Zuständigkeit für Maßnahmen der Jugendhilfe wird künftig in den Akten durchgeführt.

 

c)   Vorrangige Ansprüche gegenüber der Bundesagentur für Arbeit bei der Übernahme von Ausbildungskosten für junge Menschen mit Behinderung

 

Prüfungsfeststellung:

Die Bundesagentur für Arbeit ist für notwendige Maßnahmen vorrangig zuständig, soweit die Aussichten der jungen Menschen zur Teilhabe am Arbeitsleben wegen der Behinderung gemindert wären. Die Leistungen zur Teilhabe behinderter junger Menschen am Arbeitsleben i. S. des SGB III gehen den Leistungen nach dem SGB VIII vor (§ 10 Abs. 1 Satz 2 SGB VIII).

 

Stellungnahme:

Die vorrangige Zuständigkeit der Bundesagentur für Arbeit bei der Übernahme von Ausbildungskosten für junge Menschen mit Behinderung wird bei der Prüfung der sachlichen Zuständigkeit berücksichtigt.

 

C.	Einsatz der Informationstechnik

 

 

TZ 7:   Unzureichende Betriebssicherheit

 

a)   Schwachstellen bei der Datensicherung

 

Prüfungsfeststellung:

Der Landkreis setzte als Datensicherungssoftware Veeam Backup & Replication ein. Zum Zeitpunkt unserer Untersuchungen wurde vom Landkreis ein zweistufiges Datensicherungskonzept praktiziert. Nach den uns geschilderten Abläufen werden die Sicherungsdaten zunächst auf einem Storagesystem (HP MSA 2012 i), das als primäres Backup-Speichersystem diente und im gleichen Serverraum wie das Produktivsystem untergebracht war, gesichert. Diese Sicherungsdaten wurden dann über einen periodisch abgelaufenen Task auf ein weiteres Serversystem (sekundäres Backup-Speicher-System), das in einem Kellerraum des Landratsamtes untergebracht war, gespeichert. Ein dokumentiertes Datensicherungskonzept bestand nicht. Die Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit der Datensicherung musste deshalb aufwendig anhand der Konfiguration der Datensicherungssoftware und der eingerichteten Tasks nachvollzogen werden. Dabei wurden uns folgende Schwachstellen offenkundig:

 

·         Keine Sicherung der Belegarchivierung

 

Stellungnahme:

Wie der BKPV selbst anmerkt, wird ein sekundärer Datenbestand, welcher identisch mit dem Datenbestand auf der NetApp FAS 250 ist, gesichert. „Keine Sicherung der Belegarchivierung“ ist daher nicht zutreffend.

 

Die Auffassung, dass eine redundante Speicherung der elektronischen Belegdaten auf veränderbaren Medien nach haushaltsrechtlichen Vorschriften weder vorgesehen, noch zulässig sei, wird von FB Z2 nicht geteilt.

 

Mit der Vorschriften zur Speicherung von Belegdaten auf unveränderlichen Medien soll die Revisionssicherheit sichergestellt werden und die Gefahr und Möglichkeit von Manipulationen soll unterbunden werden. Eine zu dieser Vorschrift konforme Datenspeicherung findet auf der NetApp FAS 250 statt.

 

 

Zusätzlich werden die Belege auf veränderlichen Medien gespeichert. Der Grund hierfür ist der schnellere lesende Zugriff auf die Daten. Die dort gespeicherten und identischen Belege wurden zum Zeitpunkt der Begutachtung durch den BKPV gesichert. Die Frage der Datenintegrität auf der NetApp FAS 250 bleibt davon unangetastet.

 

Das theoretische Konstrukt, dass im Falle eines Untergangs der revisionssicheren Daten auf der NetApp FAS 250 die Möglichkeit bestünde, vor der Datenrecovery aus dem nicht revisionssicheren Sicherungsbestand heraus Veränderungen der Belege vorzunehmen um diese dann auf einen neuen revisionssicheren Datenträger zu überführen, scheint abenteuerlich.

 

Dennoch wurde die diesbezügliche Datensicherung noch vor Erstellung des Prüfungsberichts umgestellt, es wird nun der Datenbestand der NetApp gesichert.

 

 

 

·         Keine vollständige Auslagerung der Sicherungsdaten auf das sekundäre Backup-System

 

Stellungnahme:

Die nicht vollständige Auslagerung der Sicherung auf das sekundäre Backup-System im Keller war bislang dem verwendeten Sicherungs-MSA in Verbindung mit der zu sichernden Datenmenge und den Leitungskapazitäten der LAN-Verkabelung geschuldet. Das Gerät verfügte über eine Leserate von 30 Mbyte/sec und somit reichte die Nachtzeit zwischen Dienstende und Dienstbeginn nicht aus um die erforderliche Datenmenge außerhalb der Dienstzeit vollständig auf die Systeme im Keller zu kopieren.

 

Durch Verwendung einer neuen Sicherungssoftware ist es inzwischen möglich inkrementelle Sicherungen von einem Sicherungsbestand in einen Zweiten vorzunehmen. Hierdurch verringert sich das zu sichernde Volumen erheblich, so dass die verfügbare Zeit für die Übertragung des Sicherungsbestands auf das sekundäre Sicherungssystem nun ausreicht.

 

 

·         Fehlende USV für sekundäres Backup-Speichersystem, provisorische Ausstattung des Backup-Serverraumes

 

Stellungnahme:

Inzwischen ist die USV für das Backup-Speichersystem wieder in Betrieb. Die Absicherung eines sekundären Backup-Speichersystems wird von FB Z2 als grundsätzlich wünschenswert, jedoch nicht als sicherheitsrelevant angesehen. Dies gilt ebenso für die Frage der Platzierung des sekundären Speichersystems, soweit der unbefugte Zugriff sicher ausgeschlossen werden kann. Das System ist in einem verschlossenen und zugangsbeschränktem Raum untergebracht.

 

 

·         Fehlendes Generationenprinzip bei den Tages-, Wochen- und Monatssicherungen

 

Stellungnahme:

FB Z2 erstellt bei jedem Sicherungszyklus Vollsicherungen. Ein über mehr als 3 Wochen zurückreichender Sicherungsbestand ist aus unserer Sicht kaum sinnvoll. Die große Zahl der täglichen Veränderungen im Datenbestand führt bereits im Falle der Notwendigkeit auf Daten zurückgreifen zu müssen, die älter sind als 24 Stunden, zu erheblichen Verwerfungen. Ein mehr als 3 Wochen alter Datenbestand ist aufgrund des resultierenden Delta quasi unbrauchbar.

 

 

b)   Virenschutzkonzept

 

Prüfungsfeststellung:

Beim Landkreis kam an den PC-Arbeitsplätzen die Virenschutzsoftware Kaspersky Anti-Virus für Windows Workstation zum Einsatz. Bei unserer stichprobenweisen Untersuchung haben wir festgestellt, dass eine Vielzahl von PC und Notebooks mit keinem Virenschutz ausgestattet war. Wir empfehlen, künftig alle PC und Notebooks in das Virenschutzkonzept mit einzubeziehen. Der lokale Virenscanner auf den PC-Arbeitsplätzen im Netzwerk konnte vom Benutzer (ggf. auch versehentlich) selbst deaktiviert werden. Dies sollte im Interesse der Endgeräte- und Netzwerksicherheit durch entsprechende Systemeinstellungen zuverlässig verhindert werden.

 

 

Stellungnahme:

Die Verteilung von Virenscannern an wirklich alle Arbeitsplatz PC war bislang aufgrund der an den Arbeitsplätzen verwendeten sehr unterschiedlichen Hardware problematisch. So wurden ältere Arbeitsplatz-PC durch Virenscanner unzumutbar ausgebremst, so dass kein sinnvolles Arbeiten mehr möglich war. Inzwischen wurde auf ein Leasing-Konzept umgestellt und somit die Homogenität der Endgeräte erheblich verbessert. Die Scanner werden nun an allen Arbeitsplätzen ausgerollt. Die Möglichkeit der Deaktivierung der Scanner durch den Benutzer wird unterbunden.

 

 

c)   Veraltete Version des Firewallsystems

 

Prüfungsfeststellung:

Das Firewallsystem (FortiGate 110c) wies einen veralteten Versionsstand (Ende des Supportvertrags war der 09.06.2010) auf. Häufig werden im Laufe der Zeit Fehler in Firewall-Lösungen bekannt, die dazu führen können, dass deren Sicherheit beeinträchtigt wird. Diese Software-Schwachstellen müssen so schnell wie möglich behoben werden, damit sie nicht durch Angreifer ausgenutzt werden können. Die Hersteller von Firewall-Produkten veröffentlichen hierzu in der Regel sog. Patches oder Updates, die auf der jeweiligen Firewall installiert werden müssen, um den oder die Fehler zu beheben. Ein aktueller Versionsstand der Firewall sollte aus Sicherheitsgründen künftig sichergestellt werden.

 

Stellungnahme:

Die FortiGate 110c ist das erste System in einer dem Schutz des LAN dienenden Kette von Firewalls im Hause. Eine akute Bedrohungssituation durch den veralteten Versionsstand liegt daher nicht vor, zumal die Fortigate Firewall durch FB Z2 regelmäßig überwacht wird.

 

Aufgrund Kosteneinsparungsgründen wurde der Wartungsvertrag nicht über 2010 hinaus verlängert. Für das Wiederaufleben des Wartungsvertrages wurden im Haushalt 2015 Mittel eingestellt.

 

d)   Externe Remotezugänge zum Firewallsystem mit administrativen Rechten

 

Prüfungsfeststellung:

Im Firewallsystem ist der Benutzer „remoteadmin“ eingerichtet (der dem Profil „super_admin“ zugeordnet ist) und somit administrative Rechte hat. Es sind zu diesem Benutzer zudem zwei externe IP-Adressen für sog. „Trusted Hosts“ hinterlegt. Von diesen IP-Adressen aus ist ein administrativer Zugriff auf das Firewallsystem des Landkreises möglich.

 

Stellungnahme:

Die externen Zugänge wurden entfernt.

