Mit Beschluss vom 14.06.2018 beauftragte der Museumsausschuss Ahorn die Geschäftsleitung damit, ein Vorkonzept für die Neukonzeption des Museums in Auftrag zu geben. Beim damaligen Beschluss ging man von Gesamtkosten von ca. 28.200,-- € aus, wobei der Eigenanteil des Zweckverbandes knapp 7.000,- € betragen sollte.

Die Durchführung der Ausschreibung ergab zwei Angebote, wobei beide über dem 2018 veranschlagten Kostenrahmen lagen.

Angebot 1: Auftragswert von ca. 35.000,- €

Angebot 2: Auftragswert von ca. 46.000,- €

Den Zuschlag erhielt das Büro für Landschaftkommunikation aus Bad Freienwalde mit einem Auftragswert von ca. 46.000,- €. Auch wenn es sich hierbei um das teurere Angebot handelt, so ist es konzeptionell für die Alte Schäferei besser geeignet. Der Auftrag wurde durch den Verbandsvorsitzenden am 24.11.2020 vergeben. Die Vergabe durch dringliche Anordnung war nötig, um den Auftrag noch innerhalb des Förderzeitraumes der LEADER-Förderung durchführen zu können. Die Mehrkosten von ca. 11.000,- € im Vergleich zum Kostenvoranschlag von 2018 sind durch die Rücklage zu finanzieren.