Beschluss:

 

Die neuerliche Vorplanung mit Kostenschätzung des Architekten wird zur Kenntnis genommen.

 

Der Realisierung der Baumaßnahme auf dieser Basis wird zugestimmt.

Die geschätzten Kosten der Baumaßnahme in Höhe von derzeit 3,8 Mio €  werden anerkannt.

 

Eine Fortschreibung unter Berücksichtigung nicht eingerechneter Preissteigerungen hat zu erfolgen.

 

Der Architekt wird beauftragt, die Planung bis zur Leistungsphase 9 der HOAI fortzuführen.

 

Der Landrat wird ermächtigt und beauftragt, entsprechende Verträge mit dem Architekten und den Ingenieuren zu unterzeichnen und alle genehmigungsrechtlich notwendige Anträge zu stellen.

 

Die jeweiligen Arbeiten für die Baumaßnahme sind nach entsprechender Ausschreibung auf das annehmbarste Angebot zu vergeben. Zur Auftragsvergabe wird der Landrat ermächtigt und beauftragt.

 

Sofern weitere Beschlüsse erforderlich werden, wird der Bauausschuss ermächtigt zu entscheiden.

 

Die Baubegleitende Arbeitsgruppe wird beibehalten. Sie und KR Dressel, als Vorsitzender des Bauausschusses sind weiter über den Planungs- und Baufortschritt regelmäßig zu informieren und weiter zu beteiligen.

 

Die Freigabe der Leistungsphasen 5 folgende erfolgt erst nach Prüfung und Vorlage geschlossener Verträge zu den laufenden Einnahmen des Erweiterungsbaus, da diese Faktoren derzeit noch nicht geklärt sind, aber für die Wirtschaftlichkeit und Finanzierbarkeit der Maßnahme unabdingbar sind.

Sachverhalt:

 

Der Kreistag des Landkreises Coburg hat am 27.10.2011 der Planung eines Erweiterungsbaues des LRA Coburg grundsätzlich zugestimmt, vorgegeben, den Baubeginn ab 2012 oder baldmöglichst zu beginnen und den Architekten Christian Wutke beauftragt (bis zur Leistungsphase 2 = Vorplanung mit Kostenschätzung) die Planung zu erstellen.

Nachdem die Rahmenbedingungen der zur Unterbringung vorgesehenen Verwaltungseinheiten Job Center Coburg Land und Staatl. Schulämter Stadt und Landkreis Coburg bereits feststanden, ist nach Untersuchung und Empfehlung (Fa ISYS) mit der Beschlussfassung des Kreistages am 26.07.2012 eine „Gemeinsame Kraftfahrzeugzulassungsstelle und Führerscheinbehörde Stadt und Landkreis Coburg“ auf der Lauterer Höhe zu schaffen, die letzte Klarstellung über den Umfang der Maßnahme erfolgt.

Auf dieser Basis hat Architekt Christian Wutke eine Vorplanung nebst Kostenschätzung gefertigt. Vorab erfolgte am 24.09.2012 die Information und Beratung in der Baubegleitenden Arbeitsgruppe. Anschließend wurde die Vorplanung in der Sitzung des Bauausschusses vorgestellt. Hierzu wurde weiterer Informationsbedarf angemeldet:

1. evtl. Ausrichtung der vorgesehenen Baumaßnahme als „Passivhaus-Standard“;

2. Optimierung der vorgelegten Planung hinsichtlich optischer und Raumfunktionalitäten;

3. Bericht zur Verwendung der frei werdenden Raumkapazitäten.

Die geplante Beratung und Beschlussfassung in den Gremien Kreisausschuss und Kreistag wurde daraufhin ausgesetzt. Zunächst sollte eine erneute Beratung im Bauausschuss erfolgen.

Die zu den o.g. Themen erarbeiteten Stellungnahmen, Daten, Pläne und Fakten werden zunächst in der „Baubegleitenden Arbeitsgruppe“, wie dies den Vorgaben der Gremien entspricht, vorgestellt, diskutiert und mit einer Empfehlung an den Bauausschuss gegeben. Das Treffen dazu ist für den 15.11.2012 anberaumt. Dort evtl. gewonnene Erkenntnisse und Empfehlungen werden berücksichtigt und die Unterlagen werden entsprechend aktualisiert. Ergänzende Unterlagen zu dieser Sitzungsvorlage werden dann umgehend im Ratsinformationssystem eingestellt. Wegen der Ladungsfrist wird diese Vorlage zunächst als Grundinformation ohne ergänzende Unterlagen erstellt.

Ein Ergebnis der Überarbeitung ist eine Reduzierung der Kosten von ursprünglich 4,1 auf 3,8 Mio € (auf Basis einer Schätzung), durch die Optimierung der Raumplanung und den Verzicht auf eine Unterkellerung (das allerdings zu Lasten jeglicher Raumreserven).

Mit dem neuerlichen, verfeinerten Entwurf ist der Auftragsrahmen des Architekten praktisch ausgeschöpft.

Als nächster Schritt ist nun eine Entscheidung über die finale Realisierung des Projekts mit Festlegung des Kostenrahmens geboten.

Die weitere Konsequenz ist die Ausweitung des Architektenvertrages zu veranlassen. Es wird nicht empfohlen die Leistungsphasen in einzelne Detailschritte aufzuteilen, weil die Leistungsphasen eng ineinander übergehen und eine Planung ohne Zeitverlust ermöglichen. Durch den zwischenzeitlich eingetretenen Zeitverlust sind die von der Kreispolitik angeregten und seitens der Verwaltung angestrebten Ausschreibungsverfahren in den Wintermonaten wohl nicht mehr realisierbar.

aus der Beratung:

 

Nach eingehender Diskussion beantrag Kreisrat Frank Rebhan (SPD) eine Sitzungsunterbrechung.

 

Die Sitzung wird von 15:40 – 15:45 Uhr unterbrochen.

 

Folgende Bereiche wurden von den Kreisräten intensiv diskutiert:

 

a)    Sicherheit hinsichtlich der zu erzielenden Einnahmen im Erweiterungsbau zu erlangen;

b)    Klarheit über die Höhe durch den Bauherrn zu beeinflussenden Kosten zu erzielen; und

c)    Entscheidungsbefugnisse innerhalb der Kreisgremien und mit der Baubegleitenden Arbeitsgruppe abzustimmen.

 

Das Gremium kommt zu den einzelnen Diskussionspunkten überein, dass

 

zu a) entsprechende Verträge bzw. Vorverträge oder Beschlüsse vorgelegt werden, vor Beauftragung des Architekten mit der Leistungsphase 5;

 

zu b) bis April 2013 die Kostenberechnung des Architekten vorliegt,

 

zu c) nach deren Bestätigung mit Weiterbeauftragung des Architekten (LPh 5) durch den Kreistag, alle weiteren, evtl. auch kostenrelevanten, Entscheidungen sofern nicht der Landrat ermächtigt ist, im Bauausschuss getroffen werden.

 

 

Der Beschlussvorschlag wird auf Anregung von Martin Mittag durch folgenden Absatz ergänzt:

 

Die Freigabe der Leistungsphasen 5 folgende erfolgt erst nach Prüfung und Vorlage geschlossener Verträge zu den laufenden Einnahmen des Erweiterungsbaus, da diese Faktoren derzeit noch nicht geklärt sind, aber für die Wirtschaftlichkeit und Finanzierbarkeit der Maßnahme unabdingbar sind.