 

 

e)   Unnötiger Remotezugang stellt einen erheblichen Sicherheitsmangel dar

 

Prüfungsfeststellung:

Ein unnötiger Remotezugang zum Firewallsystem mit administrativen Rechten stellt grundsätzlich einen erheblichen Sicherheitsmangel dar. Für die Überwachung der Erreichbarkeit der Firewall ist nach Auskunft des Landkreises ohnehin kein administrativer Zugang notwendig.

 

Stellungnahme:

Die externen Zugänge wurden entfernt.

 

 

 

TZ 8:   Kassensicherheit

 

a)   Die vollständige und richtige Übergabe der Datenbestände aus Vorverfahren wäre sicherzustellen

 

Prüfungsfeststellung:

Die Zugriffsberechtigung auf die Netzwerkverzeichnisse, in denen die ins Finanzverfahren OK.FIS bzw. ins Online-Banking-Verfahren SFIRM zu integrierenden Datenbestände (Buchungs- bzw. Zahlungsverkehrsdaten) gespeichert sind, sind zu weit gefasst. Der Landkreis sollte im Interesse der Kassensicherheit durch geeignete technische Maßnahmen sicherstellen, dass die gespeicherten Daten weder gelöscht noch unbefugt gelesen, genutzt und verändert werden können und diese vollständig und richtig in die beiden o. g. Verfahren übernommen werden. Hierzu wäre u. a. der Zugriff auf die Schnittstellendateien in geeigneter Weise zu beschränken. Wir empfehlen, künftig auch die Daten aus OK.Sozius über entsprechend abgesicherte Netzwerkverzeichnisse für die Integration bereitzustellen und nicht mehr wie bisher per E-Mail auszutauschen.

 

Stellungnahme:

Eine entsprechende Zugriffsbeschränkung kann jederzeit von FB Z2 vorgenommen werden, allerdings ist es dazu erforderlich, dass FB Z2 von der Kasse oder von der Finanzverwaltung mitgeteilt wird, welcher Personenkreis konkret welche Zugriffsrechte auf die genannten Netzwerkverzeichnisse erhalten soll. Die entsprechenden Absprachen erfolgen zwischen den Fachbereichen.

 

 

b)   Der Grundsatz der Funktionstrennung wäre zu beachten.

 

Prüfungsfeststellung:

Kassenbedienstete hatten administrative Verfahrensrechte im Online-Banking-Verfahren SFIRM. Der haushaltsrechtliche Grundsatz der „Funktionstrennung“ sollte gewährleistet werden (vgl. § 37 Abs. 1 Nr. 10 KommHV-Kameralistik). Kassenmitarbeiter sollten aus Gründen der inneren Kassensicherheit keine administrativen Rechte in finanzwirksamen Verfahren besitzen.

 

Stellungnahme:

Alle Anwender des Online-Banking-Verfahrens SFIRM wurden vom zuständigen Mitarbeiter der Sparkasse Coburg-Lichtenfels als Administrator angelegt, um sicher zu stellen, dass alle Personen das Programm allumfassend nutzen können. Laut Auskunft der Sparkasse können die Anwender keine Änderungen oder Programmierungen in SFIRM vornehmen. Sollte die bisherige Praxis geändert werden, müsste dies von der Sparkasse erledigt werden. Mit Einschränkungen in der Anwendung des Verfahrens ist dann zu rechnen.

 

 

c)   Verbesserung der Kassensicherheit beim Online-Banking

 

Prüfungsfeststellung:

Die digitalen Unterschriftsschlüssel (persönliche Signaturschlüssel und weitere Kryptodaten) waren auf den Home-Laufwerken der SFIRM-Verfahrensnutzer abgespeichert. Die Kassensicherheit könnte durch die Umstellung des Online-Banking-Verfahrens auf die Nutzung von HBCI-Smartcards in Verbindung mit dem Chipkartenleser (Lesegerät mind. 2 oder sog. Bank-Secoder) weiter erhöht werden. Bei diesen vom PC unabhängigen Geräten (sog. Signaturerstellungseinheiten) ist etwa das Belauschen der PIN-Eingabe mittels eine Keyloggers oder Trojaners nicht mehr möglich.

 

 

Stellungnahme:

Der beschriebene Ablauf wurde so von der Sparkasse eingerichtet. Änderungen müssten ebenfalls von der Sparkasse vorgenommen werden.

 

 

d)   Die Berechtigungen in OK.FIS sind zu weitgehend.

 

Prüfungsfeststellung:

Etliche Benutzer waren in OK.FIS keiner Benutzergruppe zugeordnet, hatten weitgehende Verfahrensberechtigungen und konnten Systemeinstellungen (z. B. Zuordnung von Befugnissen und damit Buchungsberechtigungen) verändern. Die Zugriffsrechte im automatisierten Verfahren sollten sich ausschließlich an den zugewiesenen Aufgaben orientieren. Dabei sollten immer nur so viele Zugriffsrechte vergeben werden, wie für die Wahrnehmung der Aufgaben und die Abwicklung der Geschäftsvorfälle notwendig sind.

 

Stellungnahme:

Die Berechtigungen und Benutzerkonten in OK.FIS werden von FB Z 3 vergeben.

 

Die Berechtigungen und Benutzerkonten werden regelmäßig geprüft und angepasst. 

 

 

e)   Die unbefugte Anwendung noch nicht genutzter OK.FIS-Benutzerkonten ist möglich.

 

Prüfungsfeststellung:

In OK.FIS bestanden etliche Benutzerkonten, die noch nicht genutzt wurden. Beim erstmaligen Login in OK.FIS wird der Benutzer aufgefordert, ein Kennwort zu vergeben. Bis dahin sind diese Benutzerkonten nicht vor unbefugter Verwendung geschützt. Wir empfehlen daher, Benutzerkonten die nicht benötigt werden, aus Sicherheitsgründen zu deaktivieren.

 

Stellungnahme:

Die Berechtigungen und Benutzerkonten in OK.FIS werden von FB Z 3 vergeben.

 

Die Berechtigungen und Benutzerkonten werden regelmäßig geprüft und angepasst. 

 

 

f)    Schwachstellen bei der elektronischen Archivierung

 

Prüfungsfeststellung:

Der Landkreis setzte zur elektronischen Archivierung von Kassenbelegen seit dem Haushaltsjahr 2013 die Software EASY-Archiv ein. In der Kasse wurde für die Digitalisierung der Belege ein PC als Scan-Arbeitsplatz genutzt.

 

-       Zugang zum Archivsystem erfolgte mittels Auto-Login und mit administrativen Rechten. Ein personenbezogenes Benutzerkonto war nicht eingerichtet.

 

·         Den für die Administration des Archivierungssystems tätigen Personen (inkl. Stellvertreter) dürfen weder Kassentätigkeiten noch sonstige mit dem Zahlungsverkehr zusammenhängende Aufgaben zugewiesen werden. Wir empfehlen eine sachgerechte Rechtevergabe im Archiv-System umzusetzen.

 

·         Sammelbenutzerkonten, die von mehreren Anwendern gemeinsam genutzt werden, wären grundsätzlich zu vermeiden, da sie keine personenbezogene Zuordnung der Benutzeraktivitäten ermöglichen.

 

 

-       Organisatorische Regelungen und Handlungsanweisungen zur ordnungsmäßigen elektronischen Archivierung entstanden nicht.

 

Wir empfehlen, eine Dienstanweisung für die Archivierung der Kassenbelege zu erlassen. Die Arbeitsabläufe bei der Digitalisierung der Belege wären in der Handlungsanweisung festzulegen.

 

Stellungnahme:

Der Sachverhalt bezüglich des Auto-Login und des nicht eingerichteten personenbezogenen Benutzerkontos wird von FB Z2 zeitnah überprüft. Der PC wird den Sicherheitsrichtlinien entsprechend angepasst.

 

Hinsichtlich der Administration des Archivsystems wird seitens der IuK geprüft, welche Mitarbeiter aus dem Kassenumfeld Administrationsrechte besitzen und ggf. entsprechend geändert.

 

Eine entsprechende Dienstanweisung wurde von einer internen Projektgruppe erarbeitet.

 

 

TZ 9:   Optimierungspotential in der Kasse; Einsatz eines geeigneten Verfahrensmoduls zur Festsetzung einmaliger Einnahmen mit Schnittstellen zu den Fachverfahren empfehlenswert.

 

Prüfungsfeststellung:

In den Fachbereichen (z. B. Waffenrecht) wird die Kostenrechnung in der Regel manuell mit Hilfe von Durchschreibeblocksätzen erstellt oder aus den Fachverfahren (z. B. Baugenehmigungsverfahren) erstellt und an die Kasse weitergeleitet. Die Kostenrechnung wird dann in der Kasse zur Zahlungseingangsüberwachung in einem Ordner aufbewahrt. Bei Zahlungseingang auf dem Bankkonto des Landkreises wird die Kostenrechnung aus dem Ordner entnommen und einzeln im das Abrechnungsverfahren erfasst und mit dem Kassenabschluss in das Finanzverfahren OK.FIS übernommen. Bei fehlenden Zahlungseingängen werden manuell Mahnungen erstellt. Die derzeitige Verfahrensweise ist gekennzeichnet von der mehrfachen Erfassung gleicher Daten und einem erheblichen manuellen Kontroll- und Abstimmungsaufwand. In Anbetracht des Umfangs der Kostenrechnungen beim Landkreis ist dies mit einem wirtschaftlichen Geschäftsgang der Kasse nicht zu vereinbaren. Im Hinblick auf eine wirtschaftliche Aufgabenerfüllung empfehlen wir, in OK.FIS ein geeignetes Verfahrensmodul zur Festsetzung einmaliger Einnahmen mit Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren einzusetzen.

 

Stellungnahme:

Die bisherige Verfahrensweise ist gut überschaubar, gut nachprüfbar, gut nachvollziehbar und hat sich bestens bewährt.

 

Um jedoch den Geschäftsgang in der Kasse zu optimieren, wird geprüft, ob das  Verfahrensmodel zur Festsetzung einmaliger Einnahmen mit Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren hierfür geeignet ist.

