Beschluss:

 

Der Landkreis Coburg beabsichtigt vorbehaltlich der noch zu erstellenden Satzung dem noch zu gründenden Verein Archivpflegewesen beizutreten.

 

Der Vereinszweck besteht in der Förderung und Weiterentwicklung der kommunalen Archivpflege in den Städten und Gemeinden des Landkreises Coburg. Er wird insbesondere verwirklicht durch Vorhalten von geeignetem Fachpersonal, das den Vereinsmitgliedern vor Ort auf dem Gebiet der Archivarbeit zur Verfügung gestellt wird.

 

Die Gemeinden sind nach Art. 57 Abs. 1 GO i. V. m. Art. 13 Abs. 1 und 2 BayArchivG verpflichtet, für die Archivierung ihrer Unterlagen in einem Archiv eigenverantwortlich Sorge zu tragen. Ziel des Vereins ist es, auf der Grundlage partnerschaftlichen Zusammenwirkens dazu beizutragen, dass die verschiedenen mit dem gesetzlichen Archivierungsauftrag verbundenen Aufgaben in noch größerem Umfang und noch besserer Qualität erfüllt werden.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, mit den interessierten Städten und Gemeinden die Vereinsgründung vorzubereiten. Hierzu sind eine Satzung und eine Geschäfts- und Beitragsordnung zu erstellen und den zuständigen Gremien der kreisangehörigen Städte und Gemeinden und des Landkreises Coburg zur Beschlussfassung vorzulegen.

Beim Freistaat Bayern ist die Zuwendung nach der Richtlinie zur Förderung der interkommunalen Zusammenarbeit zu beantragen.

 

Sachverhalt:

 

 

Die Archive stellen das kommunale Gedächtnis einer Region dar. Der Landkreis Coburg beschäftigt für diese Aufgabe derzeit einen ehrenamtlichen Archivpfleger. Er berät die Städte und Gemeinden des südöstlichen Landkreises beim Aufbau ihrer Archive.

 

Die Umsetzung der Arbeit in den Archiven vor Ort fällt in die Zuständigkeit der einzelnen Städte und Gemeinden. Sie können entsprechendes Fachpersonal nicht in ausreichendem Umfang finden und selbst beschäftigen. In Regensburg wurde diese Herausforderung durch die Gründung eines Archivpflegevereins gelöst.

 

Die Bürgermeister der Städte und Gemeinden des Landkreises Coburg wurden im Rahmen des Dialogs Landrat-Bürgermeister über dieses Modell informiert. Bei einem vertiefenden Treffen wurden die Regelungen aus der Region Regensburg den Bedürfnissen der Städte und Gemeinden im Landkreis Coburg angepasst. Die Regierung von Oberfranken hat bestätigt, dass für die Arbeit des Vereins im Rahmen der Richtlinie zur Förderung der interkommunalen Zusammenarbeit ein Zuschuss in Höhe von 90.000 € zu erwarten sei. Die Zusammenarbeit müsse hierfür mindestens für fünf Jahre bestehen.

 

Die anwesenden Bürgermeister und Verwaltungsspitzen aus 12 Städten und Gemeinden zeigten großes Interesse an der Gründung eines Archivpflegevereins für das Coburger Land und baten den Landrat den Vorsitz in diesem Verein zu übernehmen.

 

Die Kosten des Vereins sollen nach den bisherigen Absprachen durch die Mitgliedsgemeinden getragen werden. Der Landkreis ist von Mitgliedsbeiträgen befreit. Ein Satzungsentwurf und erste Regelungen für eine künftige Geschäfts- und Beitragsordnung wurden erstellt. Sie werden mit den an einem Archivpflegeverein interessierten Gemeinden abgestimmt.

 

Um die Zuwendung nach der Richtlinie zur Förderung der interkommunalen Zusammenarbeit beantragen zu können, müssen die am Verein künftig beteiligten Kommunen entsprechende Gremienbeschlüsse herbeiführen und ihre Gründungsabsicht verbindlich erklären. Eine Vereinsgründung wäre für Mitte des Jahres 2018 angedacht. Nach Gründung des Vereins müsste die Mitgliederversammlung über die Anzahl der Beschäftigten entscheiden und die Ausschreibung der Fachkraft für Archivpflege erfolgen. Sie könnte ihre Arbeit Ende des Jahres 2018 / Beginn des Jahres 2019 aufnehmen.

 

Der Landkreis selbst profitiert nur zweitrangig von der Vereinsgründung. Sein Archiv wird vom Staatsarchiv verwaltet. Als Bildungsregion macht die Aufarbeitung alter Archive und damit die Wissensschöpfung aus den gemeindlichen Unterlagen aber durchaus Sinn. Alternativ könnten sich die Städte und Gemeinden auch ohne den Landkreis zusammenschließen und müssten dann Vorsitz im Verein, Geschäftsführung, Personalverwaltung, Kassengeschäfte und Rechnungsprüfung selbst organisieren.