Beschluss:
Der Kreistag nimmt Kenntnis vom wesentlichen Inhalt des Teilberichtes
des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes über die überörtliche Prüfung der
Jahresrechnungen 2008 bis 2012 für das Prüfungsgebiet der Bauausgaben. Die von
der Verwaltung vorgeschlagenen Antworten auf die Prüfungsfeststellungen werden
gebilligt.
Sachverhalt:
Die überörtliche Prüfung wurde vom Bayerischen Kommunalen
Prüfungsverband vorgenommen. Sie umfasste die überörtliche Prüfung der
Jahresrechnungen 2008 bis 2012 für das Prüfungsgebiet der Bauausgaben.
Das Bauvolumen (Planung, Gewerk, sonstige Kosten) betrug für die
Haushaltsjahre2008 bis 2012 rd. 28,4 Mio. Die stichprobenartige Prüfung betraf
folgende Maßnahmen:
Geprüfte Baumaßnahmen |
Zeitraum der Bauabwicklung |
Geprüftes Volumen |
Erneuerung der Itzbrücke in Unterwohlsbach |
2009 bis 2010 |
rd. 900.000 € |
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Neubau Biomasseheizkraftwerk für LRA |
2008 bis 2011 |
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·
Rohbauarbeiten BA 1 + 2 |
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rd. 345.000 € |
·
Heizung-, Sanitär-,
Elektroarbeiten |
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rd. 238.000 € |
·
Architektenhonorar |
|
rd. 57.000 € |
·
Fachplanerhonorar und
Tragwerk |
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rd. 28.000 € |
·
Technische Ausrüstung |
|
rd. 62.000 € |
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Neubau einer 2-fach Sporthalle am
Arnold-Gymnasium Neustadt, PPP-Model |
2009 bis 2011 |
rd. 3.009.000 € |
Die stichprobenartige Prüfung der ausgewählten Baumaßnahme, die zum Teil
mit eigenen Personal, aber überwiegend mit externen Planern durchgeführt
wurden, ergab keine gravierenden Feststellungen. Die Verwaltung arbeitet im
Rahmen ihrer Möglichkeiten gewissenhaft und ist erkennbar bemüht, die
Baumaßnahme wirtschaftlich und sparsam umzusetzen.
Der Kreistag hat vom Inhalt des Prüfungsberichtes Kenntnis zu nehmen.
Folgende Prüfungsfeststellungen wurden aufgenommen, zu denen eine
Stellungnahme der Verwaltung geboten erschien.
1
Beim Architektenhonorar wurde gegenüber den vorgelegten
Vertragsgrundlagen eine Zuvielzahlung in einer Größenordnung von ca. 10.000 €
geleistet. Die Aufklärung des tatsächlichen Honoraranspruchs und ggf.
Bereinigung durch Überzahlung wäre in eigener Verantwortung vorzunehmen.
siehe Berichtsabschnitt 3.1.2
Architektenhonorar beim Neubau des „Biomasseheizwerks mit
Hausmeisterwerkstatt und Garagenanlage“
a)
Vertragsgestaltung:
Nachdem die Leistungsphasen 1 und 2 vom Kreisbauamt selbst erledigt
worden waren, schloss der Landkreis mit dem Architektenbüro einen
Architektenvertrag über die Lph 3 bis 9. Dem ging ein Beschluss des
Kreisbauausschusses voraus, den Leistungsumfang um ein Werkstattgebäude mit
Garagenanlage zu erweitern. Eine Honorarvorausberechnung lag den uns
überlassenen Vertragsunterlagen nicht bei. Bezahlt wurden insgesamt (ohne Lph
9) 57.020,16 € inkl. MwSt. gemäß Honorarschlussrechnung vom 25.10.2011.
Die Honorarzone II wurde nach der Objektliste zutreffend gewählt.
Allerdings wurde der „Mittelsatz“ (=Mitte zwischen Mindest- und Höchstsatz)
vereinbart. Die Differenz zwischen Mindest- und Mittelsatz liegt bei ca. 4.500
€.
Stellungnahme:
Der Mittelsatz wurde vereinbart, da ein erhöhter Planungsaufwand
bestand. Die Leistungsphasen 1 + 2 wurden von Seiten des Landratsamtes Coburg
selbst erbracht. Der Architekt wurde erst ab Lph 3 beauftragt, da aber Lph 1 +
2 nicht so detailliert vorbereitet waren, wie es notwendig gewesen wäre,
bestand für den Planer ein erhöhter Planungsaufwand. Ferner wurde bei der
Erstellung des Architektenvertrages davon ausgegangen, dass der BA 1 in die
Honorarzone 3 min. und der BA 2 in die Honorarzone 2 min. fällt. Außerdem ist
der BA 1 und BA 2 zeitlich versetzt realisiert worden, danach hätte dem
Architekten eine Honorarabrechnung nach getrennten Objekten zugestanden. Aus
diesem Grund wurde zusammengefasst Honorarzone 2 Mittelsatz vereinbart.