 

 

 

 

TZ 10: Sonstige Hinweise

 

a)   Freigabe der eingesetzten automatisierten Verfahren i. S. des § 37 Abs. 1 KommHV-Kameralistik

 

Prüfungsfeststellung:

Die eingesetzten automatisierten Verfahren i. S. des § 37 Abs. 1 KommHV-Kameralistik wären noch förmlich für den Einsatz freizugeben. Die Freigabe setzt grundsätzlich eine Gültigkeitsprüfung der eingesetzten Programme voraus, soweit diese nicht bereits durch andere Stellen (z. B. andere Kommunen, dedizierte Programmprüfungsstellen oder AKDB – vgl. § 6 KommPrV i. V. m. VV Nr. 2 zu § 6 KommPrV) im notwendigen Umfang erfolgt ist. Zumindest wären vor der Freigabe durch die in der Dienstanweisung bestimmten Stelle die überörtlichen Parameterdateien (z. B. Stammdaten, Berechnungsparameter oder Verarbeitungsregeln) und die vergebenen Zugriffsrechte zu prüfen, da die örtlichen Verhältnisse in der Regel andere als die bei der Programmprüfung zugrunde gelegten Parameter bedingen. Dies unterscheidet die fachliche Programmprüfung von der Verfahrensfreigabe nach § 37 Abs. 1 Nr. 1 KommHV-Kameralistik.

 

Stellungnahme:

Es wird angemerkt, dass es sich bei den Vorschriften zur Freigabe automatisierter Verfahren um ein formalistisches Relikt handelt, welches unter den Eindrücken des praktischen Umgangs mit diesen Vorschriften eine sinnvolle Anpassung erfahren müsste.

 

Beim Einsatz neuer Fachprogramme wird § 12 der DA Finanz- und Kassenwesen des Landkreises Coburg beachtet. Die fachliche Programmprüfung ist Aufgabe des jeweiligen Fachamtes.

 

 

b)   Notfallkonzept

 

Prüfungsfeststellung:

Wir empfehlen, ein Notfallkonzept für die Aufrechterhaltung des Verwaltungsbetriebs im Störungsfall zu erstellen. Dieses sollte Hinweise über Alarmierungsketten, die Erreichbarkeit von Verantwortlichen und Lieferanten sowie Informationen zum Aufbewahrungsort von Passwörtern, Sicherungsdatenträgern und Recovery-Desaster-Paketen enthalten. Weitere Hinweise können den Gefährdungs- und Maßnahmekatalogen der IT-Grundschutz-Kataloge des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik entnommen werden.

 

Stellungnahme:

Ein IuK-Notfallkonzept existiert, muss jedoch aufgrund der jüngsten Veränderungen im Rechenzentrum (neue Hosts etc.) fortgeschrieben und überarbeitet werden.

 

 

c)   Einsatz mobiler Geräte

 

Prüfungsfeststellung:

Beim Landkreis werden diverse mobile Geräte (insb. Notebooks) verwendet. Es sollte sichergestellt werden, dass die lokalen Benutzerkonten über ausreichend starke Passwörter verfügen. Sofern personenbezogene oder andere schützenswerte Daten auf den Notebook vorgehalten werden, wären diese zu verschlüsseln. Hinweise zum sicheren Umgang mit mobilen Geräten liefert die „IT-Sicherheitsrichtlinie für die bayerische Staatsverwaltung – Einsatz mobiler Geräte“.

 

 

Stellungnahme:

In der DA IT sind für das Landratsamt Coburg Festlegungen über die erforderlichen Passwortstärken getroffen worden. Die Festlegungen gelten auch für die mobilen Geräte. Auf den mobilen Geräten werden keine personenbezogenen oder andere schützenswerte Daten vorgehalten. Wäre dies der Fall, so würde eine Verschlüsselung erfolgen.

 

 

d)   Nutzung des Kassenautomaten für Auszahlungen

 

Prüfungsfeststellung:

Wie bei allen automatisierten Verfahren muss auch beim Einsatz der Kassenautomaten der inneren Kassensicherheit besonderes Augenmerk gewidmet werden. Insbesondere wäre bei Auszahlungen darauf zu achten, dass die von der anordnungsbefugten Dienststelle erstellte Auszahlungsanordnung von einer nicht am Anordnungsverfahren beteiligten Dienstkraft freigegeben wird.

 

Stellungnahme:

Es wird künftig verstärkt darauf geachtet, dass die Auszahlungsanordnungen von einer nicht am Anordnungsverfahren beteiligten Dienstkraft freigegeben werden.

 

 

D.	Betätigungen des Landkreises

 

 

Gegenstand der Betätigungsprüfung ist die Prüfung der kommunalen Einflussnahme auf die rechtlich selbständigen Tochtergesellschaften des öffentlichen und privaten Rechts sowie die Beachtung kommunalrechtlicher Vorschriften (Art. 74 ff. LKrO).

 

Der Landkreis verfügte am 31.12.2012 über die in der folgenden Tabelle dargestellten unmittelbaren und mittelbaren Beteiligungen:

 

Unmittelbare Beteiligungen	Stammkapital/Kommandit-kapital            in €	Anteil in % am Stammkapital/ Kommandit-kapital
Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH	847.210,65	100,00
ConNECT Telezentrum Neustadt GmbH & Co. KG	265.871,78	19,23
Regionalmanagement Stadt und Landkreis gGmbH	25.000	50,00
Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH	1.225.000	50,00
Projektgesellschaft Verkehrslandeplatz Coburg mbH	25.000	10,00
Mittelbare Beteiligungen
WGB Wohnen GmbH	25.000	100,00
PANTUR Grundstücks-Vermietungsgesellschaft mbH & Co. Objekt Coburg KG	4.250.000	5,65
PANTUR Grundstücks-Vermietungsgesellschaft mbH & Co. Objekt Coburg II KG	995.000	5,76

 

Zur Betätigung des Landkreises sind die nachfolgenden Feststellungen, Hinweise und Empfehlungen zu veranlassen.

 

 

TZ 11: Die Verwaltung an den Beteiligungen sollte zentral erfolgen und intensiviert werden.

 

Prüfungsfeststellung:

Die Verwaltung der Beteiligungen ist laut Geschäftsverteilungsplan keinem Geschäftsbereich zugewiesen. Unterlagen und Informationen zu den Beteiligungsunternehmen werden beim Landkreis von verschiedenen Stellen vorgehalten. Der Beteiligungsbericht wird von der Finanzverwaltung erstellt. Weitere Unterlagen, wie z. B. Wirtschaftspläne, Jahresabschlüsse, Prüfberichte der Wirtschaftsprüfer und Protokolle der Sitzungen der Gesellschaftsorgane, mussten zum Teil erst von den Gesellschaften angefordert werden.

 

Die Einwirkungspflicht des Landkreises erfordert den Aufbau und die zweckmäßige Organisation einer Beteiligungsverwaltung.

 

Stellungnahme:

Die Aufgabe der Beteiligungsverwaltung wird dem Fachbereich Finanzen zugewiesen. Dort werden künftig alle wichtigen Unterlagen gesammelt und aufbewahrt.

 

Ob ein erweitertes Beteiligungsmanagement im Landratsamt eingeführt wird, wird evtl. im Rahmen der Erstellung des Haushaltes für 2016 in den politischen Gremien diskutiert und entschieden.

 

 

TZ 12: Vertretung des Landkreises in den Gesellschafterversammlungen oder einem entsprechenden Organ

 

Prüfungsfeststellung:

Der Landrat vertritt den Landkreis in der Gesellschafterversammlung oder einem entsprechenden Organ der Gesellschaften. Das Votum, das der Landrat in der Gesellschaftsversammlung als Vertreter des Landkreises abzugeben hat, wird für ihn in aller Regel keine laufende Angelegenheit i. S. von Art. 34 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 LKrO sein. Es setzt daher grundsätzlich eine Entscheidung des Kreistags oder eines beschließenden Ausschusses voraus. Derartige Beschlüsse des Kreistags für das Abstimmungsverhalten des Landrats in den Gesellschafterversammlungen der Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH und der Regionalmanagement Stadt und Landkreis gGmbH wurden bisher – soweit ersichtlich – gefasst.

 

Für das Abstimmungsverhalten in den Gesellschafterversammlungen der Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH und der ConNECt Telezentrum Neustadt GmbH & Co. KG konnten uns jedoch keine Kreistagsbeschlüsse vorgelegt werden. Insbesondere wird bei den Entscheidungen der Gesellschafterversammlung über die Entlastung des Aufsichtsrats sowie bei der Feststellung des Jahresabschlusses eine Beschlussfassung durch den Kreistag als erforderlich erachtet. Die Beschlussfassung durch den Kreistag sollte vor der Gesellschaftsversammlung stattfinden.

 

Stellungnahme:

Es wird künftig darauf geachtet, dass die Beschlüsse des Kreistags über das Abstimmungsverhalten des Landrats in den Gesellschafterversammlungen vorher gefasst werden.

 

Alternativ wird auch eine Generalermächtigung an den Landrat bzw. an die Vertreter des Landkreises mit ausschließender Berichtspflicht geprüft. Hier kommt es darauf an, was angesichts der Höhe der Beteiligung des Landkreises praktischer und für alle unbürokratischer ist.

 

 

TZ 13: Veröffentlichung der Bezüge der geschäftsführenden Organe

 

Prüfungsfeststellung:

Der Landkreis hat bei Mehrheitsbeteiligungen darauf hinzuwirken, dass jedes Mitglied des geschäftsführenden Unternehmensorgans vertraglich verpflichtet wird, die ihm im Geschäftsjahr gewährten Bezüge jährlich zur Veröffentlichung im Beteiligungsbericht mitzuteilen. Eine entsprechende Regelung wurde jedoch in den derzeitigen Geschäftsführerverträgen der Beteiligungsunternehmen nicht getroffen, eine Veröffentlichung der Geschäftsführerbezüge im Beteiligungsbericht konnte daher nicht erfolgen.

 

Die gesetzliche Hinwirkungspflicht des Landkreises erfordert ein aktives Bemühen, zumindest im Zusammenhang mit der Neubesetzung bzw. bei einer Vertragsverlängerung das erforderliche Einvernehmen für eine Veröffentlichung der Bezüge im Dienstvertrag zu vereinbaren. Deshalb sollte bei Neuverträgen bzw. Vertragsverlängerungen diese Verpflichtung nach Gesetz mit dem gebotenen Nachdruck verfolgt werden. Entsprechende Verpflichtungen wären daher künftig in die Geschäftsführerverträge aufzunehmen.

 

Stellungnahme:

Es wird künftig darauf hingewirkt, dass bei Neubesetzung bzw. bei einer Vertragsverlängerung jedes Mitglied des geschäftsführenden Unternehmensorgans seine im Geschäftsjahr gewährten Bezüge jährlich zur Veröffentlichung im Beteiligungsbericht unter Maßgabe der §§ 2085 und 286 HGB angibt.

 

 

TZ 14: Anwendung weiterer Vorschriften der LKrO

 

In den folgenden Punkten kam der Landkreis seinen aus der Landkreisordnung (LKrO) resultierenden (zwingenden) Verpflichtungen nicht vollständig nach.

 

a)    Prüfungsfeststellung:

Nach Art. 80 Abs. 1 Satz 2 LKrO soll zur Sicherstellung des öffentlichen Zwecks in den Gesellschaftsverträgen der Gesellschaften mit beschränkter Haftung geregelt werden, dass die Gesellschafterversammlung auch über den Erwerb und die Veräußerung von Unternehmen und Beteiligungen und über den Abschluss und die Änderung von Unternehmensverträgen beschließt. Der Gesellschaftsvertrag der Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH sieht keine entsprechenden Regelungen vor. Dem Gesellschaftsvertrag der Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH fehlt eine entsprechende Bestimmung für den Erwerb von Unternehmen und Beteiligungen. Die Gesellschaftsverträge wären bei Gelegenheit entsprechend anzupassen.

 

Stellungnahme:

Die Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH und die Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH werden bei nächst passender Gelegenheit die Regelungen zu den Beanstandungen im Gesellschaftsvertrag ergänzen bzw. entsprechend anpassen.

 

 

b)    Prüfungsfeststellung:

Nach Art. 82 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 LKrO hätte der Landkreis darauf hinzuwirken, dass bei Unternehmensbeteiligungen i. S. von § 53 HGrG in sinngemäßer Anwendung der für Eigenbetriebe geltenden Vorschriften für jedes Wirtschaftsjahr ein Wirtschaftsplan aufgestellt und der Wirtschaftsführung eine fünfjährige Finanzplanung zugrunde gelegt wird. Die Planungsrechnung ist u. a. ein Kriterium zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung durch den Abschlussprüfer (Instrument zur Risikofrüherkennung). Dies kann durch Aufnahme von verpflichtenden Bestimmungen im Gesellschaftsvertrag, in die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung oder durch einen bindenden Gesellschafterbeschluss herbeigeführt werden. Bei der Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH wird erst seit 2011 regelmäßig die Wirtschaftsplanung dem Aufsichtsrat vorgestellt und seine Zustimmung eingeholt. Der uns vorgelegte Wirtschaftsplan 2012 entspricht jedoch nicht den Anforderungen der LKrO, da eine Investitions- und Stellenplanung fehlt. Künftig wäre Art. 82 Abs. 1 Nr. 2 LKrO zu beachten.

 

 

Stellungnahme:

Die Wohnungsbaugesellschaft wurde gebeten, den Wirtschaftsplan künftig um einen Investitions- und Stellenplan zu ergänzen.

 

 

c)    Prüfungsfeststellung:

Der Landkreis hat gemäß Art. 82 Abs. 1 Nr. 4 GO bei Unternehmensbeteiligungen i. S. von § 53 HGrG darauf hinzuwirken, dass ihm und dem überörtlichen Prüfungsorgan die in § 54 HGrG vorgesehenen Befugnisse in den Gesellschaftsverträgen der Beteiligungsunternehmen eingeräumt werden. Im Gesellschaftsvertrag der Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH fehlt eine entsprechende Regelung. Der Landkreis hätte darauf hinzuwirken, dass der Gesellschaftsvertrag bei Gelegenheit angepasst wird.

 

Stellungnahme:

Die Wohnungsbaugesellschaft des Landkreises Coburg mbH wird bei nächst passender Gelegenheit die Regelung zur Beanstandung im Gesellschaftsvertrag ergänzen bzw. entsprechend anpassen.

 

 

E.	Kommunalwirtschaftliche Angelegenheiten

 

 

TZ 15: Weitere Feststellung und Hinweise

 

a)   Fehlender Beschluss zur Änderung des Gesellschaftsvertrags der ConNECt Telezentrum GmbH & Co. KG

 

Prüfungsfeststellung:

Nach § 2 des uns vorgelegten Gesellschaftsvertrags vom 22.11.2009 der ConNECt Telezentrum GmbH & Co. KG ist der Unternehmensgegenstand die Durchführung von Dienstleistungen aller Art zur Nutzung der elektronischen Datenverarbeitung und der Fernkommunikation über Datennetze für Unternehmen, Bürger, Verbände, Kommunen und Landkreise sowie damit in Zusammenhang stehende Geschäfte, die dem Zweck der Gesellschaft zur Förderung geeignet sind und keiner besonderen Erlaubnis bedürfen. Laut letzten vorliegenden geprüften Jahresabschluss zum 31.12.2011 wird der Unternehmensgegenstand wie folgt wiedergegeben: „Gegenstand des Unternehmens ist die Durchführung von Dienstleistungen aller Art, insbesondere zur Förderung des Arbeitsmarktes (Förderung von Unternehmen und Arbeitnehmern), Qualifizierung, Integration, Wirtschaftsförderung und Vermarktung von Dienstleistungen, die damit im Zusammenhang stehen.“ Ein Beschluss der Gesellschafterversammlung bzw. ein zustimmender Beschluss des Kreistags zur Änderung des Unternehmensgegenstands konnte uns nicht vorgelegt werden.

 

Der Landkreis darf sich an Unternehmen nur beteiligen, wenn die Voraussetzungen des Art. 75 Abs. 1 LKrO vorliegen, insbesondere muss ein öffentlicher Zweck vorhanden sein. Bei einem Tätigwerden außerhalb der kommunalen Daseinsvorsorge darf der Zweck nicht ebenso gut und wirtschaftlich durch einen anderen erfüllt werden oder erfüllt werden können (Art. 75 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 LKrO). Die Entscheidungen des Landkreises über die Änderungen von Aufgaben kommunaler Unternehmen sind der Rechtsaufsichtsbehörde rechtzeitig vorzulegen (Art. 84 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 LKrO), so dass diese die Zulässigkeitsvoraussetzungen prüfen kann. Der Landkreis sollte die aufgezeigten Unstimmigkeiten aufklären. Ggf. wären Beschlüsse sowie Anzeigepflichten gegenüber der Rechtsaufsichtsbehörde nachzuholen.

 

Stellungnahme:

ConNECt hat eine Ausfertigung des derzeit gültigen Gesellschaftsvertrages mit einer Gegenüberstellung aller Änderungen zum bisherigen Gesellschaftsvertrag vorgelegt.

 

Mit der Beschlussfassung über die Prüfungsfeststellungen wird der fehlende Beschluss über die Änderung des Gesellschaftsvertrages nachgeholt.

 

 

b)   Verlängerung des Anstellungsvertrag des Geschäftsführer der Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH

 

Prüfungsfeststellung:

In § 2 des Anstellungsvertrags mit dem Geschäftsführer der Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH vom 29.01.2014 ist geregelt, dass der Vertrag für die Zeitdauer von fünf Jahren geschlossen wird und sich jeweils um die Dauer von fünf Jahren verlängert, wenn er nicht 12 Monate vor Ablauf gekündigt wird. Der Anstellungsvertrag des Geschäftsführers ist insoweit „auf Dauer“ angelegt. Wir empfehlen, bei künftigen Vertragsgestaltungen die Verlängerung von einem entsprechenden Beschluss der Gesellschaftsversammlung abhängig zu machen.

 

Stellungnahme:

Die Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH wird die Anregungen zum Anstellungsvertrag mit dem Geschäftsführer entsprechend anpassen und künftig die Verlängerung von einem Beschluss der Gesellschaftsversammlung abhängig zu machen.

 

 

c)   Fehlende Regelung in der Geschäftsordnung der Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH

 

Prüfungsfeststellung:

§ 4 der Geschäftsordnung für die Geschäftsführung der Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH verpflichtet den Geschäftsführer zur Erstellung eines Jahresabschlusses und Wirtschaftsplans mit Stellenplan und fünfjähriger Finanzplanung. Weiterhin ist geregelt, dass der Wirtschaftsplan so fristgerecht aufgestellt wird, dass er zusammen mit der Stellungnahme der Beteiligungsverwaltung der Stadt Coburg der Gesellschafterversammlung vorgelegt werden kann. Eine Abstimmung mit dem Landkreis ist in der Geschäftsordnung nicht vorgesehen. Der Landkreis sollte u. E. prüfen, ob die aktuellen Geschäftsordnungen seiner Beteiligungsgesellschaften noch seinen Bedürfnissen entsprechen.

 

Stellungnahme:

Die Volkshochschule Coburg Stadt und Land gGmbH wird die Anregungen zur Geschäftsordnung berücksichtigen und künftig eine vorherige Abstimmung des Wirtschaftsplans auch mit dem Landkreis Coburg vornehmen.

 

 

d)   Beschränkungen des Geschäftsführers der Regionalmanagement Stadt und Landkreis Coburg GmbH

 

Prüfungsfeststellung:

Laut des Prüfberichts des Jahresabschlusses zum 31.12.2012 der Regionalmanagement Stadt und Landkreis Coburg GmbH ist der Geschäftsführer von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit. Ein Beschluss hierzu konnte uns jedoch nicht vorgelegt werden. Eine Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot sollte lediglich bei im Einzelfall begründeten Vorgängen erfolgen und keine „pauschale“ Gewährung sein. Inwieweit der Geschäftsführer Geschäfte mit „sich selbst“ tätigt, sollte in jedem Fall detailliert mit dem Aufsichtsorgan bzw. der Gesellschafterversammlung besprochen und von diesem genehmigt werden. Die pauschale Ermächtigung entzieht dies der Entscheidungskompetenz der Gesellschafter.