Die Honorarabrechnung hätte (ohne besondere Leistungen von 5.581,58 €)
dann 60.910,01 € betragen. Tatsächlich hat der Architekt (ohne besondere
Leistungen von 5.581,58 €) 53.366,77 € erhalten.
b)
Honorarabrechnung
·
Erhöhung des Honorarsatzes
Der Architekt berechnete mit Honorarschlussberechnung vom 25.10.2011
anstelle des im o. g. Vertrag genannten Mittelsatzes den Dreiviertelsatz (3/4
der Spanne zwischen Mindest- und Höchstsatz) unter Berufung auf ein
„Vertragsergänzungsschreiben“ vom 07.10.2007. Dies bedeutet eine
Zuvielberechnung von 2.300 €, die von der Verwaltung auch bezahlt wurde.
Abgesehen davon, dass ein einseitiges Schreiben keinen geschlossenen
Vertrag ändern kann, steht die o. g. „Honorarsperre“ einer nachträglichen
Aufbesserung im Wege.
Stellungnahme:
Während der Bauphase wurden Überlegungen angestellt die Maßnahme um
Sanitäranlagen zu erweitern. Hierfür wurde die bereits bestehende Planung verändert.
Somit ändert sich das Leistungsziel und eine Erhöhung des Honorars wurde
anerkannt. Eine vertragliche Ergänzung wurde versäumt.
·
Besondere Leistungen
Der Architekt berechnete als „Besondere Leistungen“ die Ergänzung des
Objekts um einen „Sanitärbereich inkl. einer Variante im DG auf Wunsch des
Bausenats“ mit 4.510 € netto zzgl. 4 % Nebenkosten und 19 % MwSt. als
Zeithonorar. Der geplante Sanitärbereich wurde realisiert.
Wir konnten hierfür weder einen Auftrag finden noch Überlegungen zur
Höhe des Honorars. Für die Honorarermittlung war zu beachten, dass es sich –
jedenfalls dem Rechnungstext nach – um eine sog. Wiederholungsplanung nach § 20
HOAI (1996/2002 bzw. entsprechend § 10 Abs. 2 HOAI (2013)) handelte und nicht
um eine Besondere Leistung.
Stellungnahme:
Im Zuge der o. g. Umplanung wurde, angeregt durch den Bauausschuss, eine
Variante zur Unterbringung der Sanitäranlagen im DG untersucht. Man erhoffte
sich Kosten einzusparen, was sich nicht bestätigte. Der zusätzliche
Planungsaufwand wurde über „Besondere Leistungen“ abgerechnet.
Honorarvereinbarung insbesondere „Besondere Leistungen“ bedürfen nach
HOAI nicht grundsätzlich der Schriftform. Es ist nicht konstitutiv. Die
Kommunalrechtlichen Anforderungen nach der Schriftform wurden nicht erfüllt.
·
Anrechenbare Kosten
Der Architekt legte seiner Honorarabrechnung einen fortgeschriebenen
Kostenanschlag vom 30.03.2010 bzw. Stand 10/11 zugrunde (inkl. Nachträge). Die
Verwaltung nahm das hin. Maßgeblich war aber der Kostenanschlag Stand 07/09.
Stellungnahme:
Im Fall einer Erhöhung der Baukosten, die der Bauherr veranlasst hat,
stehen dem Architekten die erhöhten Kostenansätze als Grundlage für die
Berechnung seines Honorars zu (siehe hierzu BGH 7. Zivilsenat Urteil vom
05.08.2010 – VII ZR 14/09). Der Planer hat dies korrekt umgesetzt.
2
Künftig wäre intensiver in Stichproben zu kontrollieren, ob den von den
freiberuflichen Bauleitern festgestellten Rechnungen vollständige und plausible
Leistungsnachweise als zahlungsbegründende Unterlagen beiliegen. Bei
bedeutsamen Rechnungspositionen wäre eine stichprobenartige
Plausibilitätskontrolle der Abrechnung vorzunehmen. Für die bauaufsichtlich
oder versicherungsrechtlich notwendigen Bescheinigungen sollte die Verwaltung
Checklisten führen und die Unterlagen zeitgerecht anfordern, damit sie
vorliegen, wenn es einen Anlass zu ihrer Prüfung gibt.
siehe Berichtsabschnitt 3.4.1
Fehlen von zahlungsbegründenden Unterlagen – Kontrolle der Leistungen
freiberuflicher Bauleiter
Bei dem Bauvorhaben „Neubau Biomasseheizkraftwerk, Hausmeisterwerkstatt
und Garagenanlage“, waren weder den Abschlags- noch den Schlussrechnungen des
Gewerks Rohbauarbeiten, BA 1 und BA 2, als zahlungsbegründende Unterlagen
beigefügt.