 

Stellungnahme:

Gem. § 6 Abs. 3 Satz 2 der Gesellschaftssatzung kann der Geschäftsführer von der Gesellschafterversammlung von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit werden. Hiervon hat die Gesellschafterversammlung jedoch bisher noch nie Gebrauch gemacht. Insofern ist der Hinweis im Prüfbericht zum o. a. Jahresabschluss nicht korrekt.

 

 

e)   Fehlende Vorlage der Beteiligungsberichte im Kreistag

 

Prüfungsfeststellung:

Zur Zeit unserer Prüfung (November 2013) lagen die Beteiligungsberichte 2010 und 2011 nur im Entwurf vor. Eine Vorlage im Kreistag ist daher bisher noch nicht erfolgt. Nach Art. 82 Abs. 3 Satz 1 LKrO hat der Landkreis jährlich einen Bericht über seine Beteiligungen zu erstellen. Der Beteiligungsbericht soll dafür Sorge tragen, dass trotz privatrechtlicher Ausgliederungen die kommunale Aufgabenfüllung transparent bleibt. Eine Frist für die Vorlage im Kreistag ist gesetzlich nicht geregelt. Da der Beteiligungsbericht einen aktuellen Überblick über die Beteiligungsunternehmen verschaffen soll, empfehlen wir, die Berichte dem Kreistag künftig zeitnäher vorzulegen.

 

Stellungnahme:

Die Beteiligungsberichte der Jahre 2010 und 2011 wurden dem Kreistag bereits zur Kenntnisnahme vorgelegt. Die Beteiligungsberichte für die Jahre 2012 und 2013 werden dem Kreistag vorgelegt.

 

Es wird darauf geachtet, dass der Kreistag künftig zeitnäher von den Beteiligungsberichten Kenntnis erhält.

 

 

TZ 16: Für den Abschluss der Zinsverträge wären jeweils Beschlüsse des zuständigen Gremiums einzuholen; der Nachweis der Wirtschaftlichkeit und die Transparenz der Derivateinsatzes sollten verbessert werden.

 

a)    Prüfungsfeststellung:

Gerade bei Derivatgeschäften ist dringend zu empfehlen mehrere Angebote einzuholen. In die erforderliche Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sind mögliche Alternativen (z. B. Umschulung) ebenso einzubeziehen wie die Kosten des Derivateinsatzes, wobei insbesondere zu unterscheiden ist zwischen den Zinsausgaben, den Beraterhonoraren, den durch den Derivateinsatz verursachten internen (Personal- und Schulungs-)Kosten und den sonstigen (Neben-)Kosten. Der Landkreis hätte daher vor dem Abschluss von Zinsverträgen jeweils Leistungsbeschreibungen zu erstellen und mehrere Angebote einzuholen. Dabei wäre besonders auf die Bonität der möglichen Vertragspartner zu achten. Eine Beschränkung auf regionale Banken (vgl. Beschluss des Kreisausschusses vom 19.07.2007) ist in diesem Geschäftsfeld nicht sinnvoll, zumal diese regelmäßig nur als Vermittler auftreten. Im Übrigen sollte auch die Vorteilhaftigkeit des Derivateinsatzes gegenüber originären Finanzierungsinstrumenten (Festzinsdarlehen, ggf. mit Forwardvereinbarung) jeweils geprüft und das Ergebnis dokumentiert werden. Von Geschäftsabschlüssen ohne Wettbewerb mit dem Institut bzw. dessen Kooperationspartner, das im Vorfeld Beratungsleistungen erbracht hat, raten wir dringend ab, da Interessenkonflikte nicht ausgeschlossen werden können.

 

 

Stellungnahme:

Die Prüfungsfeststellung, bei Derivatgeschäften mehrere Angebote einzuholen und die Vorteilhaftigkeit des Derivateinsatzes gegenüber originären Finanzierungsinstrumente im Einzelfall zu prüfen und zu dokumentieren wird zur Kenntnis genommen und bei künftigen Derivatgeschäften beachtet.

 

 

b)    Prüfungsfeststellung:

Geschäftsabschlüsse im Zusammenhang mit Finanzderivaten gelten nicht als laufende Angelegenheit i. S. des Art. 34 Abs. 1 Satz 1 Nr. LKrO und sind im Regelfall auch nicht dringlich i. S. von Art. 34 Abs. 3 LKrO. Eine pauschale Ermächtigung der Verwaltung zum Abschluss solcher Geschäfte durch einfachen Beschluss des Kreisausschusses ist u. E. nicht möglich. Grundsätzlich ist daher jedes einzelne Derivatgeschäft von dem nach der Geschäftsordnung zuständigen Gremium zu beschließen. Soweit das zuständige Gremium aufgrund marktspezifische Notwendigkeiten (z. B. schnell ändernde Konditionen) den Abschluss eines Derivatgeschäftes nicht vorher abschließen kann, muss die Verwaltung durch ausreichend konkrete Vorgaben für den Einzelfall ermächtigt werden (z. B. abzusicherndes bzw. zu optimierendes Grundgeschäft, Art des Derivates, Nominalwert, Laufzeit, maximaler/minimaler Festzins, variabler Referenzzinssatz, Mindestbonität des Swap-Partners), das Geschäft bestmöglich im Rahmen dieser Vorgaben abschließen zu können. Über den Abschluss wäre dem Gremium in der nächstmöglichen Sitzung zu berichten.

 

Stellungnahme:

Mit den Beschlüssen vom 19.07.2007 und 06.12.2007 hat der Kreisausschuss die Verwaltung zum Abschluss einzelner Finanzinstrumente auf der Grundlage des Derivaterlasses des BayStMI ermächtigt. Diese Ermächtigung wurde seinerzeit seitens der Verwaltung für den Abschluss solcher Verträge für ausreichend erachtet. In Befolgung der Prüfungsfeststellung ist künftig bei jedem neuen Derivatgeschäft vor dessen Abschluss zusätzlich noch eine Beschlussfassung mit konkreten Vorgaben für den Einzelfall vorgesehen.

 

 

c)    Prüfungsfeststellung:

Die bisherige Berichterstattung an den Kreisausschuss (23.07.2009) erachten wir für nicht ausreichend. Über den Abschluss eines Payer-SWAPS im Dezember 2011 wurde der Kreisausschuss bisher beispielsweise nicht informiert. Neben den künftig zu fassenden Beschlüssen zu den Einzelabschlüssen sollte das zuständige Gremium in regelmäßigen Zeitabständen über die bestehenden Zinsverträge und deren Entwicklung informiert werden.

 

Stellungnahme:

Die Berichterstattung an den Kreisausschuss über den Abschluss eines Payer-SWAPS im Dezember 2011 ist seinerzeit unterblieben. Künftig wird, wie es am 23.07.2009 bereits in ausreichenden Maß der Fall war, das Gremium bei jedem neuen Abschluss und in regelmäßigen Zeitabständen auch über die bereits bestehenden Zinsverträge und deren Entwicklung informiert.

 

 

d)    Prüfungsfeststellung:

Ob eine eigene Dienstanweisung für den Derivateinsatz erforderlich ist, beurteilt sich vor allem nach dem Umfang des Kreditportfolios und dem Umfang des Einsatzes von Derivaten. Eine solche Dienstanweisung müsste u. a. das Verfahren beim Abschluss und bei der Beendigung von Finanzderivaten, der Einbindung fachkundiger Berater sowie Dokumentations- und (regelmäßige) Berichtspflichten regeln. Soweit keine Dienstanweisung erlassen werden soll, sollten zumindest die Rahmenbedingungen für den Derivateinsatz durch das zuständige Gremium beschlussmäßig festgelegt werden.

 

 

Stellungnahme:

Derzeit sind keine neuen Derivatgeschäfte beabsichtigt. Soweit ein solches künftig ansteht, ist vorgesehen, mit der Einzelfallentscheidung des Kreis- und Strategieausschusses für den neuen Zinsvertrag gem. Buchstabe b) auch die generellen Rahmenbedingungen für den Derivat beschlussmäßig festzulegen.

 

 

e)    Prüfungsfeststellung:

Der Landkreis muss beim Einsatz von Finanzderivaten über ein eigenes Finanzmanagement mit entsprechendem Fachwissen verfügen, das ihm eigenverantwortliche Entscheidungen beim Abschluss der Geschäfte ermöglicht. Im IMS vom 14.09.2009 heißt es hierzu: „Derivative Finanzierungsinstrumente erfordern in der Kommune ein entsprechendes Finanzmanagement mit dem notwendigen Fachwissen, was sich nur bei großen Kommunen mit einer Vielzahl solcher Geschäfte bezahlt machen dürfte.“ Auch wenn der Derivateinsatz beim Landkreis zum Prüfungszeitpunkt vergleichsweise überschaubar war, sind doch Mindestanforderungen (z. B. im Hinblick auf eine sachgerechte Ausschreibung der Finanzprodukte) zu gewährleisten. Die zuständigen Mitarbeiter sollten ausreichend geschult werden.

 

Stellungnahme:

Schulungs- und Fortbildungsangebote für den Einsatz von Finanzderivaten wurden in der Vergangenheit nur sehr spärlich unterbreitet. Mehrfach wurden auch bereits angesetzte Schulungs- und Fortbildungsveranstaltungen wegen zu geringer Teilnehmerzahl kurzfristig wieder abgesetzt. Soweit dennoch eine Teilnahme möglich war, wurde dies in der Vergangenheit genutzt und wird auch künftig genutzt werden.

 

 

TZ 17: Verletzung des Konnexitätsprinzips bei der Umschuldung eines Grundgeschäftes; finanzieller Verlust durch vermeidbare doppelte Zinssicherung

 

Der Landkreis, vertreten durch den damaligen Karl Zeitler, schloss am 30.04.2008 mit der Bayerischen Hypo- und Vereinsbank AG einen Payer-Swap zur Zinssicherung für ein bestehendes Darlehen bei der HSH Nordbank, für das die Zinsbindungsfrist am 30.09.2010 auslief. Für den Zeitraum nach Ablauf der Zinsbindung vereinbarten die Vertragsparteien zu einem (konstanten) Grundbetrag von 937.042,63 € einen Festzinssatz von 5,01 % und als variablen Zinssatz den 3-Monats-Euribor. Weiterhin wurde die Vertragslaufzeit bis zum 29.06.2040 vereinbart.

 

Bei Ablauf der Zinsbindung für das Grundgeschäft wurde die bestehende Sicherungsbeziehung von der Verwaltung übersehen und das Darlehen – unter Vereinbarung einer neuen Festzinsbindung (nominal 2,51 %) – umgeschuldet. Nachdem die Verwaltung erkannte, dass zu einem weiterlaufenden Zinsvertrag kein Grundgeschäft mit einer dem Derivaterlass genügendem Konnexität mehr bestand, wurde im Rahmen der haushaltsplanmäßigen Kreditaufnahmen im Dezember 2011 ein neues Darlehen über den Grundbetrag des Zinsvertrages mit einer variablen Verzinsung (3-Monats-Euribor zzgl. 0,47 % Marge) aufgenommen. Allerdings wurde – im Vergleich zu dem Zinsvertrag – eine deutlich kürzere Darlehenslaufzeit (bis 31.12.2021) vereinbart. Eine vorzeitige Auflösung des Derivates wurde aufgrund dessen negativen Marktwertes (rd. – 228.000,00 € per 30.06.2011) nicht weiter verfolgt.

 

 

a)    Prüfungsfeststellung:

Nach dem Derivaterlass des BayStMI müssen derivate Finanzierungsinstrumente in einem nachweisbaren sachlichen und zeitlichen Zusammenhang (Betrags- und Laufzeitkongruenz) mit einem konkret vorhandenen oder aktuell neu abgeschlossenen Kreditvertrag (Grundgeschäft) stehen (sog. Konnexität). Insbesondere der notwendige sachliche Zusammenhang erfordert, dass zu einem Payer-Swap variable verzinste Kredite mit entsprechender Laufzeit und Höhe bestehen. Dies hat der Landkreis bei der Umschulung des Grundgeschäftsdarlehens nicht beachtet und damit gegen das Konnexitätsprinzip verstoßen. Wir weisen darauf hin, dass Derivate, die ohne ein konnexes Grundgeschäft gehalten werden, als spekulativ anzusehen und damit für bayerische Kommunen unzulässig sind.

 

Die Konnexität im Sinne des Derivaterlasses konnte streng genommen auch durch das „Nachschieben“ eines Grundgeschäftes nicht wieder hergestellt werden, da sich Zinsgeschäfte nach dem Wortlaut des Derivaterlasses nur auf konkret vorhandene oder aktuell abgeschlossene Kreditverträge beziehen dürfen und damit nicht auf zukünftige Abschlüsse. Darüber hinaus weichen die Laufzeiten des Zinsvertrages und des nachgeschobenen Grundgeschäftes erheblich voneinander ab. Nach den erteilten Auskünften hat die Finanzverwaltung die Darlehensverlängerung bzw. den Abschluss eines Folgevertrags zuverlässig vorgemerkt. Der Landkreis hätte künftig die Vorgaben des Derivaterlasses zu beachten.

 

Stellungnahme:

Bei der Umschuldung des Darlehens bei der HSH Nordbank zum 30.09.2010 wurde seinerzeit die über dem Swap bei der Bayerischen Hypo- und Vereinsbank AG bestehende Sicherungsbeziehung von der Verwaltung übersehen. Damit war für den weiterlaufenden Zinsvertrag kein Grundgeschäft mehr vorhanden. Nachdem dieser Verstoß gegen das Konnexitätsprinzip bekannt wurde, wurde der Fehler im November 2011 durch die Aufnahme eines neuen Darlehens über den Grundbetrag des Zinsvertrages erst nachträglich wieder geheilt. Durch bessere Aufmerksamkeit soll künftig ein solcher Fehler vermieden und die Einhaltung der Vorgaben des Derivaterlasses sichergestellt werden.

 

 

b)    Prüfungsfeststellung:

Durch die Umschuldung des Grundgeschäftsdarlehens zu einem Festzinssatz von 2,51 % sind dem Landkreis vermeidbare Zinsausgaben entstanden. Eine Zinssicherung für das Darlehen war – aufgrund des bestehenden Payer-SWAPs – nicht erforderlich (und auch nicht  zulässig, vgl. Buchst. a). Hätte der Landkreis das betreffende Darlehen – wie im Zinsvertrag vorgesehen – variabel verzinslich auf 3-Monats-Euribor-Basis weitergeführt, wären aufgrund des niedrigen variablen Zinssatzes geringere Kreditzinsen angefallen. Unter Einrechnung einer durchschnittlichen Marge von 0,3 % für ein fiktives variabel verzinstes Darlehen ergibt sich für den Zeitraum vom 01.10.2010 (Umschuldung Grundgeschäftsdarlehen) bis zum 31.12.2010 (Aufnahme „nachträgliches“ Grundgeschäftsdarlehen) eine zusätzliche Zinsbelastung von rd. 11.400,00 €. Hinsichtlich des eingetretenen Verlustes verweisen wir weiterhin auf den letzten Abschnitt dieses Prüfungsberichts.

 

Stellungnahme:

Die Prüfungsbeanstandung erfolgt zu Recht. Auf die Ausführungen zu Buchst. a) wird Bezug genommen. Durch die falsche Sachbearbeitung des Fachbereichsleiters Finanzen ist dem Landkreis im Zeitraum vom 01.10.2010 bis 31.12.2011 gemäß der beiliegenden Berechnung ein Vermögensschaden von insgesamt 11.410,84 € entstanden. Der Schaden wurde der Kassenversicherung zur Regulierung angezeigt.

 

 

TZ 18: Hinweise zum Straßenunterhalt

 

Prüfungsfeststellung:

Nach den vor Ort erhaltenen Auskünften besteht ein nicht unerheblicher Sanierungsbedarf bei den Kreisstraßen. Die Träger der Straßenbaulast haben ihre Straßen in einem dem regelmäßigen Verkehrsbedürfnis genügenden Zustand zu erhalten. Als Grundlage für eine zielgerichtete Erhaltungsplanung ist eine systematische Erfassung und Auswertung des baulichen Straßennetzes hilfreich.

 

Der Landkreis ist für den Ausbau und den Unterhalt von rd. 195 km Kreisstraßen zuständig; der Unterhaltsaufwand hierfür beläuft sich lt. Erhebungen der Forschungsgesellschaft für das Straßen- und Verkehrswesen auf rd. 1,10 €/qm. Nach den erhaltenen Auskünften vor Ort ist eine auf Substanzerhalt gerichtete Straßenunterhaltung nicht in vollem Umfang gewährleistet, da hierfür bisher zur Verfügung gestellten Finanzmittel nicht ausreichend sind bzw. bei einer angenommenen Straßen-Lebensdauer von durchschnittlich 30 Jahren der alljährlich zu sanierende km-Anteil (rd. 6,5 km) nicht erreicht wird. Auch schiebt der Landkreis an sich notwendige Sanierungsmaßnahmen teilweise seit vielen Jahren vor sich her.

 

Wir empfehlen, nach Möglichkeit den Bestandserhalt sichernde Finanzmittel bereitzustellen. Abschließend bemerken wir, dass verschiedene Auf- und Abstufungen (z. B. CO 16 im Bereich Seßlach oder CO 17 im Bereich Rödental/Unterwohlsbach) noch vorzunehmen sind.

 

Stellungnahme:

Eine Prioritätenliste über einen 4-Jahres Zeitraum (letzter Stand November 2013) existiert seit langer Zeit, allerdings nicht als Schadenskataster über das gesamte Kreisstraßennetz. Diese Prioritätenliste wird seitens des FB Tiefbau an Hand von Tragfähigkeitsmessungen und ständiger Zustandsüberwachungen, auch durch die Kreisstraßenmeisterei, fortgeschrieben. Diese Verfahrensweise hat sich insoweit bewährt, da bei erkennbarer deutlicher Verschlechterung eines Streckenabschnitts eine neue Bewertung und Rangfolge festgelegt werden konnte. Allerdings muss Voraussetzung sein, dass die Abwägungen und Entscheidungen der Fachstellen maßgeblich sind. Dies ist aus der Praxis allerdings nicht immer der Fall.

 

Auf ein sog. Unterhaltungsmanagement nach den Empfehlungen der Forschungsgesellschaft für Straßenwesen wurde wie auch bei den meisten anderen Landkreisen aus Kostengründen bisher verzichtet.

 

Die vom BKPV ermittelten 6,5 km zu sanierenden Kreisstraßen zur Substanzerhaltung entsprechen der Ermittlung des FB Tiefbau. Auch der für notwendig erachtete Bedarf von rd. 1,2 Mio. € pro Jahr zur Erhaltung des Straßenoberbaues kann nur bestätigt werden. In den vergangenen Jahren wurden hierfür haushaltsmäßig nur 300.000,00 € bis 500.000,00 € zur Verfügung gestellt. Auf den daraus resultierenden entstehenden Substanzverlust wurde in den letzten 15 Jahren mehrfach durch den FB Tiefbau hingewiesen.

 

Bezüglich der Bemerkung zu Auf- und Abstufungen sind nicht nur die CO 16 (Neubau in Seßlach) und CO 17 (KVP bei und Teilstrecke in Unterwohlsbach) betroffen, sondern es müssen noch weitere Widmungs- und Umstufungsverfahren an Kreisstraßen

-  CO 3;          Ausbau bei Roßfeld

-  CO 4;          Marktplatz Bad Rodach

-  CO 13;        KVP Ebersdorf

-  CO 16;        Fehlerbereinigung an Landkreisgrenze

-  CO 25;        Ausbau bei Gossenberg

erarbeitet und abgeschlossen werden. Dies ist hauptsächlich trotz Prioritätenmanagement mit Dauerüberlastungen in den Fachbereichen „Kämmerei“ und „Tiefbau“ begründet. Diese Tatsache wird sich nochmals bei Realisierung der CO 13 verstärken, da vom FB Tiefbau für die örtliche Bauüberwachung ohne Wahrnehmung der Bauherrenaufgaben Leistungen in Höhe von rd. 255.000,00 € zu erbringen sind.