Die Auftragssummen betrugen rd. 169.000 € + 133.000 € = 302.000 € (nach
beschränkter Ausschreibung), die geprüften Abrechnungssummen 209.000 € +
136.000 € = 345.000 €. Die Aufmaßblätter waren, soweit überhaupt vorhanden,
beim Architekten, der sie nachträglich vorlegte. Die berechneten Leistungen
konnten nicht in allen Teilen nachvollzogen werden.
Dies war ein Einzelfall; der Hochbauverwaltung lagen generell bei den
geprüften Baumaßnahmen die Leistungsnachweise als zahlungsbegründende
Unterlagen nur soweit vor, als der Architekt sie vorgelegt hatte.
Mengenermittlungen, Aufmaße, Regiezettel usw., die er nicht vorlegte, fehlten.
Eine Kontrolle und Nachforderung wurde offenbar nicht vorgenommen. (Auf das vom
Ingenieur mit 529,55 € geprüfte 3. Nachtragsangebot vom 19.04.2010 für Heizungs-
und Sanitärinstallationsarbeiten der o. g. Hochbaumaßnahme wurde eine Zahlung
von 207,58 € geleistet, ohne dass überhaupt eine Rechnung vorlag.)
Analog stellten wir beim Tiefbau fest, dass bei den vorgelegten
Abschlagsrechnungen (rd. 500.000 € bei der Baumaßnahme Kreisstraße CO 16 –
Ausbau der Ortsdurchfahrt Unterelldorf und rd. 598.000 € bei der Baumaßnahme
Kreisstraße CO 4 – Ausbau der Ortsdurchfahrt
Ahlstadt) die Aufmaße und Mengenermittlungen der Verwaltung nicht vorlagen. Die
Verwaltung erklärte, die Unterlagen lägen beim beauftragten Bauleiter.
Es ist Aufgabe der Bauverwaltung, die Leistungen freiberuflicher
Bauleiter kritisch entgegenzunehmen und insoweit die nötigen Kontrollen
vorzunehmen und fehlende Leistungen nachzufordern. Im Hinblick auf die
Rechnungsbelege und ihre Prüfung (§ 41 KommHV-Kameralistik) gilt: Wer
Rechnungen sachlich feststellt und Zahlungen freigibt, ist grundsätzlich in dem
Umfang nicht verantwortlich, in dem bereits die fachtechnische und rechnerische
Teilfeststellung durch den freiberuflichen Bauleiter vorliegt. Zu der mit der
sachlichen Feststellung abgegebenen „Beurteilung“ der Zahlungsverpflichtung
genügt es aber nicht, sich blindlings auf Stempel und Unterschrift des
freiberuflichen Bauleiters zu verlassen; vielmehr muss man durch hinreichende,
möglichst frühzeitige Stichproben feststellen, ob man sich auf sie verlassen
kann und ggf. die Leistung nachbessern lassen. Diese Kontrollen wurden
vorliegend nicht ausreichend durchgeführt.
Es geht dabei nicht nur um Formalien der Rechnungslegung, sondern um
notwendige Kontrollen der Baudurchführung im Rahmen der Bauherrnverantwortung
des Bauamtes. So konnten für das Biomasseheizwerk auch auf mehrmaliges
Nachfragen die notwendigen Betonlieferscheine nicht vorgelegt werden. Diese weisen
nach, dass der Beton in der Qualität eingebaut ist, die von der Statik
gefordert wird. Auch wenn die Verwaltung dies nicht auch noch selbst
kontrollieren kann, muss sie zumindest dafür sorgen, dass die Nachweise
vorliegen, die im Falle eines Mangels einem Sachverständigen zur Prüfung
übergeben werden können. Gleiches gilt für die Dichtigkeitsprüfung der
Grundleitungen. Neben dem Aspekt, dass dafür eine eigene Position im
Leistungsverzeichnis vorgesehen war, für die der Leistungsnachweis fehlt, geht es
hier um eine bauaufsichtliche Verantwortung, der das Bauamt gerecht werden
muss, auch wenn die Durchführung Dritten übertragen ist.
Stellungnahme zur Hochbaumaßnahme:
Hinweise werden bei den aktuellen Maßnahmen bereits
beachtet.
Stellungnahme zur Tiefbaumaßnahme:
Durch die Wahrnehmung der Bauherrenaufgaben und Teilnahme an den
regelmäßigen stattfindenden Baustellenterminen ist der Fachbereich Tiefbau über
den Baufortschritt und die Kostenentwicklung seiner Baumaßnahmen ständig auf
dem Laufenden.
Falls erforderlich, werden die notwendigen Kontrollen vorgenommen, um
die Leistungen freiberuflicher Bauleiter kritisch zu hinterfragen. Dies ist bei
den beiden angeführten Baumaßnahmen wohl ausnahmsweise nicht erfolgt und wird
zukünftig intensiver gehandhabt.
Bei den weiteren Berichtsabschnitten handelt es sich
lediglich um Hinweise des BKPV, die bereits bei den aktuellen Baumaßnahmen
beachtet werden.