 

Abschließend wird angemerkt, dass der Prüfungsbericht des BKPV zum Thema Straßenunterhalt die notwendigen Erfordernisse darlegt.

 

 

 

TZ 19: Grundsteuerbefreiung nicht beachtet

 

Prüfungsfeststellung:

Der Landkreis entrichtet seit 2009 für das Landratsamt-Areal (Lauterer Str. 58) Grundsteuer B in Höhe von rd. 549,00 € jährlich (zuvor: rd. 586,00 €). Grund hierfür ist, dass ehemals eine örtliche Sparkassenfiliale im Erdgeschoss des Landratsamtes untergebracht war. Nach den erhaltenen Auskünften ist dies jedoch seit etwa 10 Jahren nicht mehr der Fall. Gem. § 3 Abs. 1 Satz 1 Ziff. 1 i. V. m. Abs. 2 Grundsteuergesetz (GrStG) besteht – mit Ausnahme der beiden Hausmeisterwohnungen – eine Befreiung von der Grundsteuer.

 

Stellungnahme:

Nach Auszug der Sparkassenfiliale aus dem Landratsamtsgebäude im Jahr 2003 hätte die Grundsteuer ab dem 01.01.2004 neu festgesetzt werden müssen. Der Antrag auf Neufestsetzung der Einheitsbewertung wurde nachträglich beim Finanzamt Coburg gestellt. Mit entsprechenden Grundsteuerbescheid der Stadt Coburg vom 28.01.2014 wurde die Grundsteuer rückwirkend bis zum Jahr 2009 von jährlich 549,20 € auf 388,92 € festgelegt. Für den Zeitraum vom 01.01.2009 bis 31.12.2013 wurde dem Landkreis die jährliche Differenz von 160,28 €, insgesamt 801,40 €, erstattet.

 

Die zu viel gezahlten Steuern für den Zeitraum vom 01.01.2004 bis 31.07.2007 können aufgrund der Verjährungsfrist von 6 Jahren nicht mehr das Kassenversicherung gemeldet werden. Der Vermögensschaden im Jahr 2008 von 160,28 € liegt unter der Eigenbeteiligung von 250,00 €, sodass ebenfalls eine Anmeldung bei der Kassenversicherung nicht mehr möglich ist.

 

 

TZ 20: Kontoführungsgebühren

 

Prüfungsfeststellung:

Der Landkreis Coburg zahlt alljährlich an die Sparkasse rd. 3.000,00 € Kontoführungsgebühren. Hierüber besteht nach den uns erteilten Auskünften lediglich eine mündliche Übereinkunft, die seit vielen Jahren so praktiziert wird. Aus unserer überörtlichen Prüfungstätigkeit ist uns bekannt, dass bei anderen geprüften Stellen keine Kontoführungsgebühren anfallen oder mit der Einführung von Online-Banking erheblich gesenkt wurden. Wir empfehlen, mit der Sparkasse in Verbindung zu treten und möglichst günstigere Konditionen für die Kontoführung auszuhandeln.

 

Stellungnahme:

Die bestehende Regelung (Pauschale i. H. v. 255,65 € monatlich) wurde von den damaligen Vorständen der Sparkasse Coburg-Lichtenfels (damals: Vereinigte Coburger Sparkassen) sowie den damaligen Kämmerern der Stadt und des Landkreises Coburg vereinbart. Eine Vergleichsberechnung der Sparkasse Coburg-Lichtenfels vom 16.07.2013 hat ergeben, dass bei einer Abrechnung nach tatsächlichen angefallenen Buchungsposten ein wesentlich höherer Betrag entrichtet werden müsste. Aktuell werden die Kontoführungsgebühren neu verhandelt und angepasst. Mit einer Reduzierung der Pauschale ist jedoch nicht zu rechnen.

 

 

 

F.	Personalrechtliche Angelegenheiten

 

 

TZ 21: Personalrechtliche Angelegenheit: Feststellung und Hinweise

 

 

a)   Unfall der Beschäftigten U. F.

 

Prüfungsfeststellung:

Wegen der bei einem Unfall erlittenen Verletzungen war die Beschäftigte U. F. arbeitsunfähig. Vom Schädiger bzw. dessen Haftpflichtversicherung wurde für den Zeitraum, für den der Landkreis Lohnfortzahlung leisten musste (06.11.2010 bis 17.12.2010), lediglich der auf die Zeit der Arbeitsunfähigkeit entfallende Bruttolohn, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und zur Zusatzversorgung sowie die Pauschalsteuer für die Umlage an die ZVK gefordert. Bei der Ermittlung der Ansprüche nach § 6 EntgFG wären – jeweils anteilig – auch die Jahressonderzahlung sowie die vermögenswirksamen Leistungen zu berücksichtigen gewesen.

 

Stellungnahme:

Die Verwaltung hat die restlichen Schadensersatzansprüche noch im Verlauf der Prüfung berechnet und geltend gemacht. Die Zahlung ging noch im Verlauf der Prüfung ein.

 

 

b)   Unfallversicherung für die ehrenamtlichen Kreisräte und für die Volks- und Berufsschüler

 

Prüfungsfeststellung:

Für die ehrenamtlichen Kreisräte und für die Volks- und Berufsschüler besteht eine Unfallversicherung bei der Versicherungskammer Bayern (Kosten 2012 insgesamt 2.725,00 €). Für die Tätigkeit der kommunalen Mandatsträger und der Schüler besteht jedoch bereits Versicherungsschutz im Rahmen der gesetzlichen Unfallversicherung (§ 2 Nr. 10 SGB VIII). Die Versicherungen erscheinen entbehrlich.

 

Stellungnahme:

Bei der Unfallversicherung für Kommunale Mandatsträger und für Volks- und Berufsschüler handelt es sich im herkömmlichen Sinne nicht um eine Doppelversicherung, sondern um einen ergänzenden Versicherungsschutz zum KUVB. Der KUVB leitest z. B. erst ab einem messbaren Invaliditätsgrad von 20 % und mehr. Weiter ist hier in aller Regel eine Todesfallentschädigung vereinbart und ein Krankenhaustagegeld, welcher der KUVB i. a. R. nicht hat. Bei der überwiegenden Mehrheit der kommunalen Kunden der Versicherungskammer werden diese Verträge deshalb aufrechterhalten.

 

 

c)   Beförderung Verwaltungsbeamten T. K.

 

Prüfungsfeststellung:

Der Verwaltungsbeamte T. K. wurde mit Wirkung vom 01.05.2002 zum Amtsinspektor befördert. Eine Änderungsmeldung an den Bayerischen Versorgungsverband ist jedoch versehentlich unterblieben. Erst mit der Gewährung einer Amtszulage ab 01.03.2008 erhielt der Versorgungsverband Kenntnis von der Beförderung im Jahr 2002. Der Landkreis musste daraufhin eine Umlagenachzahlung von rd. 5.400,00 € (davon rd. 640,00 € Verzugszinsen) nachentrichten. In Bezug auf die Verzugszinsen wurde nach während der Prüfung die Kassenversicherung eingeschaltet.

 

 

Stellungnahme:

Die Meldung wurde versehentlich nicht rechtzeitig gefertigt. Die Verzugszinsen wurden der Kassenversicherung gemeldet. Änderungen werden nun zeitnah dem Versorgungsverband mitgeteilt, die entsprechende Bestätigung und Verarbeitung durch den Versorgungsverband wird überwacht. Das Verfahren wird künftig beachtet.

 

 

d)   Nebentätigkeit des Landrats

 

Prüfungsfeststellung:

Der Landrat legt seit seinem Amtsantritt (Mai 2008) jährlich eine Aufstellung über die von ihm ausgeübten Nebentätigkeiten vor. Die Verwaltung prüft anhand dieser Aufstellung, ob eine Genehmigungs- bzw. Ablieferungspflicht besteht. Die bisher vom Landrat vorgelegte Aufstellung enthielt alljährlich zwei Positionen; der Landrat übt jedoch nachweislich mehr als zwei Nebentätigkeiten aus.

 

Für alle Nebentätigkeiten, die nicht genehmigungsfrei sind, ist grundsätzlich eine Nebentätigkeitsgenehmigung erforderlich. Zuständig für die Erteilung der Nebentätigkeitsgenehmigung ist der Kreistag als oberste Dienstbehörde. Nebentätigkeiten, die der Landrat im Rahmen eines öffentlichen Ehrenamtes ausübt, sind genehmigungsfrei. Ebenfalls bestimmt sich für den Landrat evtl. eine Ablieferungspflicht aus Nebentätigkeiten.

 

Künftig wäre jeweils eine vollständige Übersicht über alle ausgeübten Tätigkeiten vorzulegen, damit die Verwaltung einzelfallbezogen überprüfen kann, ob bzw. inwieweit hierfür eine Ablieferungspflicht besteht.

 

Stellungnahme:

Die Verwaltung wurde vom Landrat beauftragt und ermächtigt, alle potentiellen Nebenbeschäftigungen zu ermitteln und zu erfassen. Es wurde bereits eine Liste mit den bekannten Nebenbeschäftigungen erstellt. Die vollständige Erfassung läuft jedoch noch. Anhand dieser Liste werden die Ablieferungspflichten des Landrats beurteilt.

 

 

e)   Nachzahlung an die Beschäftigte N. S.

 

Prüfungsfeststellung:

Die Beschäftige N. S. erhielt mit der Entgeltabrechnung Juni 2011 eine Nachzahlung wegen einer versehentlich nicht gezahlten Zulage gem. § 2 zur Anlage 3 BAT für den Zeitraum von Januar 2010 bis Mai 2011. Auf die Ausschlussfrist des § 37 TVöD haben wir hingewiesen.

 

Stellungnahme:

Die Ausschlussfrist des § 37 TVöD wird zukünftig noch strenger beachtet.

 

 

 

G.	Sonstige Hinweise

 

 

TZ 22: Im Verlauf der Prüfung wurden nachfolgende Sachverhalte mit der Verwaltung kurz erörtert:

 

a)   Zinssatz bei der Inanspruchnahme von Kassenkrediten

 

Prüfungsfeststellung:

Der vereinbarte Zinssatz für die Inanspruchnahme von Kassenkrediten betrug zum Zeitpunkt unserer Prüfung 3,25 %. Wir haben im Hinblick auf die bevorstehenden hohen Ausgaben darauf hingewiesen, dass uns hier deutlich günstigere Zinssätze bekannt sind.

 

Stellungnahme:

Vor Inanspruchnahme eines Kassenkredits wird mit der Hausbank der aktuelle Zinssatz verhandelt.

 

 

b)   Versicherung der Dienstfahrzeuge

 

Prüfungsfeststellung:

Der Landkreis hat seine gesamte Fahrzeugflotte bei der Versicherungskammer Bayern versichert. Der Verwaltung wird empfohlen, turnusgemäß in mehrjährigen Abständen eine Überprüfung von der Versicherungskammer vornehmen zu lassen, ob die Fahrzeuge in der jeweils günstigsten Schadensfreiheitsklasse eingestuft sind.

 

 

Stellungnahme:

Vom Fachbereich Z1 werden die Versicherungsverträge laufend geprüft und es wird nach Optimierungsmöglichkeiten gesucht. Zuletzt wurde Anfang 2015 eine Rabattoptimierung durchgeführt. Durch den Tausch der Schadenfreiheitsrabatte bei sechs Fahrzeugen konnten rd. 650,00 € eingespart werden.

 

Im Jahr 2015 soll auch wieder ein Vergleich verschiedener Versicherungsanbieter durchgeführt werden, die Daten wurden soweit vorbereitet, Angebote demnächst angefordert.

 

c)   Ergänzung des Wohnraummietvertrages

 

Prüfungsfeststellung:

Im Wohnraummietvertrag vom 15.11.2011 (betreffend Mietobjekt: Lauterer Str. 58, Wohnung rechts, 96450 Coburg) wurde ausdrücklich die Übernahme der Betriebskosten und die Übernahme der Schönheitsreparaturen durch den Mieter vereinbart. Eine nähere Definition der Betriebskosten bzw. was zu den Schönheitsreparaturen zählt erhält der Mietvertrag jedoch nicht. Es empfiehlt sich, bei künftigen Wohnraummietverträgen die Übernahme dieser Kosten auf Grundlage der sog. Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu vereinbaren (vgl. § 556 Abs. 1 BGB) sowie den Begriff der Schönheitsreparaturen näher zu definieren. Darunter sind üblicherweise die in der Wohnung anfallenden Renovierungsarbeiten (z. B. Tapezieren, Streichen der Wände und Decken und ggf. Fußböden, der Heizrohre, der Innentüren sowie der Fenster und Außentüren von innen) zu verstehen. Eine Vereinbarung zur Übernahme anfallender Kleinreparaturen durch den Mieter enthält der Mietvertrag ebenfalls nicht.

 

Stellungnahme:

Der Mietvertrag vom 15.11.2011 zwischen dem Landkreis Coburg und den Mieter der Wohnung Lauterer Str. 58 (rechts) wurde entsprechend ergänzt. Der Mieter hat eine Ausfertigung erhalten.

 

 

d)   Falsche Fortschreibung des Rücklagenbestandes

 

Prüfungsfeststellung:

Die von der Verwaltung gefertigte Rücklagenübersicht (§ 81 Abs. 2 KommHV-Kameralistik) der Haushaltsjahre 2010 und 2011 stimmte nicht mit der Fortschreibung des Rücklagenbestandes anhand der in den Jahresrechnungen ausgewiesenen Sollzuführungen und Sollentnahmen überein. Hierauf hatte bereits die örtliche Rechnungsprüfung hingewiesen. Der Differenzbetrag betrug 1.891,46 €. Die Angelegenheit wurde noch im Verlauf der Prüfung geklärt.

 

Stellungnahme:

Der Übertragungsfehler war von der Verwaltung bereits vor der Prüfung bemerkt worden. Mit der Fortschreibung des Rücklagestandes im Rechenschaftsbericht zur Jahresrechnung 2012 vom 11.07.2013 wurde dieser Fehler korrigiert.

 

e)   Aktualität von Dienstanweisungen

 

Prüfungsfeststellung:

Beim Landkreis besteht eine Vielzahl von Dienstanweisungen bzw. innerorganisatorischen Vorgaben. Eine nicht unerhebliche Anzahl der erlassenen Vorgaben ist aufgrund des mittlerweile vergangenen Zeitraums überholt, formal jedoch noch immer in Kraft. Wir empfehlen – im Interesse der Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit – stets eine aktuelle Übersicht der gültigen Dienstanweisungen vorzuhalten. Diese wären regelmäßig auf ihre Aktualität zu überprüfen und ggf. anzupassen. Es ist in geeigneter Weise sicherzustellen, dass alle Bediensteten stets Kenntnis von den für sie maßgeblichen Dienstanweisungen erhalten.

 

Stellungnahme:

Von der Projektgruppe „Geregelte Kompetenzen“ wurde die Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) und die Ergänzungen für das Landratsamt Coburg vom 20.12.2001, die seit 01.01.2002 in Kraft sind, zum 01.01.2014 überarbeitet.

 

Jeder Fachbereich hat ein ausgedrucktes Exemplar der AGO erhalten. Die Führungskräfte haben die AGO und die Ergänzungen für das Landratsamt Coburg mit Anlagen in ihrem Zuständigkeitsbereich gegen Unterschrift zur Kenntnis gegeben. Die Bestimmungen der AGO sind von allen Bediensteten des Landratsamtes Coburg zu beachten und anzuwenden. Das Gesamtwerk der AGO mit Ergänzungen für das Landratsamt Coburg wird auch in das Landratsamt-Wiki eingepflegt und ist somit für jeden Bediensteten einsehbar.

 

f)    Prüfung der Jahresrechnung 2012

 

Prüfungsfeststellung:

Die Jahresrechnung 2012 wäre noch örtlich zu prüfen und festzustellen.

 

Stellungnahme:

Die örtliche Prüfung der Jahresrechnung 2012 durch den Rechnungsprüfungsausschuss ist abgeschlossen. Das Ergebnis ist im Bericht des Kreisrechnungsprüfungsamtes vom 20.12.2013 zusammengefasst. Der Kreistag hat am 27.02.2014 die Jahresrechnung festgestellt und die entsprechende Entlastung für 2012 erteilt.

 

 

I.            Zusammenfassung des Prüfungsergebnisses

 

Der Landkreis Coburg erhielt insgesamt überhöhte Erstattungsleistungen des Bundes für die Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung sowie beim Belastungsausgleich. Außerdem waren einerseits die Statistikmeldungen für die Sozialhilfe zu hoch und flossen entsprechend in die Bemessung der Schlüsselzuweisungen ein. Andererseits blieben dort die kommunalen Eingliederungsleistungen in Arbeit nach dem SGB II für die Kinderbetreuung bislang unberücksichtigt. Des Weiteren waren die Leistungen an Asylbewerber nicht vollständig mit dem Freistaat Bayern abgerechnet.

 

Der Zuschussbedarf in der Jugendhilfe nahm im Berichtszeitraum deutlich zu. Ursächlich hierfür war u. a. ein Anstieg der Fallzahlen bei den stationären Hilfen.

 

Im Bereich der Informationstechnik bestehen Schwachstellen bei der Datensicherung, beim Virenschutz und bei der Firewall. Durch zu weitreichende Zugriffsberechtigungen, fehlende Funktionstrennung, die Möglichkeit Benutzerkonten unbefugt verwenden zu können sowie aufgrund von Defiziten bei der elektronischen Archivierung ist die Kassensicherheit nur eingeschränkt gewährleistet. Die Kassensicherheit könnte durch eine Änderung beim Online-Banking-Verfahren ebenfalls verbessert werden.

 

Die Verfahrensabläufe in der Kasse sind teilweise unwirtschaftlich und sollten geändert werden.

 

Im Hinblick auf die bedeutende Rolle, die den Beteiligungen des Landkreises zukommt, empfehlen wir, die Beteiligungsverwaltung innerhalb der Landkreisverwaltung zu stärken. Diese hätte künftig insbesondere dafür zu sorgen, dass für sämtliche Beteiligungen die kommunalrechtlichen Vorschriften (Art. 74 ff. LKrO) eingehalten und die Berichte über die Abschlussprüfungen der Jahresabschlüsse beschafft, ausgewertet und aufbereitet werden.

 

Bei den vom Landkreis eingesetzten derivativen Finanzinstrumenten wurde auf die Einholung von Vergleichsangeboten verzichtet. Die zuständigen Gremien wurden nicht ausreichend informiert, dass Konnexitätsprinzip nur unzureichend beachtet. In diesem Zusammenhang entstanden Mehrkosten zu Lasten des Landkreises.

 

Die bisherigen Aufwendungen im Bereich des Straßenunterhalts sind für einen dauerhaften Substanzerhalt nicht ausreichend.

 

Im Bereich des Personalrechts waren nur geringfügige Hinweise veranlasst.

 

Die im Bericht zu Lasten des Landkreises festgestellten Einnahmeausfälle oder Mehraufwendungen wurden, soweit die Voraussetzungen erfüllt waren, als Vermögensschaden bei der Kassenversicherung angemeldet.

 

Schadensfall	Schadenshöhe	Erstattungsbetrag
TZ 1 Buchst. a	3.000,00 €	2.750,00 €
TZ 5	1.020,68 €	770,68
TZ 17 Buchst. b	11.410,84 €	11.160,84 €
TZ 19	801,40 €	Erstattungsanspruch verjährt
TZ 21 Buchst. c	643,45 €	kein Anspruch auf Erstattung
Summe	16.876,37 €	14.681,52 €

 

Die Erstattungsbeträge sind wie angegeben auf dem Konto des Landkreises eingegangen.

aus der Beratung:

 

Landrat Michael Busch bietet an, nachdem Kreisrat Hendrik Dressel unter Hinweis auf die umfangreichen Unterlagen um Aufschub zur Durchführung bittet, dass der Prüfbericht in den nächsten Fraktionssitzungen besprochen werden könne. Rückfragen sollen vor der Kreistagssitzung am 22.10.2015, an die Verwaltung gestellt werden.